Thư Ký Hành Chính Tổng Hợp

I. NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Công tác Thư ký, hỗ trợ HĐQT kiểm soát hoạt động vận hành chung (60%):
• Tiếp nhận, tổng hợp và truyền đạt thông tin giữa Ban Lãnh đạo với các phòng ban.
• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Ban Lãnh đạo. Thư ký cuộc họp, Biên bản họp, ghi chép chỉ đạo của Ban Lãnh đạo;
• Rà soát, theo dõi, đôn đốc nhắc nhở và kiểm soát tiến độ, cập nhật kết quả thực hiện của các phòng/ban/bộ phận (BVH, TC-KT, PTDA,..). Báo cáo kết quả thực hiện đầu việc đến Ban lãnh đạo;
• Cập nhật/nhắc lịch làm việc và là đầu mối tiếp nhận đăng ký lịch làm việc của các đơn vị/phòng ban với HĐQT;
• Soát xét, tham mưu hồ sơ trình ký các đơn vị phòng ban trước khi trình TGĐ phê duyệt;
• Phối hợp rà soát, kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ nội nghiệp liên quan đến vận hành, tài chính, tờ trình trước khi trình Ban Lãnh đạo/HĐQT. Là đầu mối tiếp nhận, kiểm soát hồ sơ/Tờ trình và theo dõi quá trình thực hiện theo chỉ đạo tại TTr/phê duyệt.
• Quản lý, lưu trữ hồ sơ sau phê duyệt của HĐQT, biên bản họp, thông báo kết luận và tài liệu thuộc phạm vi công việc phụ trách;
2. Công tác Hành chính Nhân sự - văn thư lưu trữ (40%):
• Hỗ trợ công tác tuyển dụng;
• Hỗ trợ các công tác hành chính, quản trị văn phòng;
• Kiểm soát, theo dõi, soạn thảo các văn bản chứng từ, thủ tục hành chính gồm: Văn bản đi/đến, quyết định, công văn, thông báo, hợp đồng, hồ sơ thanh toán trước khi trình TGĐ.
• Quản lý số văn bản, sổ theo dõi văn bản theo đúng quy định.
• Thực hiện cấp dấu phát hành CV/VB đi đến/QĐ/TB ... và thực hiện tổ chức lữu trữ văn bản theo quy trình của Công ty và Dự án;
• Thực hiện lưu trữ hồ sơ bản cứng và bản mềm khoa học (có file theo dõi chi tiết);
• Phân loại, sắp xếp và lập danh mục hồ sơ lưu trữ.
• Đảm bảo tính bảo mật đối với toàn bộ hồ sơ, tài liệu của Công ty.
3. Thực hiện các công việc khác theo phân công của TP HCNS hoặc Ban Lãnh Đạo.