Retail Leasing Admin

Diamond Plaza is looking for potential candidates for the Retail Leasing Admin position with the following details:
Working time: 44 hours/week (Mon - Fri)
Working at: Diamond Plaza, 34 Le Duan St., Saigon ward, HCM City
Benefits
The starting salary is negotiable, and competitive, with periodic flexible salary increases
Pay all kinds of insurance according to state regulations, add private insurance
Other attractive employee benefits with the stable and good working environment
QUALIFICATION
· Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học, ưu tiên các chuyên ngành Kinh doanh, Kinh tế, Quản trị, Bất động sản hoặc các ngành liên quan.
College/University graduate, preferably majoring in Business, Economics, Management, Real Estate, or related fields.
· Có từ 1-2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Leasing Admin, Contract Admin, Sales Admin hoặc vị trí tương đương; kinh nghiệm trong bán lẻ hoặc bất động sản là lợi thế.
1-2 years of experience in Leasing Admin, Contract Admin, Sales Admin, or a similar role; retail or real estate experience is an advantage.
· Thành thạo Microsoft Office; có kỹ năng quản lý hồ sơ và lập báo cáo.
Proficient in Microsoft Office, with good document management and reporting skills.
· Tiếng Anh lưu loát, có khả năng đọc hiểu Hợp đồng thuê và giao tiếp tốt trong công việc.
Fluent in English, with good lease agreement reading and communication skills.
· Giao tiếp tốt, cẩn thận, chủ động, có trách nhiệm và khả năng phối hợp với nhiều bên.
Good communication and coordination skills; careful, proactive, and responsible.
· Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
Ability to work independently and as part of a team.
JOB DESCRIPTION
1. Lease Administration & Follow-up | Quản lý & Theo dõi Hợp đồng thuê
· Chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện file Chào thuê, Hợp đồng thuê, và các tài liệu liên quan tới việc cho thuê.
Prepare, check, and complete lease proposal, lease agreements, and related documents related to leasing.
· Theo dõi quá trình ký kết, đóng dấu, điều chỉnh và lưu trữ Hợp đồng thuê.
Follow up on the signing, stamping, amendment, and filing of lease agreements.
· Phối hợp với Leasing và các bộ phận liên quan để đảm bảo hồ sơ và thủ tục thuê (hợp đồng thuê, cọc thuê...) được hoàn thành đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn.
Coordinate with the Leasing team and relevant departments to ensure documents and lease procedures (lease agreement, deposit...) are completed accurately and on time.
2. Design, Space Handover, Fit-out | Thết kế, Bàn giao mặt bằng & Fit-out
· Kiểm tra bản vẽ thiết kế của gian hàng và phối hợp với các bộ phận liên quan để duyệt thiết kế cho gian hàng.
Check design drawings of tenants and coordinate with other teams to approve design drawings for tenants.
· Làm thủ tục bàn giao/ nhận hoàn trả mặt bằng cho các shop mới/ shop cũ.
Procedures related to space handover/return for shops upcoming/ outgoing.
· Theo dõi tiến độ thi công và phối hợp với khách thuê, nhà thầu, kỹ thuật và các bộ phận liên quan trong quá trình thi công, để đảm bảo shop khai trương đúng hạn.
Follow up on progress and coordinate with tenants, contractors, engineering, and relevant departments during the fit-out process to ensure opening in time.
3. Reporting & Administration | Báo cáo & Hành chính
· Chuẩn bị và cập nhật các báo cáo về Hợp đồng thuê, khách thuê... theo yêu cầu.
Prepare and update reports on leases, tenants... as required.
· Quản lý, lưu trữ và đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và bảo mật của hồ sơ Leasing.
Maintain complete, accurate, and confidential leasing records.
· Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.
Perform other duties assigned by the supervisor.