Supply Chain Excutive

1. Role:
- Be contributed for effectiveness of Supply Chain activities from input to output through managing/monitoring materials and finished goods in the smooth operation.
- Be responsible for day by day processing and monitoring the purchase/sales orders, deliveries/shipments to ensure company's target and objectives are met client's requirements, ensuring procedures complied with mandatory regulations and Company Policies.
- Daily co-operation, teamwork, communication with other departments (production, accounting, finance, quality, warehouse..) for update progess, built up and launch new projects.
2. Main responsibility:
LOGISTICS - IMPORT - EXPORT TASK
- Process sales order to deliver and ship in due time. Update price list. Order issuance for both internal dept and external client. Data record, follow shipment delivery, coordinate with production warehouse team for loading goods, work with forwarder for proper sailing schedule, rate,
Import - Export handling charges concerne and complete the set of shipping doc.
Xử lý đơn hàng bán để xuất và giao hàng kịp thời. Cập nhật bảng giá, lên đơn hàng sản xuất và gửi đơn hàng cho bên ngoài, lưu trữ dữ liệu, theo dõi đơn hàng xuất, điều phối với team Kho và Sản xuất để thực hiện kế hoạch đóng hàng, làm việc với đại lý hãng tàu chỉ định để chốt booking tàu, giá cước và phí liên quan và hoàn tất bộ chứng từ xuất khẩu.
- Set up shipping document to work with related parties (with warehouse PIC for packing list, with trucking customs service for delivery goods to port, with forwarder for detail SI, VGM, draft BL, Final BL, Debit note and TT payment; with authorities for Health, Phyto, CO who request an online
e-declaration in advance and full set of original qualified doc submitted before their approval, all shipping doc should be completed accurately for dispatch in soonest.
Chuẩn bị bộ chứng từ xuất hàng để làm việc với các bên liên quan (lên packing list với bộ phận kho, chứng từ giao nhận với bên vận tải giao hàng ra cảng, với đại lý hãng tàu để lên chi tiết SI, VGM, BL, Debit note, làm thanh toán để release hàng; với cơ quan cấp chứng nhận Health, Phyto,
CO và làm các thủ tục đăng ký online trước khi xuất hàng theo quy định và nộp online bộ chứng từ gốc để được duyệt form điện tử. Tất cả chứn từ phải hoàn tất chính xác và đúng hạn để gửi cho khách hàng sớm nhất.
- Liaise with oversea clients for shipment issues: product, document, and certificate.
Trao đổi với đối tác nước ngoài về các vấn đề liên quan lô hàng nhập hoặc xuất: sản phẩm, hồ sơ yêu cầu, đại lý chỉ định, các chứng nhận .. để khách hàng có thể nhập hàng nhanh chóng.
- Handle, verify and manage transport service, customs broker, forwarder, import permit, mandatory documents before cargo imported/exported in Vietnam, customs requirments for import and export... to get favorable rate.
Thực hiện, kiểm tra và quản lý dịch vụ vận tải, dịch vụ hải quan, đại lý hãng tàu, giấy phép nhập khẩu, chứng từ cần thiêt trước khi lô hàng nhập vào Việt Nam, các yêu cầu hải quan hàng nhập và hàng xuất.. để đảm bảo lô hàng nhập hoặc xuất không bị vướng mắt thủ tục trong quá trình làm
hàng.
- Handle and solve all issues related to import-export formalities, deliveries in according to regulation and law.
Xử lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục xuất khập khẩu, giao nhận hàng theo luật định.
- Record fully documents related to works for traceability and authority's audits later (if any). Sales data is recorded timely and fully.
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan công việc mình làm để phục vụ công tác truy xuất, thanh tra sau này nếu có. Lưu trữ dữ liệu bán hàng đầy đủ và đúng hạn.
- Assist Manager to update law, regulation, logistics option, import export solutions.
Trợ giúp Quản lý cập nhật luật, quy định, các giải pháp tùy chọn liên quan đến xuất/nhập/hậu cần.
- Closely teamwork with other departments to complete task well and support departments going smoothly.
Hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác để hoàn tất công việc của mình và hỗ trợ các phòng ban khác các hồ sơ thông tin liên quan để công việc của phòng ban khác cũng trôi chảy.
- Performs other tasks assigned by Operation Support Manager to complete the target of department.
Thực hiện công việc khác được phân công bởi Giám Đốc Hỗ Trợ Vận Hành để hoàn thành các nhiệm vụ chung của bộ phận mình.
- Complete reports concerned purchase and sales activies periodically.
Hoàn tất các báo cáo hoạt động, dữ liệu cập nhật mua và bán định kỳ: tuần, tháng, quý, năm.
- Suggest ideas for process improvement, quality, productivities.
Đề xuất những ý kiến cải tiến về quy trình, chất lượng, năng suất.
PURCHASE AND ADMIN TASKS
- Handle purchase orders to make sure providing goods and materials in Genneral admin due time. Control and manage the orders (purchase) of raw materials, packaging materials in a timely in daily.
Kiểm soát và quản lý đơn hàng (mua) của nguyên liệu, vật tư đóng gói, thành phẩm một cách kịp thời hàng ngày.
- Deal with suppliers, contractors, utilities provider to get qualified goods at favorable rate.
Làm việc với các nhà cung cấp, nhà thầu, dịch vụ để có sản phẩm đạt tiêu chuẩn với mức giá tốt.
- Complete payment set in according to company regulation.
Lập bộ chứng từ thanh toán theo quy định công ty.
- Search, record, maintain appraisal suppliers data of service, materials according to HACCP, FSSC standard.
Tìm kiếm, ghi chép, lưu trữ, duy trì dữ liệu đánh giá nhà cung cấp về nguyên vật liệu và dịch vụ theo tiêu chuẩn HACCP, FSSC.
- Filing purchase data timely and fully.
Lưu trữ dữ liệu mua hàng đúng hạn và đầy đủ.
- Perform other ad-hoc duties or task assigned by Line Manager and General Manager.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của người Quản lý và Giám Đốc điều hành.
- Handle other admin tasks assigned by line Manager.
Thực hiện các công việc hành chánh khác chỉ định bởi người Quản lý.
- Assist Manager to analysis and solving in work problems in your specific works.
Trợ giúp Quản lý trong việc phân tích và giải quyết vấn đề công việc trong chuyên môn của mình.
- Control Suppliers in following the SOP per FSSC 22000/Sourcing Responsibilty Policy.
Kiểm soát nhà cung cấp tuân thủ các qui trình SOP theo tiêu chuẩn an toàn thực phẩm FSSC 22000 và chính sách Nguồn Cung Ứng có Trách Nhiệm của công ty.