Receptionist

1. Đón tiếp khách đến liên hệ công việc/ Welcoming guests:
- Chào đón khách, tìm hiểu nhu cầu khách muốn gặp ai, làm gì/ Welcome guests, find out what customers want to do, whom customers want to meet
- Liên hệ phòng ban khách cần gặp để xác nhận có khách đến làm việc/ Contact the right department to confirm that there are guests coming to work with
- Sau khi nhận được chỉ dẫn từ phòng ban, hướng dẫn khách thực hiện theo đúng yêu cầu/ Guide guests to follow the requirements after receiving instructions from the department
2. Trực điện thoại và xử lý các cuộc gọi đến/ Answering the phone and handling incoming calls:
- Tiếp nhận cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin được quyền chia sẻ/ Receive incoming calls, provide information that is authorized to share.
- Chuyển tiếp cuộc gọi đến phòng ban liên quan/ Forward calls to relevant departments.
3. Tiếp nhận, xử lý thư từ, bưu phẩm, công văn/ Receiving and processing letters, parcels, official documents:
- Tiếp nhận các loại thư, bưu phẩm, công văn liên quan đến công việc chuyển đến cho nhân viên công ty/ Receive all kinds of work-related letters, parcels and official documents delivered to company employees.
- Liên hệ với nhân viên có thư, bưu phẩm, công văn chuyển đến và nhanh chóng thực hiện chuyển giao/ Contact the staff whose letters, parcels, and official dispatches arrive and quickly deliver.
- Tiếp nhận yêu cầu gửi thư, bưu phẩm đi từ nhân sự các bộ phận và liên hệ giao nhanh cho nhân viên chuyển phát phụ trách khu vực/ Receive requests to send letters, parcels from departments and contact Express Deliver Company to take away
- Lưu thông tin vào sổ tiếp nhận, chuyển phát thư, bưu phẩm hàng ngày/ Save information in the book of receiving, delivering letters and parcels daily
- Quản lý đầu số công văn, tờ trình, văn bản của Công ty/ Manage the number of official dispatches, reports and documents of the Company
4.In ấn, photo tài liệu/ Printing, photocopying documents
- Thực hiện yêu cầu photo tài liệu khi được các bộ phận yêu cầu/ Make photocopy per departments's request
- In ấn tài liệu chuẩn bị cho các cuộc họp của công ty/ Print and prepare documents for company meetings
5.Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, tham gia tổ chức sự kiện/ Preparing logistics for meetings, participating in organizing company's events
- Yêu cầu nhân viên tạp vụ quét dọn sân, sảnh lễ tân, các khu vực chung, phòng họp...; kiểm tra đảm bảo sạch sẽ/ Request janitors to clean the yard, reception hall, common areas, meeting and training rooms...; Check to make sure it's clean
- Chuẩn bị trà, nước, thức ăn nhẹ theo quy định nếu cần/ Prepare tea, water, snacks according to regulations when required
- Phối hợp chuẩn bị, tổ chức các sự kiện của công ty/ Coordinate to prepare and organize company events
6.Công việc khác/ Other tasks
- Soạn thảo văn bản hành chính khi được yêu cầu/ Draft administrative documents when required
- Cung cấp biểu mẫu công ty cho nhân viên các bộ phận khi được yêu cầu/ Provide company form for employees when required
- Nhận lịch đặt phòng học từ Học viện hàng không/ Receive class bookings from VJAA
- Tiếp nhận thông tin phàn nàn từ khách hàng, giải quyết trong thẩm quyền hoặc báo cáo bộ phận liên quan/ Receive complaint information from customers, resolve within competence or report to relevant department
- Giám sát Đội bảo vệ trong việc đảm bảo an toàn cho Tòa nhà, bãi đỗ xe.../
Supervise the BSS Team in ensuring the safety of the Building, parking lot
- Giám sát ra vào của Phi công, tiếp viên/ Monitor the entry and exit of pilots and flight attendants
- Bảo đảm vệ sinh, mỹ quan tại toàn bộ khu vực tầng 1/ Ensure hygiene and general view in the 1st floor area
- Thực hiện nhiệm vụ, công việc khác khi được yêu cầu/ Fulfil other duties and tasks when required