Phó Giám Đốc Xưởng Dịch Vụ

1. Mục tiêu chức danh
Hỗ trợ Giám đốc Xưởng tổ chức, điều hành hoạt động kinh doanh và vận hành Xưởng Dịch vụ; trực tiếp quản lý các mảng được phân công nhằm đảm bảo mục tiêu doanh thu, lợi nhuận, lượt xe, năng suất, chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
Đảm bảo sự phối hợp giữa Dịch vụ, Kỹ thuật, Phụ tùng và Chăm sóc khách hàng; duy trì việc tuân thủ tiêu chuẩn VinFast/HMVN và quy định Công ty. Thay mặt Giám đốc Xưởng xử lý công việc trong phạm vi được ủy quyền.
2. Nhiệm vụ và trách nhiệm chính
2.1. Hỗ trợ lập kế hoạch và triển khai mục tiêu kinh doanh
Tham gia xây dựng kế hoạch doanh thu, lợi nhuận, lượt xe, nhân sự và nguồn lực vận hành của xưởng.
Triển khai mục tiêu, giao nhiệm vụ và theo dõi kết quả của các bộ phận thuộc phạm vi phụ trách.
Phân tích kết quả thực hiện, xác định nguyên nhân chưa đạt và đề xuất giải pháp cải thiện doanh thu, kiểm soát chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động.
2.2. Điều hành hoạt động xưởng hằng ngày
Theo dõi tình hình tiếp nhận xe, tải xưởng, tiến độ sửa chữa và kế hoạch bàn giao; phối hợp điều chỉnh nguồn lực phù hợp với thực tế.
Điều phối giữa các bộ phận để xử lý tình trạng quá tải, thiếu nhân lực, chờ phụ tùng hoặc phát sinh ảnh hưởng đến tiến độ.
Theo dõi xe tồn, xe bảo hành, chiến dịch kỹ thuật và công tác chuẩn bị giao xe mới theo phân công.
Đề xuất kế hoạch tăng ca, bố trí nhân sự và phương án xử lý công việc; tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
2.3 Kiểm soát quy trình và chất lượng dịch vụ
Giám sát việc thực hiện quy trình tiếp nhận, tư vấn, báo giá, sửa chữa, kiểm tra chất lượng và bàn giao xe theo tiêu chuẩn VinFast/HMVN.
Phối hợp với Trưởng phòng Dịch vụ và quản lý kỹ thuật kiểm soát tiến độ, chất lượng sửa chữa và cam kết với khách hàng.
Theo dõi các trường hợp xe quay lại do lỗi dịch vụ; tổ chức xác định nguyên nhân, triển khai khắc phục và phòng ngừa tái diễn.
Kiểm tra việc hoàn thiện hồ sơ sửa chữa, bảo hành, bảo hiểm và xác nhận của khách hàng đối với các nội dung phát sinh.
2.4 Phối hợp quản lý phụ tùng và nguồn lực kỹ thuật
Phối hợp với bộ phận Phụ tùng đảm bảo khả năng cung ứng phục vụ kế hoạch sửa chữa và các chiến dịch.
Theo dõi tình trạng thiếu phụ tùng, xe chờ phụ tùng và việc sử dụng vật tư; đề xuất phương án xử lý để giảm thời gian chờ.
Giám sát việc sử dụng thiết bị, dụng cụ và cơ sở vật chất trong phạm vi phụ trách; đề xuất bảo trì, sửa chữa hoặc bổ sung khi cần thiết.
2.5 Quản lý và phát triển nhân sự
Phân công, hướng dẫn, kiểm tra và đánh giá kết quả công việc của nhân sự thuộc phạm vi quản lý.
Phối hợp xác định nhu cầu tuyển dụng, đào tạo nghiệp vụ, nâng cao tay nghề và phát triển nhân sự kế thừa.
Theo dõi việc chấp hành nội quy, kỷ luật và tác phong phục vụ; đề xuất ghi nhận, khen thưởng hoặc xử lý vi phạm theo quy định.
2.6 Chăm sóc khách hàng và phối hợp với đối tác
Phối hợp xử lý phản ánh, khiếu nại và các tình huống vượt khả năng giải quyết của bộ phận phụ trách; báo cáo Giám đốc Xưởng những vấn đề vượt thẩm quyền.
Theo dõi kết quả khảo sát, mức độ hài lòng và phản hồi của khách hàng; triển khai biện pháp cải thiện chất lượng phục vụ.
Phối hợp với VinFast, GSM, công ty bảo hiểm và khách hàng doanh nghiệp để giải quyết công việc theo phân công.
Tham gia triển khai các chương trình chăm sóc khách hàng, marketing dịch vụ và gia tăng tỷ lệ khách hàng quay lại xưởng.
2.7 Duy trì 5S, an toàn và tuân thủ
Tổ chức kiểm tra, duy trì 5S, vệ sinh và trật tự tại các khu vực được giao quản lý.
Giám sát việc tuân thủ quy định về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, môi trường và sử dụng trang thiết bị.
Phát hiện các nguy cơ mất an toàn, yêu cầu khắc phục và báo cáo kịp thời những vấn đề ảnh hưởng đến người, xe và tài sản.
2.8 Báo cáo và thực hiện công việc được ủy quyền
Tổng hợp, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về kết quả kinh doanh, vận hành, chất lượng và nhân sự thuộc phạm vi phụ trách.
Đề xuất cải tiến quy trình, phương thức phối hợp và tổ chức công việc nhằm nâng cao hiệu quả xưởng.
Thay mặt Giám đốc Xưởng điều hành, xử lý công việc khi được ủy quyền; chịu trách nhiệm về các quyết định trong phạm vi được giao.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Giám đốc Xưởng và Ban Lãnh đạo.