Nhân Viên Văn Thư - Lưu Trữ

Văn bản đến và văn bản đi
Tiếp nhận, phân loại, đăng ký và chuyển giao văn bản/công văn đến đúng đầu mối xử lý.
Kiểm tra thể thức, số/ký hiệu, nơi nhận và thành phần hồ sơ trước khi phát hành văn bản đi.
Theo dõi sổ/hệ thống văn bản đến - đi, trạng thái bàn giao và bằng chứng phát hành/tiếp nhận.
Lập hồ sơ và lưu trữ
Tiếp nhận hồ sơ từ các phòng ban; kiểm đếm, phân loại và sắp xếp theo nhóm hồ sơ, thời gian hoặc danh mục.
Lập mục lục hồ sơ, mục lục văn bản; đánh số tờ/số hồ sơ và nhận diện hồ sơ theo quy định.
Bảo quản hồ sơ giấy/bản gốc tại khu vực lưu trữ; duy trì việc sắp xếp khoa học và thuận tiện tra cứu.
Số hóa và dữ liệu hồ sơ
Scan/số hóa tài liệu, kiểm tra chất lượng bản scan và cập nhật thông tin nhận diện/metadata lên hệ thống.
Duy trì cấu trúc thư mục, tên file, phiên bản và liên kết giữa hồ sơ giấy với hồ sơ điện tử.
Phối hợp IT/đơn vị liên quan khi có lỗi hệ thống, nhu cầu sao lưu hoặc phân quyền truy cập.
Tra cứu, mượn trả và bàn giao hồ sơ
Tìm kiếm và cung cấp bản scan/bản gốc theo yêu cầu hợp lệ; theo dõi mượn - trả.
Bàn giao/tiếp nhận hồ sơ, chứng từ giữa các phòng ban và lập bằng chứng giao nhận.
Bảo đảm hồ sơ được hoàn trả đúng vị trí, đúng tình trạng và không bị thay đổi trái phép.
Thời hạn bảo quản, tiêu hủy và con dấu (nếu được giao)
Theo dõi thời hạn bảo quản; lập danh sách hồ sơ đến hạn rà soát và đề xuất phương án xử lý.
Thực hiện tiêu hủy hồ sơ sau khi có phê duyệt và theo đúng quy trình của doanh nghiệp.
Quản lý việc đóng dấu, nhật ký sử dụng con dấu; photo, in ấn, sao y nội bộ và chuẩn bị bản phát hành khi được phân công.