TRỢ LÝ HÀNH CHÍNH (THƯ KÝ KỸ THUẬT)/ Administrative Assistant (Secretary - Engineering)

Hỗ trợ Hành chính và Điều phối Bộ phận Kỹ thuật:
Hỗ trợ Engineering Department trong các công việc hành chính hàng ngày, đảm bảo thông tin, hồ sơ và hoạt động của bộ phận được tổ chức và theo dõi hiệu quả.
Quản lý lịch làm việc, cuộc họp, thư từ, hồ sơ và các tài liệu liên quan của Engineering Department.
Quản lý Hồ sơ và Báo cáo:
Chuẩn bị, cập nhật và lưu trữ các báo cáo, biểu mẫu, biên bản và hồ sơ kỹ thuật theo đúng quy trình của khách sạn.
Theo dõi các yêu cầu sửa chữa, work orders, hồ sơ bảo trì và đảm bảo thông tin được cập nhật, chuyển tiếp đến các bên liên quan kịp thời.
Hỗ trợ Mua hàng và Kiểm soát Chi phí:
Hỗ trợ theo dõi các yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn và hồ sơ liên quan đến vật tư, thiết bị và dịch vụ của Engineering Department.
Phối hợp với Purchasing, Finance và các nhà cung cấp để theo dõi tiến độ, chứng từ và các vấn đề phát sinh.
Điều phối Nội bộ và Giao tiếp:
Là đầu mối liên lạc hành chính của Engineering Department với các bộ phận khác, đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và đúng thời hạn.
Hỗ trợ sắp xếp các cuộc họp, ghi nhận biên bản và theo dõi các công việc cần thực hiện sau cuộc họp.
Tuân thủ Quy trình và Hỗ trợ Vận hành:
Đảm bảo các hồ sơ, tài liệu và hoạt động hành chính của bộ phận tuân thủ quy trình của khách sạn, các tiêu chuẩn Hyatt và yêu cầu về an toàn, bảo mật thông tin.
Hỗ trợ Engineering Department trong các công việc hành chính khác theo sự phân công của Director/Chief Engineer.