Trợ Lý Giám Đốc Tòa Nhà

- Theo dõi, giám sát các công việc thực hiện của nhân sự tại dự án (phân công nhiệm vụ thích hợp cho từng bộ phận, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng cách và đúng hạn).
- Thường xuyên cập nhật và báo cáo kịp thời cho trưởng ban.
- Chủ động xử lý các công việc được giao và nằm trong khả năng cho phép (đối với những vấn đề quan trọng vượt quá quyền hạn, sẽ trình PM xem xét và giải quyết).
- Nhập công việc trong tuần của APM lên báo cáo tuần trên drive
- Theo dõi, quản lý công việc có trong báo cáo của các bộ phận đã sát với thực tế hay chưa, hoàn chỉnh và up lên cloud theo đúng hạn quy định
- Kiểm tra nội dung báo cáo hoạt động tháng của các bộ phận: Hành chính, Giám sát, Kỹ thuật.
- Thực hiện hoàn chỉnh nội dung báo cáo QLVH gồm: báo cáo điểm danh từ các bộ phận; hình ảnh tiêu biểu các công việc bảo trì, sửa chữa, quản lý của kỹ thuật, vệ sinh, bảo vệ trong tháng; tình hình tài chính thu/chi của tòa nhà trong tháng; các hoạt động, kế hoạch thực hiện trong tháng của BQL.
- Tổng hợp các báo cáo: QLVH, Kỹ thuật, Tài chính gửi PM tòa nhà phê duyệt để báo cáo BQT đúng hạn quy định.
- Tìm các đơn vị để so sánh và deal được giá tốt nhất cho từng hạng mục.
- Lập bảng Kế hoạch và dự trù kinh phí sự kiện: Quà tặng, âm thanh, ánh sáng, thức ăn nhanh (gà rán, khoai tây, bánh, sữa,...), trò chơi dân gian, tiết mục văn nghệ, thuê bàn ghế, backdrop, standee,........
- Trình BQT xem xét và phê duyệt.
- Soạn thông báo đến cư dân đăng ký tham dự.
- Phối hợp các bộ phận trang trí, setup sân khấu,.....
- Chuẩn bị tài liệu, bánh, nước, máy chiếu,....
- Tham dự, chuẩn bị biên bản cuộc họp.
- Trao đổi, deal giá và các điều khoản trên hợp đồng theo dự chỉ đạo, hướng dẫn từ PM.
Các đơn vị tiêu biểu: Bảo vệ, Vệ sinh, Cây xanh, Thang máy, Dán màn hình Quảng cáo, Đặt standee, Đặt máy bán hàng tự động,....