Thư Ký Dự Án (Làm Việc Tại Đà Lạt, Ưu Tiên Nam)

TT Nội dung công việc Trình tự thực hiện công việc
I CÔNG TÁC QA & QC
1 Xây dựng danh mục hồ sơ yêu cầu đệ trình và theo dõi, đôn đốc các bên liên quan thực hiện hoàn thành theo kế hoạch
- Chuẩn bị danh mục hồ sơ yêu cầu Nhà thầu đệ trình cho buổi Kickoff meeting.
- Theo dõi, hướng dẫn và đôn đốc các bên hoàn thành công tác đệ trình hồ sơ phê duyệt theo kế hoạch của Ban QLDA.
2 Quản lý hệ thống và lưu trữ hồ sơ, văn bản
(HSPL, VLĐV, BPTC, SD, BBNT, BVHC,... và văn bản khác)
- Kiểm tra quy cách, biểu mẫu, cơ cấu hồ sơ đệ trình của Nhà thầu.
- Phân giao cho CBNV phụ trách bộ môn xem xét và đánh giá trước khi trình GĐ Ban QLDA phê duyệt.
- Nhập kho, lưu trữ vào hệ thống hồ sơ của Ban QLDA, đồng thời gửi Email, thông tin lại các bên đối với hồ sơ đã được phê duyệt.
3 Phát hành hồ sơ gửi đi của Ban QLDA cho các bên liên quan
(CTQL, CTCT, DCTK, BBHT, BBH,... và văn bản khác)
- Tiếp nhận và kiểm tra/ đánh giá lại thông tin, hồ sơ được yêu cầu gửi đi từ các CBNV quản lý bộ môn của Ban QLDA.
- Soạn thảo nội dung văn bản gửi đi theo Biểu mẫu QLDA và trình Giám đốc Ban xem xét phê duyệt.
- Phát hành hồ sơ gửi đi sau khi được Giám đốc Ban phê duyệt (bản cứng gửi trực tiếp và bản mềm qua email)
4 Quản lý hệ thống hồ sơ Thiết kế, điều chỉnh thiết kế của dự án
- Kiếm tra/ cập nhật hệ thống Bản vẽ Thiết kế phát hành.
- Đánh giá, quản lý các bản vẽ thay đổi/ điều chỉnh.
5 Đầu mối phối hợp với các Phòng/ Ban liên quan trong quá trình triển khai dự án
- Tổng hợp thông tin trao đổi và làm đầu mối đôn đốc, phối hợp với các Phòng/ Ban liên quan trong quá trình triển khai dự án. Cụ thể:
+ Ban Thiết kế: Đôn đốc, rà soát, đánh giá và hỗ trợ hoàn thiện BV để không làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công ngoài hiện trường.
+ Ban Kinh tế: Đôn đốc, rà soát và phối hợp trong việc thực hiện HSMT, đánh giá HSDT, soạn thảo Hợp đồng, biểu mẫu thanh toán.
+ Các Phòng Ban khác: tùy theo yêu cầu và thời điểm, sự vụ.
II KẾ HOẠCH - TỔNG HỢP
1 Báo cáo công tác triển khai/ quản lý dự án - Cập nhật và kiểm tra thông tin đã triển khai về nội dung báo cáo.
- Đánh giá kết quả thực hiện và nêu định hướng/ phương án triển khai tiếp theo.
- Hoàn thành báo cáo và trình Giám đốc Ban QLDA xem xét phê duyệt. Sau đó, gửi email cho BLĐ Tập đoàn và các Phòng/ Ban liên quan (ĐTPT, Thiết kế, Kinh tế, Tài chính, QLXD,...)
1.1 Báo cáo tuần: Thực hiện vào buổi chiều ngày cuối cùng trong tuần hoặc ngày hôm sau
1.2 Báo cáo tháng: Thực hiện vào buổi chiều ngày cuối cùng trong tháng hoặc ngày hôm sau
1.3 Báo cáo Quý/ Năm, Báo cáo đột xuất và Báo cáo các nội dung khác: Tùy theo yêu cầu và chỉ đạo của Ban lãnh đạo công ty hoặc Giám đốc Ban
2 Báo cáo tháng
(Gửi phòng Tài chính để báo cáo với Trái chủ)
- Hoàn thành báo cáo trong tuần đầu tiên của tháng tiếp theo
- Báo cáo nội dung chính các công tác xin thủ tục pháp lý đã hoàn thành.
- Báo cáo sơ bộ khối lượng hoàn thành công tác triển khai hiện trường và cập nhật hình ảnh thực tế.
3 Báo cáo tháng
(Kế hoạch giải ngân và sản lượng dự kiến cho tháng tiếp theo của các Hợp đồng thi công xây dựng/ TVGS)
- Hoàn thành báo cáo vào cuối tháng.
- Báo cáo sản lượng sơ bộ của các Nhà thầu trong tháng tiếp theo.
4 Lập Tiến độ thi công dự án Tùy theo từng thời điểm, căn cứ theo tình hình thực tế để lập lại tiến độ thi công phục vụ cho công tác quản lý dự án.
5 Theo dõi Khối lượng triển khai thực hiện của Nhà thầu
- Cập nhật và kiểm tra thường xuyên khối lượng triển khai của các Nhà thầu.
- Lập bảng theo dõi và đánh giá kết quả hoàn thành căn cứ theo kế hoạch/ tiến độ đã được BLĐ phê duyệt.
- Cảnh báo các nội dung công việc có nguy cơ ảnh hưởng lớn đến tiến độ dự án cho Giám đốc Ban.
6 Quản lý chung về Hợp đồng
(Thi công xây dựng, lắp đặt, TVGS,...)
- Tổng hợp và cập nhật thông tin chính của các Hợp đồng.
- Cập nhật tình trạng thanh toán của các gói thầu.
- Hỗ trợ thực hiện công tác thanh quyết toán của các gói thầu.