Sales Assistant to Sales Director

Mô tả Công việc
1. Quản trị dữ liệu và Báo cáo kinh doanh định kỳ (Ngày / Tuần / Tháng)
2. Hỗ trợ thiết lập Dự báo bán hàng (Sales Forecast) & Phối hợp quy trình S&OP
Hỗ trợ GĐKD và KAM tổng hợp dữ liệu dự báo bán hàng hàng tháng theo cơ chế cuốn chiếu (Rolling Forecast 26 tuần) bằng phương pháp Building Blocks: Làm sạch dữ liệu lịch sử (Data Cleansing) để xác định nhu cầu cơ sở (Base Line Forecast); cộng dồn sản lượng gia tăng từ lịch khuyến mãi (Incremental Forecast - tách bạch rõ sản lượng hàng bán và lượng hàng tặng); và tính toán lượng hàng lấp kênh khi mở điểm bán mới hoặc đưa mã hàng (SKU) mới vào hệ thống (Pipeline Fill).
Làm việc trực tiếp với bộ phận S&OP dựa trên Sales Forecast để phối hợp lên kế hoạch cung ứng hàng hóa hàng tuần.
Phối hợp đối soát số liệu dự báo hai chiều giữa ước lượng từ đội ngũ Sales/KAM (Bottom-Up) với chỉ tiêu ngân sách tài chính năm (AOP - Top-Down) để chuẩn bị tài liệu cho chuỗi họp S&OP hàng tháng (Demand Review, Supply Review).
Theo dõi chỉ số độ chính xác dự báo (Forecast Accuracy / Forecast Bias) vào cuối mỗi tháng và cảnh báo kịp thời khi phát hiện khách hàng đột ngột dừng đặt hàng (dấu hiệu quá tải tồn kho tại kênh) để điều chỉnh giảm dự báo cơ sở cho các tuần tiếp theo.
Theo dõi, đánh giá tỷ lệ giao hàng thành công so với đơn hàng của từng khách hàng và chuỗi cho từng sản phẩm; phối hợp cùng S&OP để đảm bảo tỷ lệ giao hàng thành công đạt tối thiểu 98% theo tuần.
3. Quản lý Hợp đồng, Kiểm soát Chi phí Phải trả & Chương trình Khuyến mãi (CTKM)
- Quản lý hồ sơ quyền lợi và nghĩa vụ theo hợp đồng:
Phụ trách biên soạn, trình ký và tổ chức hệ thống lưu trữ hợp đồng, phụ lục hợp đồng và các thỏa thuận thương mại khác (nếu có).
Theo dõi tiến độ thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng và thỏa thuận đã ký với khách hàng.
Kiểm tra, đối soát chi tiết các khoản phải trả/cấn trừ cho khách hàng (chiết khấu thương mại, thưởng chương trình, hóa đơn trưng bày, chi phí khuyến mãi, đổi trả/bảo vệ giá...) đảm bảo đúng với thỏa thuận trên hợp đồng, phụ lục hợp đồng trước khi trình GĐKD phê duyệt chi phí.
- Tổng hợp kế hoạch Khuyến mãi & Thông báo chương trình thương mại:
Theo dõi, tổng hợp kế hoạch thực hiện chương trình khuyến mãi theo từng khách hàng từ KAM gửi cho bộ phận Trade Marketing định kỳ hàng tháng.
Soạn thảo các thông báo giới thiệu sản phẩm mới, thay đổi thông tin sản phẩm, thông báo chương trình khuyến mãi và các văn bản thương mại khác của Phòng Sales.
4. Điều phối Vận hành, Xây dựng Quy trình (ISO) & Dịch vụ Khách hàng
Tổ chức, sắp xếp lịch làm việc và lịch họp của GĐKD.
Tham gia điều phối các cuộc họp nhóm để đánh giá/báo cáo tiến độ và kế hoạch công việc; ghi chép Biên bản cuộc họp (MoM) và theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện các nhiệm vụ sau cuộc họp.
Thực hiện vai trò được ủy quyền khi GĐKD vắng mặt; thay mặt GĐKD (trong phạm vi phân quyền theo dõi, giám sát tiến độ và đôn đốc các bộ phận liên quan trong việc triển khai các mục tiêu, kế hoạch kinh doanh.
Phối hợp với Phòng ISO, S&OP biên soạn các quy trình, quy định, chính sách, hướng dẫn công việc cho Phòng Sales để trình CEO phê duyệt và tổ chức triển khai áp dụng sau khi ban hành.
Thiết lập cơ chế, công cụ tiếp nhận và theo dõi xử lý các than phiền, phản hồi của khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ định kỳ và/hoặc theo phát sinh thực tế; và đề xuất giải pháp cải tiến để nâng cao chất lượng dịch vụ đến khách hàng.
5. Quản lý Hồ sơ Hành chính, Nhân sự & Ngân sách Nội bộ Phòng Sales
Tiếp nhận, kiểm tra và trình ký hồ sơ khách hàng, hợp đồng, các đề xuất của Phòng Sales theo đúng quy định/phân quyền; trình ký các hồ sơ liên phòng ban lên CEO, scan bản gốc, gửi cập nhật cho các bộ phận liên quan và lưu trữ hồ sơ.
Lưu trữ, quản lý hệ thống chứng từ của Phòng Kinh doanh (chính sách bán hàng, bảng giá, chương trình khuyến mãi...) và cung cấp thông tin cho đội ngũ Sales khi cần.
Theo dõi và quản lý ngân sách hoạt động nội bộ của Phòng Sales: văn phòng phẩm, hàng mẫu (sampling) gửi cho khách hàng.
Theo dõi và trình ký hồ sơ chấm công, bảng đánh giá hiệu quả công việc (KPI) hàng tháng của nhân viên Phòng Sales; hỗ trợ trình duyệt hồ sơ tuyển dụng, đánh giá thử việc và gia hạn Hợp đồng lao động (HĐLĐ).
Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của GĐKD và hỗ trợ xử lý các vấn đề nội bộ phát sinh liên quan đến phòng Sales