Thư Ký Công Trường Kiêm Kế Toán Dự Án

A. CÔNG TÁC THƯ KÝ CÔNG TRƯỜNG
• Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, công văn, biên bản, bản vẽ, tài liệu dự án.
• Soạn thảo biên bản họp, thông báo, công văn và các biểu mẫu phục vụ Ban Chỉ huy công trường.
• Theo dõi hồ sơ trình ký, hồ sơ nội bộ và tình trạng phê duyệt giữa công trường, văn phòng và các bên liên quan.
• Cập nhật danh sách nhân sự, chấm công, nghỉ phép, tăng ca và các thông tin hành chính tại công trường.
• Hỗ trợ công tác hậu cần: văn phòng phẩm, chỗ ở, xe cộ, cơm ca và các nhu cầu vận hành tại site.
• Phối hợp với BCH, nhà thầu phụ, tổ đội và các phòng ban để tổng hợp báo cáo, hồ sơ và thông tin dự án.
• Theo dõi các đầu việc, deadline và nhắc việc theo yêu cầu của Chỉ huy trưởng/Quản lý dự án.
B. CÔNG TÁC KẾ TOÁN DỰ ÁN
• Theo dõi và kiểm soát các khoản thu - chi, tạm ứng - hoàn ứng tại công trường.
• Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hóa đơn, chứng từ, phiếu đề nghị thanh toán trước khi gửi về Phòng Kế toán.
• Lập và theo dõi bảng chi phí dự án: vật tư, nhân công, thuê thiết bị, vận chuyển, ăn ở, chi phí hành chính và các chi phí phát sinh tại site.
• Theo dõi công nợ nhà cung cấp, tổ đội, nhà thầu phụ và các khoản phải thanh toán theo từng đợt.
• Theo dõi hồ sơ thanh toán, nghiệm thu, khối lượng và phối hợp với QS/BCH để đối chiếu số liệu khi cần.
• Quản lý quỹ công trường theo quy định; thực hiện báo cáo quỹ và đối chiếu định kỳ với Phòng Kế toán.
• Tổng hợp chứng từ gốc và chuyển về văn phòng đúng thời hạn, đảm bảo không thất lạc hoặc thiếu hồ sơ.
• Hỗ trợ kiểm soát chi phí thực tế so với ngân sách hoặc kế hoạch chi phí được duyệt của dự án.
C. CÔNG TÁC BÁO CÁO PHỐI HỢP
• Báo cáo trực tiếp cho Chỉ huy trưởng/Project Manager về công tác thư ký và vận hành tại công trường.
• Phối hợp chuyên môn với Phòng Kế toán và Phòng HCNS tại văn phòng.
• Thực hiện báo cáo tuần/tháng về: tình hình nhân sự và chấm công; chi phí, tạm ứng, hoàn ứng; công nợ và hồ sơ thanh toán; tình trạng chứng từ; các vấn đề tồn đọng cần xử lý.án.