Trợ Lý Merchandise

A. Quản lý hợp đồng & hồ sơ sản xuất
Soạn thảo và chuẩn bị Hợp đồng sản xuất/gia công theo mẫu và yêu cầu của Công ty.
Soạn thảo, cập nhật và theo dõi Phụ lục hợp đồng sản xuất khi có thay đổi về sản phẩm, số lượng, đơn giá, tiến độ, phương thức giao hàng hoặc các điều khoản liên quan.
Chuẩn bị và quản lý các chứng từ, hồ sơ phục vụ quá trình sản xuất.
Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và thống nhất của thông tin trên hợp đồng, phụ lục và chứng từ.
Theo dõi tình trạng ký kết, đóng dấu, lưu trữ và hoàn tất hồ sơ với các nhà máy/nhà cung cấp.
Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ theo từng mã hàng / PO / nhà cung cấp để dễ dàng tra cứu khi cần.
Phối hợp với các bộ phận liên quan khi cần điều chỉnh hoặc bổ sung hồ sơ, chứng từ, hóa đơn GTGT.
B. Theo dõi Purchase Order (PO)
Tiếp nhận và theo dõi Purchase Order của Merchandise từ khi phát hành đến khi hoàn tất đơn hàng.
Cập nhật các thông tin quan trọng của PO: mã hàng, tên sản phẩm, màu sắc, size, số lượng, đơn giá, nhà máy/nhà cung cấp, ngày giao hàng và các yêu cầu liên quan.
Theo dõi tiến độ thực hiện PO và cập nhật tình trạng đơn hàng định kỳ.
Đối chiếu thông tin giữa PO - Hợp đồng - Phụ lục - chứng từ sản xuất để hạn chế sai lệch.
Theo dõi các thay đổi phát sinh liên quan đến PO và đảm bảo các thay đổi được cập nhật đầy đủ trên hồ sơ.
Chủ động nhắc nhở Merchandise và các bên liên quan về các mốc thời gian quan trọng của PO.
Tổng hợp và báo cáo tình trạng PO khi được yêu cầu.
C. Phối hợp với nhà máy & các bộ phận liên quan
Phối hợp với Merchandise trong quá trình trao đổi thông tin và hồ sơ với nhà máy/nhà cung cấp.
Theo dõi việc phản hồi, bổ sung hoặc hoàn thiện chứng từ từ nhà máy.
Phối hợp với các bộ phận R&D, Design, Production, Purchasing, Accounting/Finance và Kho khi có yêu cầu liên quan đến đơn hàng.
Đảm bảo thông tin được truyền đạt đúng, đầy đủ và kịp thời giữa Merchandise và các bên liên quan.
D. Báo cáo & quản lý dữ liệu
Cập nhật các file theo dõi PO, hợp đồng, phụ lục và tiến độ sản xuất.
Tổng hợp dữ liệu và lập báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Merchandise.
Theo dõi các PO/hồ sơ đang chờ xử lý và chủ động cảnh báo các trường hợp có nguy cơ trễ tiến độ hoặc thiếu chứng từ.
Đảm bảo dữ liệu được cập nhật chính xác và thống nhất trên hệ thống/file quản lý của Công ty.
E. Theo dõi tiến độ sản xuất & giao hàng", gồm:
Theo dõi production timeline từng PO: PO → nguyên phụ liệu → sample/approval → cutting → sewing → finishing → QC → packing → delivery.
Chủ động lấy status từ nhà máy theo lịch cố định, không chờ quản lý hỏi.
Maintain Production Master Tracking toàn bộ đơn hàng ONWAY, thể hiện deadline, actual status, risk và PIC.
Theo dõi các mốc sample approval / fabric & trims approval / bulk production / QC / delivery.
Cảnh báo Quản lý trực tiếp ngay khi có nguy cơ trễ hàng, thiếu NPL, sai số lượng, sai specification hoặc phát sinh chi phí.
Follow trực tiếp nhà máy đối với các vấn đề vận hành thông thường; chỉ escalate cho Quản lý trực tiếp những vấn đề cần quyết định.
Phối hợp Kho kiểm tra kế hoạch nhập hàng, số lượng giao thực tế và tình trạng giao thiếu/giao trễ.
Sau khi hoàn tất PO, tổng hợp actual delivery vs planned delivery và các issue phát sinh để đánh giá vendor.
F. Các công việc khác
Hỗ trợ Merchandise trong các công việc hành chính và vận hành liên quan đến hoạt động sản xuất.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Merchandise Manager/Trưởng bộ phận.