Trợ Lý Giám Đốc Kinh Doanh - Sales Director Assistant

1. Quản lý Dữ liệu & Báo cáo Kinh doanh
- Thu thập, tổng hợp và lập các báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý) hoặc đột xuất về doanh thu, công nợ và hiệu suất của đội ngũ kinh doanh.
- Theo dõi, cập nhật và phân tích số liệu về khách hàng (data khách hàng mới, tần suất mua hàng, phân khúc...).
- Kiểm tra và quản lý dữ liệu hàng tồn kho: Thường xuyên cập nhật mã hàng, số lượng tồn kho để kịp thời báo cáo cho Giám đốc và thông tin cho đội ngũ đi thị trường.
2. Xử lý Hồ sơ, Hợp đồng & Thủ tục Bán hàng
- Soạn thảo, rà soát và phối hợp với phòng Pháp chế/Kế toán để hoàn thiện các hợp đồng mua bán, phụ lục hợp đồng, báo giá theo chỉ đạo của Giám đốc.
- Theo dõi và giám sát thực hiện đơn hàng: Kiểm soát tiến độ từ khi ký hợp đồng, chuẩn bị hàng, giao hàng cho đến khi hoàn tất nghiệm thu và thanh toán.
- Thực hiện công tác lưu trữ hệ thống: Quản lý khoa học, bảo mật toàn bộ thông tin tài liệu, hồ sơ khách hàng, hợp đồng và các quy định của phòng kinh doanh.
3. Hỗ trợ Dự án & Điều phối Mẫu vật liệu
- Theo dõi các mốc thời gian (Milestones) của dự án: Nhắc nhở Giám đốc và đội ngũ kinh doanh về các mốc quan trọng (hạn nộp hồ sơ thầu, ngày chốt khối lượng, tiến độ giao hàng công trình, hạn thanh toán...).
- Chuẩn bị và gửi báo giá, catalogue cho đối tác/khách hàng.
- Phối hợp với kho/xưởng để chuẩn bị và gửi mẫu vật liệu xây dựng cho khách hàng hoặc mang đến các công trình theo yêu cầu.
4. Hỗ trợ Hành chính văn phòng cho Giám đốc
- Quản lý lịch trình, sắp xếp lịch họp, lịch công tác địa phương/thị trường cho Giám đốc Bán hàng.
- Truyền đạt các chỉ đạo, quy định, chính sách bán hàng từ Giám đốc đến đội ngũ kinh doanh và các phòng ban liên quan.
- Tiếp nhận, xử lý và phân loại các công văn, giấy tờ tờ trình gửi đến Giám đốc trước khi phê duyệt.