Nhân viên thu mua - Purchasing staff

Position / chức vụ: Purchasing staff - admin : Tính chất công việc thiên về hồ sơ, các chứng từ phải tập kết hoàn thành bộ thanh toán sau thu mua.
1) Place and follow up stationery, safety items (0% VAT without declaration), some small services orders which do not go with goods or combine other shipments/ Đặt hàng và theo dõi văn phòng phẩm, vật dụng an toàn (0% VAT không cần khai báo), một số đơn hàng dịch vụ nhỏ không đi kèm với hàng hóa hoặc kết hợp các lô hàng khác.
2) Collect purchasing requests, maintain tracking file/ purchase request follow up file/ Thu thập yêu cầu mua hàng, duy trì hồ sơ theo dõi/hồ sơ theo dõi yêu cầu mua hàng.
3) Issue Checklist for each PO for purchase record/ Phát hành danh sách kiểm tra cho mỗi PO để ghi lại hồ sơ mua hàng.
4) Scan and store purchasing documents for each shipment on soft folder and hard file/ Quét và lưu trữ chứng từ mua hàng cho mỗi lô hàng trên thư mục mềm và tệp cứng.
5) Support Purchasing executive chase supplier/ agency, prepare & check all documents after complete customs declaration to meet company standard for payment and document's deadline (5 days from delivery date)/ Hỗ trợ giám đốc mua hàng theo dõi nhà cung cấp/đại lý, chuẩn bị và kiểm tra tất cả các chứng từ sau khi hoàn tất tờ khai hải quan để đáp ứng tiêu chuẩn của công ty về thanh toán và thời hạn chứng từ (5 ngày kể từ ngày giao hàng).
6) Transfer payment documents to accounting, key in payment record file & manage final check list/ Chuyển chứng từ thanh toán sang kế toán, nhập hồ sơ ghi chép thanh toán và quản lý danh sách kiểm tra cuối cùng.
7) Update pending/ hard cases to Purchasing manager and purchasing executive every day at 9:00 AM/ Cập nhật các trường hợp đang chờ xử lý/khó xử lý cho giám đốc mua hàng và giám đốc mua hàng vào lúc 9:00 sáng hàng ngày.
8) Receiving goods together with other departments in combining shipments case between departments for one supplier or when small issue occur on receiving goods/ Nhận hàng cùng với các phòng ban khác trong việc kết hợp trường hợp lô hàng giữa các phòng ban cho một nhà cung cấp hoặc khi xảy ra vấn đề nhỏ khi nhận hàng.
9) Receive, check and transfer documents from/to other departments and do record documents/ Nhận, kiểm tra và chuyển chứng từ từ/đến các phòng ban khác và ghi chép chứng từ
10) Transfer goods to other departments if have/ Chuyển hàng cho các phòng ban khác nếu có.
11) Check consumable list status from departments sent at least 2 times/month/ Kiểm tra tình trạng danh mục vật tư tiêu hao từ các phòng ban gửi ít nhất 2 lần/tháng.
12) Arrange send required documents (contract, agreement, ...) via Viettel and follow up, store soft file in Contract folder & hard folder/ Sắp xếp gửi các văn bản cần thiết (hợp đồng, thỏa thuận,...) qua Viettel và theo dõi, lưu trữ file mềm vào folder Hợp đồng & folder hồ sơ bảng giấy.
13) Do other jobs assigned by Purchasing manager/ Làm các công việc khác do Trưởng phòng mua hàng giao.