Phó Phòng Hành Chính Tổng Hợp

1. Điều hành bộ phận hành chính
- Tổ chức, phân công, điều động nhân sự triển khai thực hiện các công tác hành chính văn phòng & nhà máy
- Theo dõi, kiểm soát, đánh giá tiến độ & năng lực công việc các nhân sự hành chính
2. Quản lý hành chính tổng hợp
- Tổ chức kiểm soát các hoạt động quản trị văn phòng, kiểm soát việc lưu trữ, luân chuyển hồ sơ, công văn tài liệu ấn phẩm, bưu phẩm báo chí, đồng phục, văn phòng phẩm...
- Tổ chức và quản lý trang thiết bị văn phòng, cơ sở hạ tầng
- Quản lý việc cấp phát đồng phục, thẻ nhân viên, thẻ ngân hàng, thẻ chấm công cho nhân viên.
- Quản lý bếp ăn nhà máy
- Quản lý đội tài xế và cảnh quan chung nhà máy
- Quản lý toàn bộ các chứng từ pháp lý của công ty, thu thập quản lý các văn bản pháp luật mới ban hành,... để cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác
3. Xây dựng quy trình, quy định & kiểm soát tuân thủ
- Xây dựng quy trình, quy định vận hành giúp hệ thống hóa bộ máy vận hành nhà máy tối ưu và đạt hiệu quả cao
- Kiểm soát tuân thủ quy trình, quy định, quy chế công ty. Thường xuyên xây dựng các chương trình đào tạo, hướng dẫn và tuyên truyền tuân thủ nội quy, quy định
4. Kiểm soát
- Kiểm soát, thực hiện về ATLĐ, VSTP, Môi trường, PCCC
- Kiểm soát bảo trì, sửa chữa hệ thống điện - nước chung
- Kiểm soát chất lượng, tình trạng thiết bị CNTT, website, internet, ...
5. Quản lý tài sản
- Cập nhật & quản lý danh sách tài sản công ty trên phần mềm ERP
- Theo dõi, ghi nhận tình trạng tài sản định kỳ (hàng tuần)
- Chủ trì kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, máy móc tại khu vực văn phòng và phối hợp với Ban Sản xuất đối với các tài sản thuộc quản lý của Ban
6. Quản lý chi phí
- Hoạch định kế hoạch ngân sách chi phí hành chính
- Kiểm soát chi phí hành chính theo kế hoạch ngân sách đề ra, đảm bảo hiệu quả và hiệu suất chi phí, giúp tiết kiệm và tối ưu chi phí vận hành hành chính chung của công ty
- Xây dựng phương án tối ưu chi phí
7. Lập báo cáo
- Lập báo cáo, phân tích hoạt động vận hành hành chính
- Lập báo cáo tiến độ công việc hành chính
- Lập báo cáo sự cố phát sinh (sản xuất, MMTB, an toàn lao động, môi trường lao động,...)
8. Tổ chức sự kiện
- Chủ trì tổ chức các hoạt động cúng kiếng và sự kiện công ty (tất niên, team building, rằm tháng 7, khai trương,...)
- Xây dựng kế hoạch tổ chức chương trình hàng năm giúp phát triển nhận diện thương hiệu công ty
9. Quản lý & lưu trữ hồ sơ
- Quản lý lưu trữ toàn bộ hồ sơ, chứng từ nhà máy
- Xây dựng phương án tổ chức lưu trữ hồ sơ hợp lý, khoa học, đầy đủ cho toàn nhà máy
10. Tham mưu
- Tham mưu, đề xuất phương án cải tiến, nâng cao hiệu quả công việc
11. Khác
- Các công việc khác theo yêu cầu của chủ quản