Sales Admin & Tender Support (Vật Tư Thiết Bị Y Tế)

Hỗ trợ hoạt động kinh doanh & quản lý đơn hàng: Hỗ trợ đội ngũ kinh doanh trong các hoạt động bán hàng hàng ngày. Tiếp nhận, kiểm tra và theo dõi yêu cầu báo giá từ khách hàng và nhân viên kinh doanh. Soạn thảo báo giá, hợp đồng kinh tế, phụ lục hợp đồng, thư chào hàng, công văn và các tài liệu liên quan. Tiếp nhận, xử lý và theo dõi đơn hàng bán, đơn hàng ký gửi, đảm bảo tiến độ giao hàng và nghiệm thu. Phối hợp với các bộ phận liên quan (Kho, Logistics, Kế toán, Kỹ thuật...) để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng.
Hỗ trợ công tác đấu thầu (Tender Support): Chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của từng dự án/gói thầu. Quản lý hồ sơ sản phẩm, hồ sơ năng lực công ty, tài liệu kỹ thuật, giấy phép, chứng nhận chất lượng và các hồ sơ pháp lý liên quan đến vật tư thiết bị y tế. Theo dõi tiến độ các gói thầu, phối hợp với bộ phận kinh doanh để đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị đúng thời hạn. Cập nhật và quản lý dữ liệu đấu thầu: danh mục sản phẩm, giá thầu, kết quả thầu, lịch sử tham dự thầu. Theo dõi cơ số thầu, số lượng hàng đã cung cấp/sử dụng và tồn kho theo từng dự án hoặc khách hàng. Hỗ trợ phân tích kết quả đấu thầu và đề xuất cải thiện cho các kế hoạch kinh doanh tiếp theo.
Quản lý dữ liệu & báo cáo kinh doanh: Quản lý, lưu trữ và cập nhật hồ sơ khách hàng, hợp đồng, báo giá và hồ sơ dự án một cách khoa học. Tổng hợp và theo dõi doanh số bán hàng theo tuần, tháng, quý, năm. Theo dõi tình hình thực hiện doanh số so với kế hoạch theo khu vực, nhóm khách hàng và ngành hàng. Chuẩn bị các báo cáo kinh doanh, báo cáo quản trị theo yêu cầu của cấp quản lý. Phân tích dữ liệu bán hàng nhằm hỗ trợ đội ngũ kinh doanh đưa ra các quyết định phù hợp.
Các công việc khác: Phối hợp với các phòng ban nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả. Chủ động đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình làm việc. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp.