Mô tả công việc
A. TRÁCH NHIỆM CHÍNH/ KEY DUTIES/RESPONSIBILITIES
Quản lý hồ sơ và tài liệu kỹ thuật/ Technical Documentation Management
Quản lý, lưu trữ và cập nhật hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ, tài liệu thiết bị và hồ sơ bảo trì/ Manage, maintain, and update technical documents, drawings, equipment records, and maintenance files
Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ đầy đủ, chính xác và dễ tra cứu/ Ensure records are properly maintained, accurate, and easily accessible
Hỗ trợ công tác vận hành và bảo trì/ Operation & Maintenance Support
Theo dõi và cập nhật kế hoạch bảo trì định kỳ/ Track and update preventive maintenance schedules
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, biểu mẫu và tài liệu phục vụ bảo trì, sửa chữa/ Assist in preparing documents, forms, and records for maintenance and repair activities
Theo dõi tình trạng thực hiện công việc và cập nhật dữ liệu bảo trì/ Monitor work status and update maintenance records and data
Quản lý hành chính kỹ thuật/ Technical Administrative Support
Soạn thảo công văn, báo cáo, biên bản và thư từ liên quan đến kỹ thuật/ Prepare technical correspondence, reports, meeting minutes, and related documents
Theo dõi hồ sơ thanh toán, hợp đồng và chứng từ liên quan đến nhà thầu hoặc nhà cung cấp/ Track payment documents, contracts, and records related to contractors and suppliers
Phối hợp sắp xếp lịch họp, kiểm tra và làm việc với các bên liên quan/ Coordinate meetings, inspections, and communication with related parties
Hỗ trợ quản lý nhà thầu và vật tư/ Contractor & Material Support
Theo dõi hồ sơ nhà thầu, hồ sơ an toàn và tiến độ thực hiện công việc/ Monitor contractor records, safety documents, and work progress
Hỗ trợ
quản lý vật tư, thiết bị và cập nhật tồn kho kỹ thuật khi cần/ Assist in managing technical materials, equipment, and inventory records when required
Báo cáo và tổng hợp dữ liệu/ Reporting & Data Management
Tổng hợp số liệu vận hành, bảo trì và sự cố kỹ thuật/ Compile operational, maintenance, and technical incident data
Lập báo cáo định kỳ và báo cáo theo yêu cầu của quản lý/ Prepare periodic and ad-hoc reports as required by management
Yêu cầu
B. NĂNG LỰC/ KỸ NĂNG/ COMPENTENCIES / SKILLS:
Năng lực quản lý hồ sơ và tài liệu/ Documentation Management Competency
Quản lý, lưu trữ và cập nhật hồ sơ kỹ thuật, hợp đồng và tài liệu liên quan/ Manage, maintain, and update technical records, contracts, and related documents
Kiểm soát tính đầy đủ, chính xác và bảo mật của hồ sơ/ Ensure completeness, accuracy, and confidentiality of documentation
Năng lực phối hợp và hỗ trợ công việc/ Coordination & Support Competency
Phối hợp với nhà thầu và các bên liên quan/ Coordinate with contractors, and related parties
Theo dõi tiến độ công việc và hỗ trợ xử lý các yêu cầu hành chính kỹ thuật/ Track work progress and support technical administrative requirements
Năng lực tin học và
quản lý dữ liệu/ Computer & Data Management Competency
Sử dụng tốt Word, Excel, PowerPoint và Email/ Proficient in Word, Excel, PowerPoint, and Email
Có khả năng quản lý dữ liệu và lập báo cáo bằng phần mềm hoặc hệ thống quản lý/ Ability to manage data and prepare reports using software or management systems
Năng lực báo cáo và giao tiếp/ Reporting & Communication Competency
Soạn thảo công văn, báo cáo và biên bản rõ ràng, chuyên nghiệp/ Prepare clear and professional correspondence, reports, and meeting minutes
Giao tiếp và phối hợp công việc hiệu quả với các bên liên quan/ Communicate and coordinate effectively with relevant stakeholders
Năng lực tổ chức và quản lý thời gian/ Organization & Time Management Competency
Sắp xếp công việc khoa học, quản lý nhiều đầu việc cùng lúc/ Organize work systematically and manage multiple tasks simultaneously
Đảm bảo hoàn thành công việc đúng tiến độ và đúng yêu cầu/ Ensure tasks are completed on time and according to requirements
C. YÊU CẦU KINH NGHIỆM/ RELATED EXPERIENCE REQUIREMENTS
Có kinh nghiệm 1-2 năm về hành chính kỹ thuật, quản lý hồ sơ và hỗ trợ vận hành nhằm đảm bảo công việc được thực hiện chính xác, đầy đủ và đúng tiến độ/ Have 1-2 years of experience in technical administration, documentation management, and operational support to ensure work is carried out accurately, completely, and within the required timeline.
Kiến thức hành chính và kỹ thuật cơ bản/ Administrative & Basic Technical Knowledge
Hiểu biết cơ bản về hệ thống
kỹ thuật tòa nhà/công trình và thuật ngữ kỹ thuật/ Basic understanding of building/facility technical systems and technical terminology.
Hiểu quy trình vận hành, bảo trì và quản lý hồ sơ kỹ thuật/ Understand operation, maintenance, and technical documentation processes.
Quyền lợi
Chế độ lương thưởng và phúc lợi/ Compensation and Benefits
- Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm/ Competitive salary commensurate with abilities and experience.
- Tháng lương thứ 13, thưởng cuối năm theo kết quả hoạt động của Công ty/ 13th month salary and year-end bonus based on company performance.
- Hưởng đầy đủ các chế độ theo quy định của Luật Lao động Việt Nam khi trở thành nhân viên chính thức/ Full benefits as stipulated by Vietnamese Labor Law upon becoming a permanent employee.
- Cấp phát đồng phục hằng năm/ Annual uniform provision
- 12 ngày phép/năm, tăng theo thâm niên/ 12 days of annual leave, increasing with seniority
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo đúng quy định của pháp luật/ Social insurance, health insurance, and unemployment insurance in accordance with legal regulations.
- Bảo hiểm sức khỏe và tai nạn và nhiều hoạt động nội bộ, sự kiện ý nghĩa/ Health and accident insurance, and various internal activities and meaningful events.
Thông tin khác
Thời gian làm việc
Làm việc theo ca HC: 8 giờ/ngày, 6 ngày/tuần (bao gồm 45 phút nghỉ trưa).
Thông tin chung
Nơi làm việc
- - Hồ Chí Minh: Sài Gòn Marina IFC, Số 2 Tôn Đức Thắng, Phường Sài Gòn (Quận 1 cũ)
Cách thức ứng tuyển
Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến bằng cách bấm nút Ứng tuyển bên dưới:
Hạn nộp: 26/07/2026
