JOB DESCRIPTION: OFFICE OPERATIONS MANAGER
MÔ TẢ CÔNG VIỆC: QUẢN LÝ VẬN HÀNH VĂN PHÒNG
1. Position Summary / Tóm tắt vị trí
The Office Operations Manager oversees daily office operations, ensures organizational efficiency, and supports internal departments. This role manages administration, facilities, office procedures, compliance, and continuous improvement.
Quản lý Vận hành Văn phòng chịu trách nhiệm giám sát hoạt động văn phòng hằng ngày, đảm bảo hiệu quả tổ chức và hỗ trợ các phòng ban nội bộ. Vị trí này quản lý hành chính, cơ sở vật chất, quy trình văn phòng, tuân thủ pháp lý và các hoạt động cải tiến.
2. Key Responsibilities / Nhiệm vụ chính
A. Administrative & Office Management / Hành chính &
Quản lý văn phòng• Oversee daily operations to ensure smooth workflow.
Giám sát hoạt động hằng ngày để đảm bảo quy trình vận hành trơn tru.
• Develop and implement office SOPs.
Xây dựng và triển khai các Quy trình Vận hành Chuẩn (SOP).
• Maintain office organization, supplies, and equipment.
Duy trì tổ chức văn phòng, vật tư và trang thiết bị.
• Supervise administrative staff and provide training.
Giám sát và đào tạo
nhân viên hành chính.
• Manage vendor contracts and office service providers.
Quản lý hợp đồng và nhà cung cấp dịch vụ văn phòng.
• Coordinate meetings, events, and travel arrangements.
Điều phối các cuộc họp, sự kiện và sắp xếp công tác.
B. Human Resources Support / Hỗ trợ Nhân sự
• Support HR in implementing policies and Code of Conduct.
Hỗ trợ phòng Nhân sự trong việc triển khai chính sách và Bộ Quy tắc Ứng xử.
• Assist in onboarding and training new employees.
Hỗ trợ tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới.
• Help maintain a professional work environment.
Góp phần duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp.
• Support HR in attendance and leave monitoring.
Hỗ trợ theo dõi chấm công và nghỉ phép.
C. Finance & Budget Monitoring / Tài chính & Kiểm soát ngân sách
• Prepare and monitor office budget.
Chuẩn bị và theo dõi ngân sách văn phòng.
• Review and approve expense reports.
Kiểm tra và phê duyệt báo cáo chi phí.
• Coordinate with accounting for financial reporting.
Phối hợp với kế toán để báo cáo tài chính hằng tháng.
• Ensure tax and invoice compliance.
Đảm bảo việc tuân thủ thuế và chứng từ.
• Manage and urge salesmen to collect customer debts on time. Quản lý, hối thúc salesman thu hồi công nợ khách hàng đúng hạn
D. Facilities, Inventory & Logistics / Cơ sở vật chất, tồn kho & hậu cần
• Oversee inventory and office supplies management.
Giám sát quản lý tồn kho và vật tư văn phòng.
• Manage warehouse or storage areas as needed.
Quản lý kho hoặc khu vực lưu trữ khi cần.
• Ensure facility maintenance and repairs.
Đảm bảo bảo trì và sửa chữa cơ sở vật chất.
• Oversee inbound and outbound freight and logistics.
Giám sát vận chuyển hàng hóa đến và đi.
E. Regulatory & Compliance / Pháp lý & Tuân thủ
• Ensure permits, licenses, and legal requirements are updated.
Đảm bảo giấy phép, chứng nhận và yêu cầu pháp lý luôn được cập nhật.
• Coordinate with government or regulatory agencies.
Làm việc với các cơ quan nhà nước và cơ quan chức năng khi cần.
F. Other Responsibilities / Nhiệm vụ khác
• Provide operational support to departments.
Hỗ trợ vận hành cho các phòng ban khi cần.
• Perform other tasks as assigned by management.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
