Thư Ký Tổng Giám Đốc - Từ 3 Năm Kinh Nghiệm - Đi Làm Ngay

1 Lịch làm việc và ưu tiên
Sắp xếp và cập nhật lịch; xác minh mục tiêu, thành phần, thời lượng, địa điểm và tài liệu của từng cuộc hẹn.
Phát hiện xung đột, khoảng trống chuẩn bị và việc cần CEO quyết định; bảo vệ thời gian dành cho công việc chiến lược và công việc sâu.
2 Cuộc họp và recap bằng AI
Chuẩn bị chương trình, hồ sơ nền và điểm cần quyết định; tổ chức cuộc họp và quản lý tài liệu liên quan.
Dùng công cụ AI được công ty cho phép để tạo recap chuyên nghiệp từ ghi chú hoặc bản ghi: ngắn gọn, có bối cảnh, quyết định, việc cần làm, người chịu trách nhiệm và thời hạn.
Kiểm tra lại người tham dự, dữ kiện, ý nghĩa, mức độ bảo mật và thẩm quyền trước khi phát hành; không xem nội dung AI tạo ra là bản chính thức nếu chưa được con người xác nhận.
3 Thông tin dữ liệu và theo dõi chỉ đạo
Tiếp nhận, phân loại và trình CEO văn bản, đề nghị và thông tin cần xử lý; nêu rõ nguồn, mức khẩn, hạn phản hồi và hành động đề xuất.
Chuyển quyết định thành danh mục hành động có đầu ra, người chịu trách nhiệm, thời hạn và trạng thái; cập nhật trên công cụ quản lý thông tin, dữ liệu và công việc được công ty quy định.
Nhắc việc trước hạn; báo cáo việc trễ, phụ thuộc chưa xử lý, nội dung có nguy cơ sai lệch hoặc không có người chịu trách nhiệm.
4 Hỗ trợ Kiến trúc sư trưởng quản lý hành chính Nguồn năng lực dùng chung PTP
Sắp lịch các phiên làm việc về quản lý và phát triển Nguồn năng lực dùng chung Sản phẩm và Công nghệ (PTP); tập hợp báo cáo từ các Trưởng nguồn năng lực (Pool Lead).
Tổng hợp tình trạng nhân sự, năng lực cam kết, dùng chung và dự phòng; nhu cầu cung ứng; kế hoạch phát triển kỹ năng; rủi ro quá tải và vấn đề cần Kiến trúc sư trưởng quyết định.
Quản lý hồ sơ hành chính về phân bổ năng lực, ưu tiên, người chịu trách nhiệm, thời hạn và trạng thái; theo dõi việc PTP cung ứng và phát triển nguồn lực theo quyết định đã được phê duyệt.
5 Văn bản điều phối và bảo mật
Soạn hoặc hoàn thiện thư, thông báo, lịch họp, recap và văn bản điều phối theo ý kiến CEO; bảo đảm đúng dữ kiện, giọng điệu, người nhận, phiên bản và thẩm quyền.
Điều phối với đơn vị và đối tác trong phạm vi được giao; chuẩn bị hậu cần công tác, tiếp khách và sự kiện có CEO tham dự.
Bảo vệ tuyệt đối thông tin cá nhân, chiến lược, nhân sự, đối tác, pháp lý, tài chính, sản phẩm và công nghệ chưa công bố.