Trợ Lý Giám Đốc/Chủ Tịch Lĩnh Vực Giáo Dục

Tổng quan vị trí
• Hỗ trợ trực tiếp Giám Đốc/Chủ Tịch trong quản lý lịch trình, nhắc việc, tổng hợp thông tin và theo dõi tiến độ.
• Đóng vai trò cầu nối thông tin giữa lãnh đạo và các bộ phận trong quá trình triển khai chương trình đào tạo.
• Phù hợp với ứng viên cẩn thận, kín đáo, chủ động, có khả năng theo sát nhiều đầu việc trong môi trường làm việc linh hoạt.
1. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
SKT đang tìm kiếm Trợ Lý Giám Đốc/Chủ Tịch có khả năng hỗ trợ điều phối công việc, quản lý lịch trình, theo dõi tiến độ, tổng hợp thông tin và kết nối các bộ phận theo chỉ đạo của Giám Đốc/Chủ Tịch.
Vị trí này phù hợp với người cẩn thận, chủ động, kín đáo, có tư duy sắp xếp công việc tốt và có khả năng theo sát nhiều đầu việc cùng lúc. Ứng viên sẽ đóng vai trò là người hỗ trợ trực tiếp để giúp Giám Đốc/Chủ Tịch tối ưu thời gian, kiểm soát tiến độ và đảm bảo các công việc quan trọng được triển khai đúng hạn.
2. NHIỆM VỤ CHÍNH
Hỗ trợ quản lý lịch trình và công việc
• Sắp xếp, nhắc lịch và theo dõi lịch làm việc của Giám Đốc/Chủ Tịch.
• Chuẩn bị thông tin, tài liệu, checklist trước các cuộc họp, buổi làm việc hoặc chương trình quan trọng.
• Ghi chú nội dung cuộc họp và tổng hợp các đầu việc cần thực hiện sau cuộc họp.
• Theo dõi deadline, nhắc việc và cập nhật tiến độ các công việc được giao.
Hỗ trợ điều phối đội ngũ theo chỉ đạo
• Truyền đạt thông tin, yêu cầu và chỉ đạo từ Giám Đốc/Chủ Tịch đến các bộ phận liên quan.
• Theo dõi tiến độ thực hiện công việc của các phòng ban/bộ phận.
• Tổng hợp tình hình triển khai và báo cáo lại những vấn đề cần xử lý.
• Hỗ trợ kết nối thông tin giữa các bộ phận để tránh chậm trễ hoặc bỏ sót việc.
Hỗ trợ quản lý thông tin và báo cáo
• Tổng hợp báo cáo công việc theo ngày/tuần/tháng.
• Cập nhật dữ liệu, tài liệu, kế hoạch và tiến độ trên Google Sheet, Google Drive, CRM hoặc các công cụ nội bộ.
• Lưu trữ biên bản họp, tài liệu, thông tin quan trọng một cách khoa học.
• Theo dõi các chỉ số cơ bản liên quan đến vận hành, học viên, doanh thu hoặc tiến độ chương trình theo yêu cầu.
Hỗ trợ triển khai chương trình đào tạo
• Phối hợp cùng các bộ phận để chuẩn bị cho các chương trình đào tạo online/offline.
• Theo dõi các đầu việc liên quan đến lớp học, sự kiện, buổi Zoom, workshop hoặc chương trình tuyển sinh.
• Nhắc các bộ phận hoàn thành đúng timeline: nội dung, media, marketing, sales, CSKH, vận hành.
• Báo cáo kịp thời các rủi ro, vấn đề phát sinh hoặc công việc bị chậm tiến độ.
Hỗ trợ công việc cá nhân trong phạm vi công việc
• Sắp xếp lịch họp, lịch trao đổi, lịch làm việc với đối tác/nội bộ.
• Chuẩn bị nội dung tóm tắt, tài liệu, thông tin cần thiết trước các buổi làm việc.
• Hỗ trợ kiểm tra thông tin, tổng hợp dữ liệu và chuẩn bị báo cáo nhanh khi cần.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công trực tiếp từ Giám Đốc/Chủ Tịch.
3. YÊU CẦU ỨNG VIÊN
• Có kinh nghiệm từ 1 năm trở lên ở vị trí trợ lý giám đốc, trợ lý chủ tịch, thư ký, admin điều phối, vận hành hoặc hỗ trợ quản lý.
• Ưu tiên ứng viên từng làm trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo, coaching, kinh doanh online, khóa học online/offline hoặc cộng đồng học viên.
• Cẩn thận, kín đáo, có trách nhiệm và có khả năng bảo mật thông tin.
• Giao tiếp rõ ràng, biết ghi chú, tổng hợp và báo cáo thông tin mạch lạc.
• Có khả năng nhắc việc, theo dõi deadline và kiểm soát tiến độ nhiều đầu việc cùng lúc.
• Sử dụng tốt Google Sheet, Google Drive, Zalo, Zoom và các công cụ làm việc online.
• Có khả năng làm việc toàn thời gian, chủ động và tự quản lý thời gian.
• Có máy tính cá nhân, đường truyền internet ổn định.
• Yêu thích lĩnh vực AI, giáo dục và phát triển con người là một lợi thế.
4. CHÂN DUNG ỨNG VIÊN PHÙ HỢP
• Là người kỹ lưỡng, nhanh nhạy, không để sót việc.
• Có tư duy hỗ trợ lãnh đạo, biết việc nào cần ưu tiên trước.
• Chủ động nhắc việc nhưng không vượt quyền.
• Giao tiếp khéo léo, biết truyền đạt thông tin rõ ràng.
• Có khả năng giữ bình tĩnh khi có nhiều việc phát sinh.
• Biết bảo mật thông tin, kín đáo trong công việc.
• Có tinh thần học hỏi, sẵn sàng làm việc trong môi trường tốc độ cao.
• Mong muốn đồng hành lâu dài trong lĩnh vực đào tạo AI.
5. KPI ĐỀ XUẤT
• Tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn.
• Tỷ lệ nhắc việc/nhắc deadline chính xác và kịp thời.
• Mức độ chính xác khi tổng hợp thông tin, dữ liệu và báo cáo.
• Tỷ lệ bỏ sót đầu việc.
• Mức độ chủ động trong việc theo dõi tiến độ công việc.
• Chất lượng biên bản họp, báo cáo và tài liệu tổng hợp.
• Mức độ phối hợp hiệu quả với các bộ phận.
• Mức độ hài lòng của Giám Đốc/Chủ Tịch về hiệu quả hỗ trợ.
6. THU NHẬP
Thu nhập: 8 - 15 triệu/tháng
• Bao gồm lương cứng + thưởng KPI + thưởng theo hiệu quả công việc.
• Thưởng theo mức độ hoàn thành nhiệm vụ và đóng góp vào vận hành chung.
• Thu nhập thực tế được đánh giá theo năng lực, thái độ làm việc, mức độ chủ động, khả năng theo sát công việc, khả năng hỗ trợ Giám Đốc/Chủ Tịch và hiệu quả phối hợp với các bộ phận.
Với ứng viên có năng lực tốt, làm việc ổn định và có khả năng phát triển lên vai trò điều phối/vận hành/quản lý dự án, SKT có thể trao đổi thêm cơ chế tăng thu nhập phù hợp.
7. QUYỀN LỢI
• Làm việc tại văn phòng linh hoạt tại Hà Nội, trao đổi cụ thể khi phỏng vấn.
• Được làm việc trực tiếp với Giám Đốc/Chủ Tịch, học hỏi tư duy quản trị, vận hành và phát triển hệ thống.
• Được tham gia vào lĩnh vực đào tạo AI đang phát triển mạnh.
• Được học hỏi về quản lý công việc, vận hành, chăm sóc học viên, marketing, sales và tổ chức chương trình đào tạo.
• Có cơ hội phát triển lên các vị trí điều phối, vận hành, quản lý dự án hoặc trợ lý điều hành.
• Môi trường làm việc tốc độ cao, chú trọng kết quả.
• Cơ chế thu nhập rõ ràng theo năng lực và hiệu quả công việc.
• Có cơ hội đồng hành lâu dài nếu phù hợp với định hướng phát triển của SKT.
8. THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC
Thông tin làm việc
• Hình thức: Làm việc tại văn phòng linh hoạt tại Hà Nội.
• Thời gian làm việc: Toàn thời gian, trao đổi cụ thể khi phỏng vấn.
• Địa điểm làm việc: Hà Nội, trao đổi cụ thể khi phỏng vấn.