A. Tổng quan về vị trí
Mục tiêu công việc
Hỗ trợ Trưởng phòng Mua hàng tổ chức, quản lý và kiểm soát hoạt động mua sắm hàng hóa, vật tư, thiết bị và dịch vụ phục vụ các dự án và hoạt động của Công ty. Đảm bảo việc mua hàng đáp ứng yêu cầu về chất lượng, tiến độ, chi phí và tuân thủ quy trình, góp phần tối ưu hiệu quả đầu tư.
B. Nhiệm vụ chính
1. Quản lý và triển khai công tác mua hàng
- Hỗ trợ Trưởng phòng lập kế hoạch mua sắm theo tiến độ dự án và nhu cầu của các phòng ban.
- Tổ chức triển khai các hoạt động tìm kiếm nguồn cung, lấy báo giá, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
- Kiểm soát tiến độ mua hàng, đảm bảo đáp ứng kế hoạch triển khai dự án.
- Phối hợp xử lý các phát sinh trong quá trình mua sắm.
2. Quản lý nhà cung cấp
- Xây dựng, cập nhật và quản lý cơ sở dữ liệu nhà cung cấp.
- Đánh giá năng lực, chất lượng, giá cả, tiến độ và dịch vụ của nhà cung cấp.
- Phát triển mạng lưới nhà cung cấp chiến lược nhằm nâng cao tính cạnh tranh và tối ưu chi phí.
- Thực hiện đánh giá định kỳ và đề xuất danh sách nhà cung cấp ưu tiên.
3. Đàm phán và quản lý hợp đồng
- Tham gia đàm phán về giá, điều kiện thương mại, điều khoản thanh toán và các nội dung hợp đồng.
- Phối hợp với các phòng ban liên quan trong quá trình thương thảo và ký kết hợp đồng.
- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng, tiến độ giao hàng và xử lý các vấn đề phát sinh với nhà cung cấp.
4. Kiểm soát chi phí mua sắm
- Phối hợp với Phòng/Ban liên quan rà soát yêu cầu kỹ thuật, BOQ và kế hoạch mua sắm.
- Phân tích báo giá, so sánh chi phí và đề xuất phương án mua hàng tối ưu.
- Kiểm soát ngân sách mua sắm theo kế hoạch được phê duyệt.
- Đề xuất các giải pháp tối ưu hóa chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và tiến độ.
5. Quản lý hồ sơ và báo cáo
- Kiểm soát việc lưu trữ hồ sơ mua hàng, báo giá, hợp đồng và các tài liệu liên quan.
- Tổng hợp và lập các báo cáo về tình hình mua sắm, tiến độ, chi phí và hiệu quả mua hàng.
- Đề xuất cải tiến quy trình mua hàng, nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro.
6.
Quản lý nhân sự- Thay mặt Trưởng phòng phân công, hướng dẫn và giám sát công việc của nhân viên trong phòng.
- Đào tạo, phát triển chuyên môn và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên theo phân công.
- Thay mặt
Trưởng phòng điều hành hoạt động của phòng trong phạm vi được phân công.
C. Yêu cầu công việc
Trình độ
- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kinh tế, Kinh tế Xây dựng, Quản lý Xây dựng, Xây dựng, Thương mại, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
Kinh nghiệm
- Tối thiểu 05 - 07 năm kinh nghiệm vị trí Trưởng, Phó phòng hoặc tương đương trong lĩnh vực mua hàng hoặc cung ứng tại các chủ đầu tư bất động sản, các dự án nghỉ dưỡng 5 sao, tổng thầu hoặc doanh nghiệp xây dựng.
- Có kinh nghiệm mua sắm vật tư, thiết bị, nội thất, MEP, hoàn thiện, hạ tầng và dịch vụ tư vấn cho các dự án bất động sản.
- Ưu tiên ứng viên từng tham gia các dự án căn hộ cao cấp, khu đô thị, khách sạn hoặc nghỉ dưỡng tiêu chuẩn 5 sao.
Kiến thức chuyên môn
- Hiểu biết về quy trình mua sắm, chuỗi cung ứng và quản trị nhà cung cấp.
- Am hiểu hợp đồng thương mại, hợp đồng xây dựng và các điều khoản mua bán.
- Có kiến thức về BOQ, dự toán, quản lý chi phí và triển khai dự án bất động sản.
- Am hiểu thị trường vật tư, thiết bị, nhà cung cấp trong lĩnh vực xây dựng.
- Hiểu biết về quy trình nghiệm thu,
giao nhận và thanh quyết toán.
Kỹ năng
- Kỹ năng đàm phán và thương lượng tốt.
- Kỹ năng phân tích giá thành và kiểm soát chi phí.
- Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý tiến độ.
- Kỹ năng quản lý đội nhóm và đào tạo nhân viên.
- Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và xử lý vấn đề.
- Thành thạo Microsoft Office (đặc biệt Excel); ưu tiên sử dụng ERP (SAP, Oracle, Bravo...), AutoCAD hoặc các phần mềm quản lý mua hàng.