Nhân viên phụ trách công việc thư ký Hội đồng quản trị

I- Công việc thư ký Hội đồng quản trị:

• Tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch HĐQT trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Quy chế/Quy định quản lý nội bộ của Công ty.
• Hỗ trợ tổ chức các phiên họp Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị; lập biên bản họp, soạn thảo các Nghị quyết, Quyết định của HĐQT.
• Theo dõi tiến độ thực hiện các Nghị quyết, Quyết định đã được HĐQT ban hành.
• Tiếp nhận, kiểm tra tính pháp lý/thẩm quyền của các văn bản, báo cáo, tờ trình từ Ban điều hành trước khi trình HĐQT phê duyệt.
• Hỗ trợ HĐQT trong việc áp dụng các nguyên tắc quản trị Công ty, đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cổ đông.
• Đảm bảo tính tuân thủ trong hoạt động của Công ty thông qua tham mưu, tư vấn cho HĐQT những nội dung cụ thể.
• Lên lịch làm việc, chuẩn bị tài liệu họp, quản lý và lưu trữ cẩn mật toàn bộ hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động của HĐQT.

II- Công việc thư ký Nhóm đại diện vốn:

• Hỗ trợ tổ chức, triệu tập các cuộc họp định kỳ/đột xuất của Nhóm đại diện vốn; thực hiện ghi chép biên bản cuộc họp và tổng hợp ý kiến của Trưởng nhóm/các thành viên đại diện vốn.
• Phối hợp tổng hợp soạn thảo các báo cáo định kỳ (tháng/quý/năm) hoặc báo cáo đột xuất về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tài chính, đầu tư của Công ty gửi Công ty mẹ.
• Soạn thảo các Tờ trình, Văn bản xin ý kiến chỉ đạo của Công ty mẹ trước khi Nhóm đại diện vốn tham gia biểu quyết tại các phiên họp HĐQT hoặc Đại hội đồng cổ đông.
• Thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời các thông tin, tài liệu, báo cáo tài chính cho Nhóm đại diện vốn và Ban kiểm soát.
• Theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, thông báo kết luận của Công ty mẹ đối với Nhóm đại diện vốn.
• Lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, văn bản đi/đến riêng biệt của Nhóm đại diện vốn theo đúng quy định bảo mật.