Thư Ký Giám Đốc Xây Dựng

1. Quản lý chương trình công việc và nhiệm vụ của Khối (25%).
Tổng hợp chương trình/kế hoạch công việc tuần, tháng và các nhiệm vụ trọng tâm của Khối.
Tiếp nhận chỉ đạo của Giám đốc Khối; chuyển hóa thành đầu việc có người phụ trách, thời hạn, sản phẩm đầu ra và trạng thái theo dõi.
Duy trì Danh mục theo dõi nhiệm vụ (Action Tracker); nhắc việc, đôn đốc, cập nhật kết quả và theo dõi đến khi đóng việc.
Cảnh báo kịp thời nhiệm vụ chậm, có nguy cơ chậm, chồng chéo trách nhiệm hoặc cần xử lý vượt cấp.
2. Tổ chức công tác họp và hỗ trợ điều hành (20%).
Xây dựng lịch, chương trình và chuẩn bị hồ sơ/tài liệu cho họp giao ban, họp chuyên đề, họp dự án và các buổi làm việc của Giám đốc Khối.
Ghi nhận, dự thảo biên bản/thông báo kết luận; chuyển kết luận thành danh mục hành động cụ thể.
Theo dõi việc thực hiện kết luận/chỉ đạo sau họp và báo cáo các nội dung tồn đọng.
3. Tổng hợp thông tin, báo cáo và dữ liệu điều hành (20%).
Thu thập, kiểm tra và tổng hợp thông tin từ các Ban/dự án; chuẩn bị báo cáo tuần, tháng và báo cáo theo yêu cầu.
Theo dõi các nội dung trọng yếu: pháp lý, đầu tư, thiết kế, tiến độ, chi phí, hợp đồng, chất lượng và các vấn đề cần quyết định.
Duy trì bảng theo dõi tổng hợp (Dashboard/Tracker), danh mục vấn đề/rủi ro và nội dung cần xử lý vượt cấp.
Quản lý hồ sơ, phiên bản tài liệu và dữ liệu điều hành chung của Khối.
4. Điều phối công việc giữa các Ban và đơn vị liên quan (15%).
Là đầu mối hỗ trợ luân chuyển thông tin và yêu cầu phối hợp theo phân công của Giám đốc Khối.
Theo dõi các đầu việc liên Ban, bảo đảm xác định rõ đơn vị chủ trì/phối hợp; phát hiện công việc bị bỏ trống hoặc chồng chéo để báo cáo.
Theo dõi các cam kết với phòng/ban, công ty thành viên, khách hàng, tư vấn, nhà thầu và đối tác liên quan.
5. Biên dịch, phiên dịch và hỗ trợ đối ngoại (15%).
Phiên dịch tiếng Trung và/hoặc tiếng Anh trong các cuộc họp, làm việc, khảo sát, đàm phán và trao đổi giữa Giám đốc Khối/BLG với đối tác nước ngoài.
Biên dịch thư từ, tài liệu, biên bản, nội dung trao đổi và hồ sơ phục vụ công việc theo phân công.
Chuẩn bị thuật ngữ, nội dung và tài liệu trước buổi làm việc; hỗ trợ ghi nhận chính xác các cam kết và đầu việc sau cuộc họp.
Bảo đảm nội dung phiên dịch/biên dịch trung thực, đúng ngữ cảnh chuyên môn và bảo mật thông tin.
6. Công việc khác theo phân công (5%)
Hỗ trợ Giám đốc Khối trong các công việc quản trị, đối ngoại và nhiệm vụ phát sinh thuộc phạm vi hoạt động của Khối.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công phù hợp với chức năng vị trí.