Operation Assistant for CEO

Operation Assistant to CEO là vị trí đóng vai trò là cánh tay phải của CEO trong việc quản lý và tối ưu hoạt động vận hành của Mars Group. Bạn sẽ chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì hệ thống báo giá, hỗ trợ CEO trong việc ra quyết định thông qua dữ liệu và báo cáo, đồng thời điều phối các hoạt động giữa các phòng ban để đảm bảo quy trình vận hành diễn ra hiệu quả.
Đây là vị trí trọng yếu trong CEO Office, có cơ hội phát triển lên Operations Manager trong vòng 2-3 năm dựa trên năng lực và kết quả công việc.
Trách nhiệm
Pricing Management
Xây dựng, cập nhật và quản lý cơ sở dữ liệu báo giá cho toàn bộ sản phẩm và dịch vụ của Mars Group.
Đảm bảo tính chính xác của giá bán, mô tả sản phẩm và các điều khoản thương mại.
Theo dõi biến động chi phí và đề xuất cập nhật giá nhằm đảm bảo tính cạnh tranh và lợi nhuận.
2. Sales Operations Support
Tiếp nhận và xử lý yêu cầu báo giá từ đội ngũ Sales theo đúng SLA.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để hoàn thiện báo giá và proposal.
Theo dõi toàn bộ quá trình xử lý inquiry nhằm đảm bảo không bỏ sót cơ hội kinh doanh.
Tổng hợp dữ liệu kinh doanh và lập báo cáo định kỳ phục vụ việc ra quyết định.
3. CEO Office Support
Chuẩn bị tài liệu, báo cáo và dữ liệu phục vụ các cuộc họp của CEO.
Theo dõi tiến độ thực hiện các quyết định và dự án được CEO giao.
Điều phối thông tin giữa CEO và các phòng ban để đảm bảo công việc được triển khai đúng tiến độ.
Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo tiêu chuẩn của công ty.
4. Process Improvement
Chuẩn hóa và cập nhật các quy trình vận hành (SOP).
Chủ động đề xuất các sáng kiến cải tiến theo phương pháp Kaizen nhằm nâng cao hiệu quả làm việc.
Xây dựng hệ thống lưu trữ tài liệu khoa học, dễ tra cứu và dễ mở rộng.
Tham gia triển khai các dự án cải tiến vận hành theo định hướng của Ban Lãnh đạo.
Trình độ chuyên môn
Tốt nghiệp Đại học loại Khá trở lên.
Ưu tiên các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Marketing, Phân tích dữ liệu, Supply Chain, Logistics, Kinh tế...
Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Operations, Sales Admin, Business Support, Project Coordinator hoặc Executive Assistant.
Có kinh nghiệm quản lý báo giá, dữ liệu hoặc vận hành doanh nghiệp.
Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong môi trường B2B hoặc hỗ trợ Ban Điều hành.
Kỹ năng khác:
Thành thạo Microsoft Excel hoặc Google Sheets (Formula, Pivot Table, Lookup, Dashboard).
Có khả năng xây dựng và quản lý Database.
Có tư duy phân tích số liệu và lập báo cáo.
Thành thạo Google Workspace hoặc Microsoft Office.
Biết sử dụng CRM hoặc ERP là một lợi thế.
Có khả năng ứng dụng AI Tools (ChatGPT, Claude, Gemini...) để nâng cao hiệu quả công việc.