Mô tả Công việc
Hỗ trợ trực tiếp Tổng Giám Đốc trong việc điều phối, giám sát triển khai công việc của các phòng ban và đơn vị thành viên; quản lý thông tin, lịch công tác và các quan hệ đối nội, đối ngoại của TGĐ; đảm bảo hoạt động điều hành được thực hiện kịp thời, hiệu quả và bảo mật.
- Rà soát, soạn thảo và kiểm tra tính pháp lý của các hợp đồng kinh tế, hợp đồng hợp tác, biên bản ghi nhớ (MOU) và văn bản cam kết trước khi trình TGĐ ký duyệt.
- Cập nhật và theo dõi các thay đổi của pháp luật liên quan (Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư, Luật Thương mại, pháp luật thuế); kịp thời thông báo và tư vấn sơ bộ cho TGĐ về rủi ro pháp lý.
- Làm đầu mối phối hợp với luật sư, công ty luật và cơ quan nhà nước trong các vấn đề pháp lý, thủ tục hành chính, cấp phép và tranh chấp (nếu có).
- Đọc hiểu và tổng hợp báo cáo tài chính từ các phòng ban; hỗ trợ TGĐ phân tích số liệu kinh doanh, nhận diện bất thường và đề xuất phương án xử lý.
- Theo dõi ngân sách hoạt động, kiểm soát chi phí và tổng hợp báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý) phục vụ công tác ra quyết định của TGĐ.
- Rà soát, đánh giá tính khả thi tài chính của các đề xuất đầu tư, dự án, hợp tác trước khi trình TGĐ phê duyệt; phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán trong các vấn đề liên quan.
- Tiếp nhận chỉ đạo từ TGĐ; đôn đốc, giám sát tiến độ triển khai của các phòng ban và đơn vị thành viên; tổng hợp kết quả định kỳ và báo cáo TGĐ kịp thời.
- Kiểm soát văn bản, chứng từ, tờ trình trước khi trình TGĐ ký duyệt; soạn thảo công văn, chỉ thị, thông báo nội bộ theo yêu cầu; tham dự họp và ghi biên bản.
- Đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu nội bộ; lưu trữ hồ sơ, tài liệu của TGĐ khoa học và bảo mật tuyệt đối.
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, công tác của TGĐ; là đầu mối liên lạc giữa TGĐ và các phòng ban, đối tác, khách hàng; chuẩn bị tài liệu, hồ sơ cho các buổi tiếp khách và hội nghị.
- Hỗ trợ TGĐ chuẩn bị nội dung, slide thuyết trình và báo cáo cho các cuộc họp HĐQT, Ban lãnh đạo và đối tác;
phiên dịch, biên dịch tài liệu tiếng Anh khi cần thiết.
- Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác theo yêu cầu của TGĐ.
Yêu Cầu Công Việc
- Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên chuyên ngành Luật, Quản trị kinh doanh; hoặc Tài chính kế toán, Kinh tế, Ngoại ngữ có bổ sung kiến thức pháp lý/tài chính.
- Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm tại vị trí
Trợ lý Ban Giám Đốc hoặc vị trí tương đương.
- Có kiến thức về quản trị doanh nghiệp,
quản lý kinh doanh; đặc biệt có hiểu biết về pháp luật doanh nghiệp, hợp đồng, đầu tư và/hoặc tài chính - kế toán cơ bản.
- Ưu tiên: Ứng viên từng hỗ trợ lãnh đạo cấp cao tại doanh nghiệp quy mô vừa và lớn; có kinh nghiệm xử lý hồ sơ pháp lý, hợp đồng kinh tế hoặc báo cáo tài chính.
- Giao tiếp thông thạo bằng tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết).
- Sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Kiến thức pháp lý: Nắm vững các quy định cơ bản về Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư, Luật Thương mại; có khả năng soạn thảo, rà soát và tư vấn sơ bộ hợp đồng kinh tế, biên bản ghi nhớ (MOU) và các văn bản pháp lý nội bộ cho TGĐ.
- Kiến thức tài chính - kế toán: Có khả năng đọc hiểu báo cáo tài chính; hỗ trợ TGĐ phân tích số liệu kinh doanh, theo dõi ngân sách và đánh giá các đề xuất tài chính từ các phòng ban.
- Ưu tiên: Ứng viên có chứng chỉ pháp lý (Luật sư tập sự, Chứng chỉ hành nghề luật) hoặc chứng chỉ tài chính/kế toán (CPA, ACCA, CFA); có hơn 01 ngoại ngữ.
- Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống, thuyết phục và đàm phán tốt.
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, lập kế hoạch công việc và quản lý, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học.
- Khả năng tạo dựng và duy trì các mối quan hệ; phong cách làm việc chuyên nghiệp, khả năng bảo mật thông tin tốt.
- Thái độ thân thiện, ngoại hình dễ nhìn, giao tiếp nhã nhặn, khéo léo.
- Khả năng làm việc độc lập, chịu được áp lực cao, linh hoạt theo lịch công tác của TGĐ.