Sales Admin

*** Mục tiêu vị trí
Đảm bảo quy trình từ tiếp nhận đơn hàng → giao hàng → xuất hóa đơn → theo dõi thanh toán được thực hiện chính xác, kịp thời và hạn chế sai sót.
*** Nhiệm vụ chính
Theo dõi và xử lý đơn hàng
• Tiếp nhận đơn hàng từ bộ phận kinh doanh hoặc khách hàng.
• Kiểm tra thông tin đơn hàng: sản phẩm, số lượng, giá, thời gian giao.
• Tạo và quản lý đơn hàng trên hệ thống nội bộ.
• Theo dõi tiến độ xử lý đơn hàng từ kho/xưởng đến khi hoàn tất giao hàng.
• Chủ động cập nhật tình trạng đơn hàng cho bộ phận kinh doanh.
Hỗ trợ quá trình giao hàng
• Phối hợp với bộ phận điều vận, tài xế để sắp xếp lịch giao hàng.
• Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ giao hàng: phiếu xuất kho, phiếu giao hàng...
• Theo dõi quá trình giao hàng, đảm bảo giao đúng - đủ - đúng thời gian.
• Xử lý các vấn đề phát sinh: giao thiếu, trễ hàng, sai thông tin...
• Xác nhận hoàn tất giao hàng và cập nhật hệ thống.
Xuất hóa đơn
• Lập và phát hành hóa đơn theo đơn hàng đã giao.
• Đảm bảo thông tin hóa đơn chính xác (tên công ty, MST, địa chỉ, số lượng, đơn giá...).
• Gửi hóa đơn cho khách hàng đúng thời gian.
• Phối hợp với kế toán xử lý các điều chỉnh hóa đơn khi cần.
Theo dõi thanh toán
• Theo dõi tình trạng thanh toán của từng đơn hàng.
• Nhắc khách hàng thanh toán theo hạn.
• Đối chiếu công nợ với bộ phận kế toán khi cần.
Báo cáo và lưu trữ
• Lập báo cáo đơn hàng hàng ngày/tuần/tháng.
• Theo dõi tình trạng giao hàng và công nợ.
• Lưu trữ chứng từ liên quan đến đơn hàng và hóa đơn đầy đủ, có hệ thống.