Thực Tập Sinh Nhân Sự

1. Quản lý và tổ chức hồ sơ
Lưu trữ hồ sơ: Nhân viên lưu hồ sơ có trách nhiệm lưu trữ các tài liệu, hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử của tổ chức. Công việc này bao gồm việc phân loại và sắp xếp tài liệu theo từng nhóm.
Xử lý hồ sơ mới: Cập nhật và bổ sung tài liệu mới vào hệ thống lưu trữ khi có tài liệu mới được tạo ra hoặc nhận vào.
Phân loại và ghi chú hồ sơ: Tổ chức hồ sơ theo các tiêu chí phù hợp (theo loại tài liệu, thời gian, phòng ban, v.v.) và đảm bảo mỗi hồ sơ được ghi chú chi tiết để dễ dàng tra cứu sau này.
Bảo mật hồ sơ: Đảm bảo hồ sơ và tài liệu quan trọng được bảo mật, không để lộ thông tin không cần thiết ra ngoài.
2. Số hóa và lưu trữ điện tử
Chuyển đổi hồ sơ giấy thành hồ sơ điện tử: Thực hiện việc số hóa tài liệu giấy thành các bản sao điện tử (chẳng hạn quét tài liệu, lưu trữ vào hệ thống quản lý tài liệu điện tử).
Lưu trữ điện tử: Đảm bảo rằng hồ sơ số được tổ chức và lưu trữ trên các hệ thống phần mềm quản lý tài liệu để dễ dàng truy cập, bảo mật và sao lưu.
Đảm bảo tuân thủ quy định: Tuân thủ các quy định về bảo mật, quy trình lưu trữ và quản lý hồ sơ theo các quy định của tổ chức hoặc theo pháp luật.
3. Hỗ trợ tra cứu và cung cấp thông tin
Hỗ trợ truy xuất hồ sơ: Khi các phòng ban khác yêu cầu, nhân viên lưu hồ sơ cần hỗ trợ tìm kiếm và cung cấp các tài liệu, hồ sơ cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác.
Truy xuất và cung cấp tài liệu: Đảm bảo rằng tài liệu được cung cấp đúng thời gian và theo yêu cầu của các bộ phận liên quan.
4. Lập báo cáo và theo dõi hồ sơ
Lập báo cáo định kỳ: Báo cáo về tình trạng lưu trữ hồ sơ, số lượng tài liệu đã lưu trữ, tình trạng bảo quản của hồ sơ, v.v.
Theo dõi và kiểm tra hồ sơ: Đảm bảo tất cả các hồ sơ đều được lưu trữ đúng quy định và không có sai sót trong quá trình lưu trữ hoặc truy xuất.
5. Các công việc khác theo yêu cầu của quản lý