Mô tả công việc
1. Công tác thư ký cho
Phó Tổng Giám đốcLập kế hoạch, sắp xếp lịch trình và chuẩn bị hậu cần (vé máy bay, lưu trú, phương tiện di chuyển) cho các chuyến công tác của Phó Tổng Giám đốc.
Sắp xếp lịch họp, chuẩn bị tài liệu và ghi chép biên bản các cuộc họp dự án.
2. Quản lý Hồ sơ & Tài liệu Dự án
Quản lý luồng văn bản: Tiếp nhận, phân loại và xử lý các công văn đến/đi, công văn nội bộ giữa chủ đầu tư, nhà thầu và các cơ quan chức năng.
Lưu trữ & Hệ thống hóa:
Thiết lập hệ thống lưu trữ khoa học (bản cứng và bản mềm) cho toàn bộ tài liệu Phòng Đầu tư Xây dựng.
Phân loại và biên mục chi tiết: Hồ sơ pháp lý dự án, hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ thi công, hồ sơ hoàn công, tiêu chuẩn kỹ thuật (Specs).
Theo dõi hợp đồng & thanh toán: Quản lý danh mục theo dõi Hợp đồng, Đơn đặt hàng (PO), hồ sơ phát sinh, hồ sơ nghiệm thu và quyết toán dự án.
3. Công tác Hành chính
Trực tiếp soạn thảo các văn bản hành chính: Thông báo, công văn, tờ trình và các biểu mẫu chung của phòng.
Theo dõi và nhắc nhở tiến độ thực hiện các kết luận cuộc họp hoặc các công việc đã được PTGĐ phê duyệt.
Quản lý văn phòng phẩm và các công tác hành chính khác của phòng.
4. Các nhiệm vụ khác
Thực hiện báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để hoàn thiện hồ sơ dự án.
Thực hiện những công việc khác theo phân công của cấp trên.
Yêu cầu
Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành: Quản trị văn phòng, Hành chính, Luật, Ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành liên quan đến Xây dựng/Kỹ thuật.
Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký dự án hoặc Hành chính dự án trong lĩnh vực Xây dựng/Bất động sản.
Có tư duy hệ thống tốt; am hiểu quy trình phân loại, lưu trữ hồ sơ dự án (hồ sơ pháp lý, hoàn công, thanh quyết toán).
Thành thạo tin học văn phòng, soạn thảo văn bản hành chính, tờ trình, biên bản họp chuyên sâu và các loại công văn dự án.
Ngoại ngữ:
Tiếng Anh giao tiếp tốt và đọc hiểu được các thuật ngữ chuyên ngành Xây dựng/Hợp đồng là một lợi thế lớn.
Nhanh nhẹn, chịu được áp lực công việc cao và có tinh thần trách nhiệm.
Sẵn sàng đi công tác cùng lãnh đạo khi có yêu cầu.
Quyền lợi
Thu nhập hấp dẫn theo năng lực và vị trí.
Được tham gia đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, BHTN 24/24.
Khám sức khỏe định kì hằng năm.
Phụ cấp đồng phục hằng năm.
Phụ cấp ăn trưa.
Phụ cấp khác theo quy định của Luật Lao động và Tập đoàn.
Lộ trình đào tạo rõ ràng và cơ hội thăng tiến cao.
Môi trường làm việc năng động, thân thiện và chuyên nghiệp.
Thông tin khác
Thời gian làm việc
Thứ 2 - Thứ 6 (từ 08:30 đến 17:30)
Thứ 7 (từ 08:30 đến 12:30)
Thông tin chung
Nơi làm việc
- - Hồ Chí Minh: 183 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận (quận Phú Nhuận cũ)
Cách thức ứng tuyển
Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến bằng cách bấm nút Ứng tuyển bên dưới:
Hạn nộp: 25/05/2026
