Secretary to General Director - Manufacturing

Giá trị thp mang lại

5 giá trị mà môi trường làm việc tại THP
+ Thành tích - Đam mê
• Thành tích của tôi được đánh giá công bằng và rõ ràng, không thiên vị
• Môi trường này tạo cơ hội để tôi thực hiện những gì tôi đam mê
+ Phát triển - Ảnh hưởng
• Tôi được tạo điều kiện để tôi phát triển
• Tôi thấy công việc của tôi đóng góp tạo giá trị cho Công ty & đồng đội của tôi thành công
+ Tư duy cải tiến - Sáng tạo
• Tôi được tạo điều kiện sáng tạo trong việc thực hiện công việc
• Công ty triển khai các chương trình mới mang giá trị đến cho nhân viên & khách hàng
+ Văn hóa làm việc - Xây dựng mối quan hệ
• Văn hóa làm việc giữa đồng nghiệp & cấp trên hành xử với nhau & với tôi theo giá trị Cốt lõi Công ty
• Tại môi trường làm việc với đồng nghiệp: cởi mở, hợp tác, quan tâm lẫn nhau
+ Lãnh đạo - Tôn trọng
• Sếp lắng nghe, thấu hiểu, hỗ trợ & dẫn dắt sự phát triển của tôi & đồng đội
• Công ty muốn lắng nghe để tạo điều kiện cho tôi hoàn thành công việc tốt hơn

Mục đích công việc

1. Tham gia và nhân vật gây rủi ro nhằm giảm thiểu rủi ro về mức độ thấp và Tổng Giám đốc có đủ thông tin trước khi quyết định

1.1. Mục tiêu OGSM
- Chủ động theo dõi, giám sát, thực hiện và tổng hợp tiến độ, kết quả công việc và các vấn đề phát sinh trong việc triển khai, thực hiện mục tiêu OGSM thuộc Ngành sản xuất đảm bảo đầy đủ, kịp thời và đúng qui định.
- Chịu trách nhiệm nhận diện các ruỉ ro, vi phạm quy trình, chính sách, VBHCĐ và đề xuất giải pháp thuộc phạm vi Ngành sản xuất đúng thời gian yêu cầu của bộ phận & không làm ảnh hưởng chậm trể đến các hoạt động của các bộ phận trình ký.
- Nhận diện và báo cáo General Director các hiện tượng bất thường, và ghi nhận để xử lý được đồng thuận bởi General Director
- Đảm bảo "khẩu lệnh" của General Director trong cuộc họp có Assistant to General Director tham dự, được ban hành đến các phòng ban liên quan, trong vòng 8 giờ làm việc
- Chịu trách nhiệm thách thức các ý kiến của đội ngũ được phân công quản lý của ngành sản xuất
- Trực tiếp dẫn dắt các công việc, hành động thuộc OGSM, kế hoạch các dự án được phân công cho đến khi đạt được kết quả hoàn thành theo mục tiêu yêu cầu
1.2. Kế hoạch ngân sách AOP:
- Tham gia xây dựng kế hoạch ngân sách định kỳ thuộc Ngành sản xuất theo kế hoạch triển khai của Công ty.
- Theo dõi và kiểm soát việc sử dụng ngân sách hoạt động định kỳ của Ngành so với kế hoạch ngân sách được phép sử dụng.
- Phối hợp với Giám đốc khối, bộ phận thuộc Ngành phân tích và tham mưu các nguyên nhân gốc rễ của GAP chi phí /doanh thu thực tế so với ngân sách của Khối vào mỗi cuối tháng.
1.3. Nhận diện, theo dõi, xử lý và báo cáo các sự cố (issues), các rủi ro (risks) trong vận hành các quy định của Công ty liên quan đến con người và hệ thống của Ngành sản xuất:
- Chủ động đề xuất giải pháp/ tham vấn giải pháp cho Cấp trên ra quyết định xử lý. Trường hợp chưa tự đề xuất được giải pháp thì trao đổi với Cấp trên gián tiếp để được hướng dẫn, định hướng đảm bảo trợ giúp cho Cấp trên trực tiếp giải quyết các phát sinh trong vận hành của Ngành
- Theo dõi và nhắc Cấp trên trực tiếp ra chỉ đạo xử lý các sự cố (issues), các rủi ro (risks) đã được báo cáo. Chủ động tham vấn đảm bảo Cấp trên trực tiếp ra quyết định đúng theo các quy định của Công ty.
- Tổng hợp thông tin và báo cáo về tiến độ xử lý các sự cố, rủi ro tại Khối cho các công việc đang phụ trách.
1.4. Tiếp nhận, kiểm tra, kiểm soát chứng từ/ hồ sơ/ tài liệu trình ký:
- Tiếp nhận, kiểm tra, kiểm soát chứng từ/ hồ sơ/ tài liệu trình ký đến Giám đốc điều hành ngành sản xuất và trình ký tiếp các cấp khác có liên quan đúng theo các quy trình, quy định Công ty, bao gồm nội dung, hình thức đảm bảo đầy đủ thông tin, đúng ủy quyền, đúng thẩm quyền.
- Thực hiện trình ký đúng thời gian quy định, phản hồi thông tin cho các bên liên quan khi có yêu cầu từ Cấp trên về việc điều chỉnh, bổ sung hồ sơ đảm bảo tính hiệu quả trong truyền đạt thông tin.
- Trả chứng từ/ hồ sơ/ tài liệu đã được trình ký đến Cấp trên đảm bảo đúng thời gian quy định, đầy đủ, không thất lạc
- Lập bảng thống kê, theo dõi tình trạng phê duyệt, xử lý chứng từ/ hồ sơ/ tài liệu, bao gồm các sự không phù hợp, thời gian xử lý chứng từ (cả online và bản cứng) đề xuất các hành động cải tiến để nâng cao hiệu quả xử lý chứng từ trình ký ở văn phòng Giám đốc điều hành ngành sản xuất
1.5. Theo dõi, kiểm soát các văn bản ủy quyền, cơ chế ủy quyền
- Theo dõi, kiểm soát các văn bản ủy quyền, cơ chế ủy quyền của Cấp trên trực tiếp (ủy quyền và được ủy quyền) đảm thực hiện đúng quy định, bao gồm thực hiện, hoàn thành thủ tục ủy quyền và cơ chế ủy quyền cho Cấp trên theo đúng chỉ dẫn.
1.6. Theo dõi, giám sát tính tuân thủ các chính sách, quy định, quy trình:
- Là đầu mối trợ giúp Giám đốc điều hành triển khai thực hiện, theo dõi và giám sát tính tuân thủ các chính sách, quy định, quy trình của Công ty trong việc thực thi các mục tiêu OGSM, kế hoạch công việc, chỉ thị và các nhiệm vụ liên quan đến Ngành sản xuất
1.7. Thực hiện các báo cáo định kỳ/ đột xuất/ khác thuộc Ngành sản xuất
- Theo dõi & thực hiện báo cáo kết quả thành tích (KPI/OGSM) của Cấp trên .
- Thực hiện các báo cáo định kỳ/báo cáo đột xuất khác.
- Theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở, kiểm soát thực hiện báo cáo công việc trên các phần mềm hệ thống, phần mềm quản lý công việc (Service Desk, Power BI, ...).
- Tổng hợp ý kiến, phân tích kết quả thành tích của Khối/ kết quả kinh doanh theo yêu cầu của Giám đốc điều hành để hỗ trợ cho các quyết định của Cấp trên trực tiếp đảm bảo hiệu quả, kịp thời và đúng quy định Công ty.

2. Thực hiện các công việc hành chính văn thư nhằm trợ giúp cho Cấp trên điều hành hoạt động của Ngành sản xuất bao gồm nhưng không giới hạn các nhiệm vụ sau đây và đảm bảo thực hiện tuân thủ các quy định có liên quan.

- Theo dõi và xử lý kịp thời công văn đi, công văn đến, thư từ, bưu phẩm liên quan đến Ngành sản xuất bao gồm: trình xem/ trình xin ý kiến, trình ký xác nhận, lưu hồ sơ, vận chuyển đi đến đúng địa chỉ, đối tượng đảm bảo tính kịp thời, nhanh chóng, bảo mật thông tin và tuân thủ quy định.
- Văn thư, lưu trữ, kiểm soát, bảo quản hồ sơ, tài liệu, chứng từ (cả file mềm và file cứng):
- Sắp xếp, phân loại, lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, chứng từ lưu thuộc Ngành sản xuất theo đúng quy định liên quan, đúng tiêu chuẩn 5S.
- Soạn thảo văn bản: Thư điện tử, thông báo, công văn, tờ trình, báo cáo, tài liệu nội bộ, hoặc các văn bản khác khi được yêu cầu.
- Liên hệ, thay mặt đón tiếp, làm việc với khách hàng/đối tác dưới sự điều động hoặc ủy quyền của Cấp trên đảm bảo tác phong, hành xử chuyên nghiệp.
- Chủ động theo dõi và tổ chức, tham gia tổ chức các sự kiện ghi nhận/ tuyên dương tại Ngành khi được yêu cầu.
- Thực hiện thủ tục trước, trong và sau khi đi công tác cho cấp trên đúng quy định, sắp xếp, chuẩn bị sẵn sàng, chủ động quản lý các rủi ro phát sinh của lịch công tác để tránh gây ảnh hưởng đến kế hoạch công tác.
- Đầu mối thông tin, liên lạc, trao đổi thông tin giữa các Khối trong ngành sản xuất và các Ngành khác của công ty :
- Tiếp nhận tất cả các thông tin qua email, workchat, điện thoại, thư tín, ...từ các Khối/ phòng ban gửi đến Cấp trên.
- Phân loại, tổng hợp một cách có hệ thống các thông tin nhận được để báo cáo đến Cấp trên đảm bảo tính chính xác, rõ ràng.
- Phản hồi cho các Khối/ phòng ban về nội dung xử lý thông tin từ Cấp trên.
- Truyền đạt các yêu cầu, quyết định của Cấp trên đến các Khối/ phòng ban liên quan.
- Kết nối với các Khối/ phòng ban để xử lý các vấn đề phát sinh có liên quan theo yêu cầu của Cấp trên.

3. Tổ chức và quản lý các cuộc họp của văn phòng GĐ điều hành Ngành sản xuất đảm đảm bảo đúng theo quy định liên quan đến qui tắc quản lý cuộc họp

- Chủ động sắp xếp các lịch họp/ kế hoạch hội họp định kỳ và phát sinh một cách khoa học, theo đúng thứ tự ưu tiên. Đồng thời đảm bảo các kế hoạch/ các lịch này luôn được cập nhật phù hợp, kịp thời. Sắp xếp, theo dõi và nhắc lịch làm việc của Cấp trên.
- Tổ chức cuộc họp theo yêu cầu từ Cấp trên với các bên liên quan đảm bảo đúng, đủ đối tượng, tất cả các cuộc họp phải xác định trước đầu ra cuộc họp, agenda/ lịch trình cuộc họp, viết biên bản họp đảm bảo đầy đủ thông tin, rõ ràng, chính xác đảm bảo đúng theo quy định liên quan đến qui tắc quản lý cuộc họp.
- Theo dõi thực hiện các hành động đồng thuận theo biên bản họp, báo cáo kết quả thực hiện/ tiến độ thực hiện cho cấp trên định kỳ và khi được yêu cầu.

Các điều kiện cần có

- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại ngữ, quản trị kinh doanh, luật, quản lý nhân sự, hành chính/ Graduated in Foreign languages, BA, Law, HR management, administration.
- Thành thạo vi tính văn phòng/Good of Microsoft.
- Tiếng Anh giao tiếp thành thạo/ Fluently in English.
- 2-3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương/2-3 years experience in the same position.
- Kỹ năng quản lý dự án/ Project management skill.
- Kỹ năng quản lý tài chính/ Finance management skill.
- Hợp tác và giải quyết vấn đề/ Collaboration & problem solving.
- Kỹ năng soạn thảo văn bản, thông báo, công văn, email chuyên nghiệp/ Professional text, notification, dispatch, and email editing skills.
- Kỹ năng viết quy trình, báo cáo/ Writing process and reporting skills.
- Kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm/ Communication skills, teamwork .
- Kỹ năng tổ chức, gắn kết và truyền đạt thông tin nội bộ/ Skills for organizing, engaging and communicating internal information.