Trợ lý Cá nhân cho CEO tồn tại để bảo vệ khả năng tập trung và năng lực thực thi của CEO bằng cách đảm nhiệm toàn bộ phần vận hành và hậu cần trong đời sống cá nhân cũng như công việc của CEO.
Đây là vị trí yêu cầu mức độ tin tưởng cao và trách nhiệm lớn, làm việc gần gũi với CEO hằng ngày. Công việc bao gồm quản lý hậu cần cá nhân, điều phối công việc gia đình,
quản lý tài chính, sắp xếp di chuyển, lịch trình và một phần vận hành công ty. Mọi tương tác đều đòi hỏi sự kín đáo, chính xác và đáng tin cậy.
Bạn sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ lớp vận hành trong cuộc sống hằng ngày của CEO để anh ấy có thể tập trung vào chiến lược, định hướng nội dung và xây dựng công ty. Điều này bao gồm xử lý thanh toán và hoàn ứng, phối hợp với nhà cung cấp và nhân sự gia đình, quản lý du lịch và lịch trình, tài liệu và SOP, cũng như chủ động phát hiện vấn đề trước khi chúng đến tay CEO.
Vị trí này phù hợp với người cực kỳ ngăn nắp, bình tĩnh trước nhiều yêu cầu cùng lúc, thành thạo tiếng Việt và
tiếng Anh, và có khả năng tự chủ trong các quyết định nhỏ lặp lại. Hiệu suất tốt được thể hiện qua việc CEO không cần phải nghĩ đến hóa đơn, đặt chỗ, thanh toán hay bất kỳ chi tiết hậu cần nào vì Trợ lý Cá nhân đã xử lý trước đó
Trách nhiệm công việc
Quản lý tất cả các khoản thanh toán cá nhân và gia đình định kỳ (
giúp việc, đầu bếp, giặt là, tài xế, điện nước và hoàn ứng) với độ chính xác tuyệt đối và không có thanh toán trễ hạn
Phụ trách toàn bộ liên lạc với nhà cung cấp qua Zalo, bao gồm điều phối taxi, bảo trì nhà cửa, đăng ký cư trú, nha khoa và các nhà cung cấp dịch vụ tiếng Việt khác
Quản lý lịch của CEO, sắp xếp cuộc họp qua Calendly theo quy trình chuẩn của NIA và bảo vệ các khoảng thời gian "deep work" khỏi những gián đoạn không khẩn cấp
Sắp xếp toàn bộ các chuyến công tác trong và ngoài nước, bao gồm đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển, check-in online và chuẩn bị lịch trình đầy đủ
Theo dõi và quản lý visa, eVisa và thời hạn đăng ký tạm trú cho CEO và các thành viên được chỉ định; nhắc nhở trước ít nhất 1 tháng trước khi hết hạn
Lưu trữ hồ sơ tài chính chính xác cho các chi phí cá nhân và gia đình, bao gồm hóa đơn, đối soát hàng tháng và tài liệu hoàn ứng
Điều phối các hoạt động gia đình như đặt nhà hàng, lịch khám thú cưng, giao hàng, sửa chữa nhà cửa và lịch làm việc của nhà cung cấp dịch vụ
Hỗ trợ các đầu việc vận hành phía công ty
Xây dựng và duy trì tài liệu bao gồm SOP, sơ đồ quyền truy cập Google Drive, danh bạ nhà cung cấp và hồ sơ lương nhân sự gia đình
Chủ động xử lý các quyết định trong phạm vi ngân sách được phân quyền; báo cáo kịp thời và đầy đủ ngữ cảnh đối với các quyết định vượt quyền hạn
Kết quả mong đợi
Không có bất kỳ khoản thanh toán nào bị chậm hoặc bị bỏ sót
100% visa và eVisa được gia hạn đúng hạn cho CEO và các thành viên liên quan, với nhắc nhở trước tối thiểu 30 ngày
Không làm gián đoạn các khung "deep work" của CEO bởi các vấn đề vận hành thuộc phạm vi PA sau 90 ngày đầu tiên
100% tuân thủ quy trình sắp xếp lịch họp của NIA
Hồ sơ tài chính và hóa đơn luôn chính xác, cập nhật đầy đủ và có thể truy xuất bất kỳ lúc nào mà không có sai lệch
Đến tháng thứ 6 có khả năng ra quyết định độc lập, hợp lý trong phạm vi ngân sách được giao và hiểu rõ sở thích của CEO
Hoàn thiện toàn bộ các khoảng trống tài liệu hiện có (SOP PA, sơ đồ Google Drive, hồ sơ lương nhân sự gia đình, kế hoạch vận hành nhóm Zalo) trong 90 ngày đầu
Thời gian làm việc:
Thứ Hai đến Thứ Sáu: 9:00 - 17:00
Thứ Bảy: 9:00 - 11:30
Sau 90 ngày đầu tiên, có thể làm việc tại nhà linh hoạt 2 ngày/tuần tùy theo tình hình vận hành
Do đây là vị trí hỗ trợ founder, đôi khi sẽ cần hỗ trợ ngoài giờ cho việc điều phối di chuyển, xử lý hậu cần khẩn cấp hoặc liên lạc gấp với nhà cung cấp
Người Việt Nam bản ngữ để giao tiếp hằng ngày với nhà cung cấp và nhân sự gia đình
Khả năng tiếng Anh tốt cả nói và viết để làm việc với đối tác quốc tế, khách họp nước ngoài và tài liệu tiếng Anh
Đang sinh sống hoặc sẵn sàng chuyển đến Đà Nẵng; đây là vị trí làm việc trực tiếp tại văn phòng, không tuyển ứng viên remote .
Có kinh nghiệm quản lý tiền thay cho người khác (ngân sách gia đình, doanh nghiệp gia đình hoặc công ty cũ) với người tham chiếu xác thực được
Khả năng tổ chức, chú ý chi tiết và theo sát công việc xuất sắc; có thể xử lý nhiều đầu việc cùng lúc mà vẫn đảm bảo độ chính xác và phản hồi nhanh
Chủ động phát hiện các công việc lặp lại, xây dựng hệ thống để xử lý và giải quyết vấn đề trước khi CEO phải chú ý đến
Bình tĩnh dưới áp lực; có thể xử lý nhiều yêu cầu cạnh tranh mà không leo thang vấn đề quá sớm
Có tính bảo mật cao; thoải mái khi tiếp cận thông tin tài chính, vận hành và đời sống cá nhân của CEO
Thành thạo Calendly, Google Workspace, Traveloka, [protected info], Momo và các ứng dụng ngân hàng; có khả năng học nhanh hệ thống mới
Người phù hợp với vị trí này cần thực sự đồng thuận với các giá trị cốt lõi của NIA và hiểu vì sao chúng quan trọng trong một vai trò hỗ trợ founder với mức độ tin tưởng cao.
Competitive Greatness (Tinh thần cạnh tranh để xuất sắc). Luôn ở trạng thái tốt nhất khi cần thiết nhất. Hoàn toàn chịu trách nhiệm cho phạm vi công việc của mình và xem sự cải thiện nhỏ là lợi thế tích lũy theo thời gian. Một PA xem mọi việc là "việc nhỏ" sẽ bị thay thế bởi người xem mỗi việc là cơ hội xây dựng niềm tin.
Integrity (Chính trực). Là kiểu người chỉ cần lời nói là đủ đáng tin. Tiền bạc, lịch trình, thông tin mật và quyền truy cập gia đình đều đi qua vị trí này. Chúng tôi chỉ tuyển những người có sự thống nhất tuyệt đối giữa suy nghĩ, lời nói và hành động, và sẽ đánh giá điều đó rất kỹ.
Sincerity (Chân thành). Có đủ nhận thức để nhìn thấy sự thật khó nghe và đủ dũng cảm để nói ra một cách phù hợp. Một PA dám góp ý riêng với CEO khi anh ấy sai sẽ giá trị hơn người luôn đồng ý mọi thứ. Không thể xây dựng niềm tin cao nếu thiếu sự trung thực từ cả hai phía.
