Phó Phòng Mua Hàng

A. Tổng quan về vị trí
Mục tiêu công việc
Hỗ trợ Trưởng phòng Mua hàng tổ chức, quản lý và kiểm soát hoạt động mua sắm hàng hóa, vật tư, thiết bị và dịch vụ phục vụ các dự án và hoạt động của Công ty. Đảm bảo việc mua hàng đáp ứng yêu cầu về chất lượng, tiến độ, chi phí và tuân thủ quy trình, góp phần tối ưu hiệu quả đầu tư.
B. Nhiệm vụ chính
1. Quản lý và triển khai công tác mua hàng
- Hỗ trợ Trưởng phòng lập kế hoạch mua sắm theo tiến độ dự án và nhu cầu của các phòng ban.
- Tổ chức triển khai các hoạt động tìm kiếm nguồn cung, lấy báo giá, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
- Kiểm soát tiến độ mua hàng, đảm bảo đáp ứng kế hoạch triển khai dự án.
- Phối hợp xử lý các phát sinh trong quá trình mua sắm.
2. Quản lý nhà cung cấp
- Xây dựng, cập nhật và quản lý cơ sở dữ liệu nhà cung cấp.
- Đánh giá năng lực, chất lượng, giá cả, tiến độ và dịch vụ của nhà cung cấp.
- Phát triển mạng lưới nhà cung cấp chiến lược nhằm nâng cao tính cạnh tranh và tối ưu chi phí.
- Thực hiện đánh giá định kỳ và đề xuất danh sách nhà cung cấp ưu tiên.
3. Đàm phán và quản lý hợp đồng
- Tham gia đàm phán về giá, điều kiện thương mại, điều khoản thanh toán và các nội dung hợp đồng.
- Phối hợp với các phòng ban liên quan trong quá trình thương thảo và ký kết hợp đồng.
- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng, tiến độ giao hàng và xử lý các vấn đề phát sinh với nhà cung cấp.
4. Kiểm soát chi phí mua sắm
- Phối hợp với Phòng/Ban liên quan rà soát yêu cầu kỹ thuật, BOQ và kế hoạch mua sắm.
- Phân tích báo giá, so sánh chi phí và đề xuất phương án mua hàng tối ưu.
- Kiểm soát ngân sách mua sắm theo kế hoạch được phê duyệt.
- Đề xuất các giải pháp tối ưu hóa chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và tiến độ.
5. Quản lý hồ sơ và báo cáo
- Kiểm soát việc lưu trữ hồ sơ mua hàng, báo giá, hợp đồng và các tài liệu liên quan.
- Tổng hợp và lập các báo cáo về tình hình mua sắm, tiến độ, chi phí và hiệu quả mua hàng.
- Đề xuất cải tiến quy trình mua hàng, nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro.
6. Quản lý nhân sự
- Thay mặt Trưởng phòng phân công, hướng dẫn và giám sát công việc của nhân viên trong phòng.
- Đào tạo, phát triển chuyên môn và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên theo phân công.
- Thay mặt Trưởng phòng điều hành hoạt động của phòng trong phạm vi được phân công.