Thư Ký Dự Án/ Site Admin/ Site Secretary

- Thực hiện công tác quản trị hành chính, văn phòng trên công trường theo phân công của Giám đốc dự án/Chỉ huy trưởng: tổ chức họp, sắp xếp hệ thống giấy tờ và thực hiện các công tác giao nhận tài liệu nội bộ, Chủ đầu tư... và các đối tác khác trên công trường/ Implement office administration work on the site as assigned by the Project Director/Site manager: organize meetings, paperwork, prepare office supplies, internal document delivery, investor ... and other partners on site.
- Cập nhật báo cáo diễn biến các hoạt động ở công trường để phối hợp với các phòng ban công ty hỗ trợ cho các công trường thi công/ Update reports on activities at the construction site to coordinate with company departments to support the construction sites.
- Lưu giữ và quản lý tài liệu liên quan trực tiếp đến công việc theo tiêu chuẩn/ Maintain and manage documents directly related to work according to standards.
- Theo dõi, chấm công cho nhân viên công trường để cập nhật cho Phòng HCNS/ Monitor, time keeping for all staffs in site, monthly update to HR team.
- Theo dõi và quản lý thu chi quỹ công trường và báo cáo với văn phòng chính/ Record, control site's cashflow and report to head office.
- Cộng tác với các team nội bộ (MEP, HSE, PC..) để tìm kiếm nhà cung cấp vật tư phù hợp/ Corporate with internal team (MEP, HSE, PC) to complete procedures for finding suitable suppliers to provide materials.
- Phụ trách hồ sơ thanh toán và hợp đồng với những đơn vị liên quan (nhà cung cấp, nhà thầu phu,..)/ Prepare contract, payment documents with supplier and subcontractor.
- Làm phiếu yêu cầu, mua và quản lí vật tư, đồ dùng hành chính tại công trường/ Make request, buy, record and control materials, stationery for site office.
- Hỗ trợ các bên liên quan hoàn thiện các thủ tục, giấy tờ xây dựng để hoàn thành nhiệm vụ chung/ Support stakeholders to complete construction paperwork and procedures to complete project.
- Trung gian liên hệ và chia sẻ tin tức từ văn phòng chính của công ty (chính sách mới, vấn đề nhân sự) tới công trường/ Update information, new policy from head office and sharing to site.
- Tổ chức các sự kiện nhỏ liên quan đến công trường và đội nhóm (sinh nhật tháng, trung thu, tất niên....)/ Coordinate with HO and celebrate some activities for team (monthly birthday, Mid Autumn, year end party....)
- Các công việc hành chính khác theo yêu cầu/ Other tasks will be discussed via interview.