Senior Legal & Compliance Executive

1. THÔNG TIN VỊ TRÍ TUYỂN DỤNG
Cấp bậc: Senior Executive (chuyên viên cao cấp, chưa quản lý nhân sự trong giai đoạn đầu)
Ngôn ngữ làm việc: Tiếng Việt và tiếng Anh
Phối hợp chính: Processing, Business Development, Marketing, HR - Kế toán; luật sư di trú Hoa Kỳ, luật sư/công ty luật Việt Nam và các đối tác nước ngoài
Phạm vi dịch vụ liên quan: Toàn bộ các dịch vụ di trú, visa và định cư do Newland USA cung cấp
2. TRÁCH NHIỆM CHÍNH
2.1. Hợp đồng và giao dịch pháp lý
• Soạn thảo, rà soát và tham gia đàm phán hợp đồng với khách hàng và đối tác; kiểm soát các điều khoản pháp lý bảo vệ lợi ích của Newland USA.
• Bảo đảm hợp đồng tuân thủ pháp luật Việt Nam, đồng thời phù hợp với thực tiễn và giới hạn thủ tục của pháp luật di trú Hoa Kỳ.
• Chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu hợp đồng theo từng dòng sản phẩm dịch vụ của công ty; rà soát và làm rõ các điều khoản trọng yếu: phạm vi dịch vụ, mốc thanh toán, điều kiện và tỷ lệ hoàn phí, căn cứ chấm dứt hợp đồng, mốc thời gian cam kết, phân định rủi ro và giới hạn trách nhiệm.
• Soạn thảo và rà soát hợp đồng hợp tác với đối tác trong và ngoài nước: agency/partnership agreement, MOU, NDA, điều khoản độc quyền và cam kết sản lượng, thỏa thuận hoa hồng.
• Quản lý thư viện hợp đồng và tài liệu pháp lý theo phiên bản; kiểm soát việc phát hành và lưu trữ bản ký kết.
2.2. Quản lý tuân thủ và rủi ro pháp lý
• Xây dựng và kiểm soát quy trình tuân thủ pháp luật Việt Nam và Hoa Kỳ trong hoạt động kinh doanh của công ty.
• Kiểm soát rủi ro pháp lý trong các dịch vụ di trú và visa của công ty; nhận diện sớm rủi ro phát sinh từ cam kết bán hàng, tiến độ hồ sơ và kỳ vọng của khách hàng.
• Bảo đảm công ty tuân thủ quy định về hợp đồng lao động, thuế và bảo hiểm.
• Bảo đảm tuân thủ pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng (Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023), quảng cáo (Luật Quảng cáo, được sửa đổi, bổ sung năm 2025) và bảo vệ dữ liệu cá nhân (Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, có hiệu lực từ [protected info] và Nghị định 356/2025/NĐ-CP).
• Rà soát pháp lý nội dung truyền thông, tài liệu bán hàng và cam kết dịch vụ trước khi phát hành: không cam kết kết quả chấp thuận hồ sơ, không đưa thông tin gây hiểu nhầm về thời gian xử lý hoặc tỷ lệ thành công.
• Kiểm soát tính trung thực và đầy đủ của tài liệu khách hàng cung cấp trên phương diện rủi ro khai báo sai lệch; xây dựng cơ chế cảnh báo và từ chối hồ sơ có dấu hiệu rủi ro.
• Theo dõi, cập nhật và phổ biến kịp thời các thay đổi pháp luật ảnh hưởng đến doanh nghiệp và đến sản phẩm dịch vụ.
2.3. Làm việc với cơ quan nhà nước và đối tác nước ngoài
• Đại diện công ty làm việc với cơ quan quản lý nhà nước trong các thủ tục pháp lý.
• Hỗ trợ thực hiện thủ tục cấp phép, đăng ký và hoàn thiện giấy tờ pháp lý cho hoạt động của Newland USA.
• Là đầu mối phối hợp với luật sư di trú Hoa Kỳ và công ty luật đối tác: chuẩn bị yêu cầu tư vấn, tiếp nhận và rà soát legal memo, theo dõi các mốc thủ tục có thời hiệu.
• Quản lý engagement letter và phạm vi dịch vụ của luật sư, đối tác cung cấp dịch vụ pháp lý; kiểm soát chi phí và chất lượng đầu ra.
• Phụ trách thủ tục công chứng, chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng phục vụ hồ sơ.
• Lưu ý phạm vi: vị trí này không thực hiện việc hành nghề luật di trú Hoa Kỳ hoặc đại diện khách hàng trước cơ quan di trú Hoa Kỳ; các nội dung thuộc thẩm quyền luật sư Hoa Kỳ phải được chuyển đến luật sư đối tác.
2.4. Giải quyết tranh chấp và hỗ trợ kiện tụng
• Hỗ trợ xử lý khiếu nại từ khách hàng và đối tác; xây dựng quy trình tiếp nhận, phân loại và xử lý khiếu nại theo cấp độ.
• Chuẩn bị và lưu trữ hồ sơ chứng cứ (hợp đồng, biên nhận, trao đổi với khách hàng, mốc tiến độ hồ sơ) phục vụ giải quyết tranh chấp.
• Xây dựng phương án thương lượng, hòa giải, hoàn phí hoặc chuyển đổi dịch vụ; trình Processing Director và CEO quyết định.
• Làm việc với luật sư bên ngoài trong trường hợp công ty có tranh chấp pháp lý.
2.5. Đào tạo và tư vấn nội bộ
• Đào tạo nhân viên về tuân thủ hợp đồng và nhận diện rủi ro pháp lý; đào tạo riêng cho đội Business Development về giới hạn cam kết khi tư vấn bán hàng.
• Hỗ trợ các phòng ban trong các vấn đề pháp lý nội bộ.
• Rà soát pháp lý các SOP, biểu mẫu và tài liệu quy trình nội bộ trước khi ban hành.
• Xây dựng và duy trì tủ tài liệu pháp lý nội bộ (checklist, mẫu văn bản, bản tin cập nhật pháp luật).
2.6. Báo cáo
• Báo cáo định kỳ cho Processing Director về tình trạng hợp đồng, hồ sơ khiếu nại, rủi ro tuân thủ và các thay đổi pháp luật đáng chú ý.
• Cảnh báo ngay các vấn đề pháp lý có khả năng ảnh hưởng đến uy tín hoặc nghĩa vụ tài chính của công ty.