Trợ Lý Ban Giám Đốc

Mô tả Công việc
1. Hỗ trợ điều hành & chiến lược:
- Làm việc trực tiếp với BGĐ trong việc triển khai kế hoạch kinh doanh và các dự án trọng điểm.
- Tổng hợp, phân tích báo cáo tuần, tháng của các bộ phận, đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả hoạt động & tăng trưởng.
- Theo dõi, đôn đốc tiến độ các phòng ban/dự án theo danh sách việc BGĐ giao, đảm bảo mục tiêu được thực thi đúng kế hoạch, báo cáo BGĐ hằng tuần.
- Chuẩn bị nội dung, tài liệu phục vụ các buổi họp/đánh giá chiến lược.
2. Phát triển kinh doanh & Đối ngoại:
- Hỗ trợ BGĐ tìm kiếm, đánh giá và phát triển mạng lưới đối tác/nhà cung cấp chiến lược.
- Tham gia làm việc, đàm phán và phối hợp triển khai các hợp đồng hợp tác theo chỉ đạo của BGĐ, theo dõi phiên bản, trình ký và lưu trữ hợp đồng.
- Nghiên cứu thị trường, phân tích xu hướng ngành để đề xuất cơ hội kinh doanh mới, số liệu ghi rõ nguồn và thời điểm.
- Hỗ trợ BGĐ trong các buổi gặp gỡ khách hàng/đối tác quan trọng: chuẩn bị hồ sơ, tài liệu trước buổi làm việc, ghi biên bản tiếng Việt, tiếng Anh và theo dõi các cam kết sau họp.
- Chuẩn bị nội dung các cuộc họp định kỳ với nhà sản xuất, tổng hợp số liệu từ Kế toán, Kinh doanh, Marketing, soạn tài liệu, gửi thư mời và biên bản.
- Lên chương trình đón tiếp khi đối tác, nhà sản xuất đến làm việc: lịch làm việc, đón sân bay, phòng họp, quà tặng, nhà hàng.
3. Trợ lý điều hành.
- Quản lý lịch làm việc, ưu tiên hóa các đầu việc quan trọng cho BGĐ; nhắc lịch và chuẩn bị tài liệu trước mỗi cuộc hẹn.
- Sắp xếp công tác trong và ngoài nước (vé máy bay, khách sạn, thị thực, lịch trình), chuẩn bị đầy đủ tài liệu trước chuyến đi, tháp tùng BGĐ khi được phân công.
- Tiếp nhận, sàng lọc và xử lý thông tin đầu vào (email, báo cáo, đề xuất từ các phòng ban).
- Thay mặt BGĐ theo dõi, phản hồi và điều phối thông tin với các bộ phận khi cần.
- Tổ chức, tham dự và ghi nhận nội dung các cuộc họp, (ghi âm, dùng công cụ AI ghi biên bản), gửi biên bản kèm việc cần làm, người phụ trách, thời hạn và nhắc các bên theo dõi sau họp.
- Soạn thảo công văn, thư, email bằng tiếng Việt và tiếng Anh, in, trình ký, đóng dấu, lưu trữ và gửi hồ sơ sau khi bộ phận chuyên môn đã duyệt nội dung, bảo mật thông tin của BGĐ và đối tác.
- Quản lý và kiểm soát các chi phí liên quan đến hoạt động của BGĐ, lập tạm ứng, thanh toán theo quy định của Công ty:
- Gửi báo cáo tuần cho Tổng Giám đốc, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của BGĐ trên ổ đĩa dùng chung của Công ty.
4. Điều phối & vận hành nội bộ.
- Là đầu mối kết nối thông tin giữa BGĐ và các phòng ban.
- Phối hợp với bộ phận Marketing trình BGĐ duyệt nội dung truyền thông và theo dõi lịch đăng bài.
- Hỗ trợ chuẩn hóa quy trình làm việc, cải thiện hiệu suất phối hợp nội bộ.
- Tổ chức hậu cần các chương trình nội bộ do BGĐ chủ trì (họp toàn công ty, NAVIVA Clubhouse, chương trình thi đua, quà lễ).
- Tham gia triển khai các dự án vận hành khi được phân công.