1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC:
• Đóng vai trò đầu mối trong toàn bộ quy trình đặt phòng - từ khi tiếp nhận yêu cầu đến khi khách lưu trú và sau khi rời đi.
• Hỗ trợ team Kinh doanh và Điều hành trong
quản lý dữ liệu, báo giá, hợp đồng,
chăm sóc khách hàng, và xử lý hành chính liên quan đến booking.
• Đảm bảo trải nghiệm mượt mà, chuyên nghiệp, tạo sự tin cậy với khách hàng và đối tác.
2. TRÁCH NHIỆM CHÍNH:
A. Quản lý đặt phòng (Reservation):
• Tiếp nhận booking từ nhiều nguồn: email, website, Facebook, điện thoại, đại lý du lịch, OTA ([protected info], Agoda...).
• Xác nhận tình trạng phòng, gửi báo giá, điều chỉnh lịch trình khi cần thiết.
• Gửi thư xác nhận đặt phòng chuyên nghiệp, rõ ràng (Confirmation Letter).
• Ghi nhận các yêu cầu đặc biệt: dị ứng, ăn chay, honeymoon, early check-in/late check-out.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan (FO, F&B, Housekeeping, Spa...) để đảm bảo dịch vụ phù hợp từng khách.
B. Hành chính kinh doanh (Sales Admin):
• Soạn và gửi báo giá, hợp đồng dịch vụ, invoice cho khách lẻ hoặc đại lý.
• Quản lý, cập nhật hệ thống booking & doanh thu hàng ngày/tuần/tháng.
• Theo dõi commission và chính sách giá với OTA & đại lý.
• Lưu trữ thông tin khách hàng, đối tác, cập nhật danh sách CRM.
C. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng & hậu cần:
• Nhắc khách trước ngày đến, gửi thông tin hướng dẫn di chuyển.
• Gửi email follow-up sau lưu trú để thu thập feedback.
• Gửi voucher cảm ơn, hoặc ưu đãi cho lần quay lại (nếu có chính sách).
D. Phối hợp nội bộ và báo cáo:
• Là cầu nối giữa bộ phận Kinh doanh và các khu nghỉ.
• Báo cáo hàng tuần: số booking, doanh thu, tỷ lệ hủy, nguồn khách, ghi nhận feedback.
• Đề xuất cải thiện quy trình đặt phòng, quy trình phối hợp giữa các bộ phận.
3. YÊU CẦU ỨNG VIÊN:
Kỹ năng chuyên môn:
• Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí đặt phòng / sales admin trong lĩnh vực khách sạn - resort - du lịch.
• Biết sử dụng Excel, Gmail, Google Drive thành thạo.
• Có kinh nghiệm dùng PMS (nếu có), hệ thống OTA, CRM là lợi thế.
• Giao tiếp tốt tiếng Việt và tiếng Anh (bắt buộc) để trao đổi với khách quốc tế qua email/điện thoại.
Tính cách & thái độ:
• Chăm chỉ, cẩn thận, chủ động trong công việc.
• Giao tiếp thân thiện, giải quyết tình huống linh hoạt.
• Có tình yêu với thiên nhiên, trải nghiệm địa phương và du lịch bền vững.
4. QUYỀN LỢI:
• Thu nhập: lương cố định + thưởng hiệu suất (tùy theo mô hình vận hành).
• Chế độ: Ăn ở tại khu nghỉ (nếu làm việc tại cơ sở), BHXH, nghỉ phép, các quyền lợi khác theo quy định công ty.
• Cơ hội phát triển: Làm việc trong môi trường boutique resort có tính trải nghiệm cao, cơ hội tiếp xúc khách hàng quốc tế, xây dựng kỹ năng vận hành chuỗi.
• Văn hóa: Tôn trọng, nhân văn, gắn với cộng đồng địa phương và thiên nhiên.
