Phó Phòng Hành Chính Nhân Sự

1. Văn thư - Lễ tân - Quản lý thông tin:
Quản lý công văn đi/đến, vào sổ, phân phối và lưu trữ theo quy định.
Quản lý sử dụng và bảo mật con dấu công ty.
Quản lý, lưu trữ tài liệu, hồ sơ hành chính, giấy phép, hợp đồng hành chính.
Điều phối công tác lễ tân: tiếp đón khách, đặt phòng họp, chuẩn bị nước uống.
Quản lý lịch họp chung, hệ thống lịch sử dụng phòng họp.
Tổ chức gửi thông báo nội bộ, email, truyền thông nội bộ hành chính.
2. Quản lý tài sản - thiết bị - cơ sở vật chất:
Thiết lập danh mục tài sản cố định và công cụ dụng cụ hành chính.
Kiểm kê tài sản định kỳ: hàng quý hoặc 6 tháng/lần.
Quản lý nhà kho tài sản hành chính.
3. Công tác pháp lý hành chính - làm việc với cơ quan nhà nước:
Soạn thảo, trình ký và lưu trữ các loại hồ sơ pháp lý, công văn đối ngoại gửi cơ quan nhà nước.
Thực hiện các thủ tục hành chính: đăng ký doanh nghiệp, thay đổi đăng ký kinh doanh, xin cấp mã ngành, mở rộng ngành nghề hoạt động...
Làm đầu mối xử lý các vấn đề liên quan đến thanh tra, kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nước.
Theo dõi, tổ chức thực hiện và lưu trữ các loại giấy phép cần thiết: PCCC, VSATTP, giấy phép môi trường, công bố chất lượng sản phẩm, chứng nhận ISO, FSSC...
Cập nhật các văn bản pháp luật mới có liên quan đến hoạt động vận hành của công ty và phổ biến nội bộ.
Đầu mối quan hệ với các tổ chức chính trị - xã hội địa phương (hiệp hội doanh nghiệp, phòng thương mại, công đoàn, cơ quan công an địa phương...).
4. Công tác lễ tặng - đối ngoại - tặng quà cơ quan, đối tác:
Xây dựng kế hoạch tặng quà cho cơ quan nhà nước, các sở ban ngành và đối tác nhân các dịp lễ, Tết, ngày truyền thống công ty hoặc các dịp đặc biệt.
Lập danh sách cơ quan/đơn vị/đối tác cần tặng quà, chia nhóm theo cấp độ quan hệ (A, B, C).
Đề xuất ngân sách, quà tặng cụ thể, mẫu mã quà (ưu tiên sản phẩm công ty hoặc quà tặng thương hiệu riêng).
Truyền thông nội bộ (nếu phù hợp), giúp lan tỏa hình ảnh văn hóa doanh nghiệp lịch sự - chuyên nghiệp.
5. Công tác đào tạo hành chính - kết nối đào tạo nội bộ và bên ngoài:
Đào tạo hội nhập:
Phối hợp Phòng Nhân sự tổ chức chương trình giới thiệu công ty, nội quy, quy trình làm việc, an toàn lao động cho nhân viên mới.
Chuẩn bị tài liệu, phòng học, hậu cần, điểm danh và đánh giá phản hồi sau đào tạo.
Đào tạo định kỳ về hành chính & an toàn:
Tổ chức các buổi đào tạo về PCCC, sơ cứu, an toàn lao động, nội quy vận hành, sử dụng thiết bị văn phòng, quy trình bảo mật thông tin.
Mời giảng viên, chuyên gia hoặc cơ quan chức năng đến huấn luyện.
Kết nối đào tạo bên ngoài:
Là đầu mối làm việc với các trung tâm đào tạo, tổ chức, viện nghiên cứu, nhà cung cấp dịch vụ đào tạo để ký hợp đồng, thanh toán, bố trí lịch học.
Phối hợp với các phòng ban để đề xuất chương trình đào tạo phù hợp (chuyên môn, kỹ năng, quản trị).
Đào tạo nội bộ & lan tỏa văn hóa doanh nghiệp:
Hỗ trợ tổ chức các buổi chia sẻ nội bộ.
Phối hợp phòng Nhân sự và Marketing nội bộ để lan tỏa tinh thần học tập, văn hóa doanh nghiệp.