Quản Lý Kho Vận

1. Quản lý giao và nhận hàng:
- Phối hợp với Kế toán, Mua hàng và các Trưởng bộ phận chuyên môn xây dựng Quy trình giao - nhận hàng hóa, đảm bảo tuân thủ thực hiện đúng quy trình trong suốt quá trình vận hành.
- Đảm bảo việc kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại đầy đủ nhưng vẫn đảm bảo tốc độ hoàn thành chuyên nghiệp.
- Lên kế hoạch, lịch trình giao nhận hàng phù hợp, phân bổ nhân sự phụ trách hợp lý, giao nhận đúng địa điểm, đúng thời gian.
- Phân công ghi chép, lưu trữ tất cả số liệu kho (nhập, xuất, tồn) ngay khi phát sinh nghiệp vụ lên hệ thống quản lý kho của Công ty.
- Trực tiếp theo dõi, kiểm tra, đốc thúc và giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa.
2. Tổ chức quy trình quản lý kho hàng:
- Nghiên cứu, thiết kế phân bổ hệ thống kho hàng hợp lý, an toàn.
- Trực tiếp lên kế hoạch, theo dõi triển khai và nghiệm thu hoạt động xây dựng, sửa chữa, cải tạo, cơi nới, làm mới kho hàng, lắp đặt các trang thiết bị và hệ thống quản lý kho đạt tiêu chuẩn.
- Thiết kế quy trình vận hành kho khoa học và chuyên nghiệp từ khâu sắp xếp, phân loại hàng hóa, kiểm tra chất lượng, đến di chuyển hàng hóa vào khu vực lưu trữ an toàn.
- Đồng bộ quy trình trong toàn hệ thống, đảm bảo dù vào mùa cao điểm, các hoạt động vẫn đan xen nhau một cách suôn sẻ.
3. Quản lý nhân sự kho:
- Trực tiếp tham gia phỏng vấn tuyển dụng các vị trí nhân viên kho.
- Bố trí công việc chuyên môn phù hợp năng lực.
- Tổ chức đào tạo, cập nhật những quy định mới trong vận hành hệ thống kho.
- Họp giao ban định kỳ, phân bổ nhiệm vụ cụ thể, thiết lập mục tiêu rõ ràng, kiểm soát hiệu suất làm việc hằng ngày của nhân viên.
- Kịp thời đôn đốc, khích lệ và nhắc nhở, bảo đảm an toàn cao nhất cho nhân sự dưới quyền.
- Đánh giá hiệu suất, đề xuất khen thưởng/ bổ nhiệm nhân sự...
4. Tối ưu hệ thống bảo vệ an toàn kho:
- Định kỳ kiểm tra hệ thống phòng cháy chữa cháy, phòng lạnh, tản nhiệt, camera giám sát..., kịp thời phát hiện những nguy cơ gây mất an toàn, chấn chỉnh ngay lập tức.
- Áp dụng tiêu chuẩn bảo đảm an toàn cho người lao động gồm đồ bảo hộ, khoảng cách di chuyển giữa các dãy hàng.
- Cập nhật liên tục các tiêu chuẩn bảo quản đặc thù dành cho từng chủng loại hàng hóa xuất nhập kho, bố trí không gian phù hợp, trang bị hệ thống tương thích.
5. Hợp tác chặt chẽ cùng các bộ phận:
- Kết nối liên lạc thường xuyên với các bộ phận chuyên môn trong Công ty để lên kế hoạch xuất nhập nguyên vật liệu, hàng hóa hàng ngày.
- Giữ liên lạc với các đối tác bên ngoài (đội xe vận chuyển, nhà cung cấp nguyên vật liệu...) để chuẩn bị sẵn sàng không gian kho hoặc hàng hóa, tránh tình trạng dồn ứ, khó kiểm soát.
- Phối hợp cùng các quản lý ở phòng ban chuyên môn khác lên kế hoạch chuẩn bị cho những đơn hàng mới nhằm tối đa hóa trải nghiệm khách hàng, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ, không sai sót, hạn chế tối đa việc phát sinh chi phí đột xuất.
6. Tham mưu cải tiến quy trình vận hành kho:
- Giám sát quy trình làm việc, nghiên cứu cách thức giải quyết những vấn đề gây giảm hiệu suất.
- Tham mưu cho ban lãnh đạo những giải pháp quản lý kho hiện đại, tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất.
- Theo dõi sát sao lượng hàng tồn kho, đề xuất phương án xử lý với các loại hàng hóa cận date, quá date, hư hỏng.
- Tổng hợp dữ liệu, thiết lập báo cáo kết quả vận hành kho và trực tiếp báo cáo trước ban lãnh đạo.