Trưởng Ban Quản Lý Dự Án

1. Thông tin chung
Chức danh: Trưởng Ban Quản lý dự án
Đơn vị: Ban Quản lý dự án trực thuộc Phòng Quản lý dự án
Báo cáo trực tiếp: Trưởng phòng/Phó Tổng giám đốc PT QLDA
Phối hợp công việc: Phòng Đầu tư phát triển dự án, Phòng Quản lý thiết kế, Phòng Kinh doanh bất động sản, Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Đấu thầu và các đơn vị liên quan
Địa điểm làm việc: Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và tại công trường/dự án theo phân công
2. Mục tiêu vị trí
Chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động của Ban Quản lý dự án đối với dự án hoặc nhóm dự án được giao nhằm bảo đảm dự án được triển khai đúng hồ sơ được phê duyệt, đúng tiến độ, đúng ngân sách, đúng yêu cầu chất lượng, an toàn và đáp ứng điều kiện nghiệm thu, bàn giao, đưa vào kinh doanh hoặc vận hành theo kế hoạch của Công ty.
Vị trí này là đầu mối trực tiếp tổ chức triển khai thực hiện dự án ở giai đoạn thực thi, chịu trách nhiệm quản lý hiện trường, điều phối các nhà thầu, tư vấn và các bên liên quan trong suốt quá trình triển khai đến khi dự án hoàn thành bàn giao.
3. Nhiệm vụ chính
3.1. Tiếp nhận và tổ chức triển khai dự án
• Tiếp nhận hồ sơ pháp lý, hồ sơ thiết kế, mục tiêu đầu tư, ngân sách, tiến độ tổng thể, tiêu chuẩn kỹ thuật, các quyết định phê duyệt và các đầu vào cần thiết của dự án từ Phòng Quản lý dự án và các đơn vị liên quan
• Tổ chức rà soát điều kiện triển khai thực tế của dự án trước khi triển khai chính thức
• Lập kế hoạch triển khai chi tiết cho dự án hoặc nhóm dự án được giao, bao gồm kế hoạch tiến độ, nguồn lực, điều phối nhà thầu, vật tư, thiết bị và các mốc kiểm soát trọng yếu
• Thành lập, tổ chức và phân công nhiệm vụ trong nội bộ Ban Quản lý dự án phù hợp với quy mô, tính chất và giai đoạn của dự án
• Thiết lập cơ chế điều hành, phối hợp nội bộ, báo cáo, giám sát và kiểm soát thực hiện trong phạm vi Ban
3.2. Quản lý tiến độ thực hiện dự án
• Tổ chức điều hành và kiểm soát tiến độ triển khai dự án theo kế hoạch tổng thể và tiến độ chi tiết đã được phê duyệt
• Theo dõi, đánh giá mức độ hoàn thành của từng hạng mục, từng gói thầu và từng nhà thầu trong quá trình thực hiện
• Chủ động phát hiện các nguy cơ chậm tiến độ, phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp xử lý kịp thời
• Điều phối các nhà thầu, tư vấn, nhà cung cấp và các bên liên quan nhằm bảo đảm tính liên thông và nhịp độ triển khai của toàn dự án
• Báo cáo, cảnh báo sớm các vấn đề ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể hoặc các mốc quan trọng của dự án
3.3. Quản lý chất lượng công trình
• Tổ chức kiểm soát chất lượng thi công, chất lượng vật tư, thiết bị, biện pháp thi công và công tác nghiệm thu theo đúng hồ sơ thiết kế, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy chuẩn, quy định pháp luật và yêu cầu của Công ty
• Phối hợp với tư vấn giám sát, nhà thầu, Phòng Quản lý thiết kế và các đơn vị liên quan để xử lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh trong quá trình thi công
• Kiểm soát việc tuân thủ quy trình nghiệm thu nội bộ, nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu hạng mục và nghiệm thu hoàn thành
• Chỉ đạo việc khắc phục sai sót, tồn tại, không phù hợp trong quá trình thi công và trước khi bàn giao
• Đối với dự án chung cư cao cấp, khách sạn 5 sao hoặc công trình có yêu cầu cao về chất lượng hoàn thiện, trực tiếp kiểm soát các tiêu chuẩn hoàn thiện, đồng bộ vật liệu, mock-up, mẫu duyệt và chất lượng bàn giao
3.4. Quản lý chi phí và khối lượng trong quá trình triển khai
• Kiểm soát khối lượng thực hiện, khối lượng phát sinh, giá trị thực hiện và tiến độ thanh toán của các gói thầu thuộc phạm vi dự án được giao
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để rà soát tác động của các thay đổi về thiết kế, vật liệu, tiến độ, biện pháp thi công hoặc yêu cầu từ hiện trường đến ngân sách dự án
• Đề xuất các giải pháp xử lý nhằm hạn chế phát sinh, tối ưu hiệu quả triển khai và bảo đảm chi phí trong phạm vi kiểm soát
• Theo dõi, tổng hợp và báo cáo các nội dung có nguy cơ ảnh hưởng đến ngân sách hoặc làm phát sinh chi phí ngoài kế hoạch
• Tham gia rà soát hồ sơ thanh toán, quyết toán của nhà thầu theo phân cấp và phạm vi được giao
3.5. Quản lý an toàn lao động, môi trường và tuân thủ tại công trường
• Tổ chức kiểm soát việc thực hiện các quy định về an toàn lao động, vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ và các quy định liên quan tại công trường
• Kiểm tra việc tuân thủ các biện pháp an toàn, biện pháp thi công, biện pháp bảo đảm môi trường và điều kiện làm việc của các nhà thầu
• Phối hợp xử lý kịp thời các sự cố, vi phạm hoặc rủi ro phát sinh tại hiện trường
• Đôn đốc các nhà thầu và các bên liên quan thực hiện đầy đủ các quy định pháp luật và nội quy Công ty trong quá trình triển khai dự án
3.6. Quản lý nhà thầu, tư vấn và các bên liên quan
• Trực tiếp điều phối công việc với các nhà thầu thi công, nhà thầu cung ứng, tư vấn giám sát, tư vấn thiết kế và các đối tác liên quan trong phạm vi dự án được giao
• Tổ chức họp điều hành định kỳ, kiểm điểm tiến độ, chất lượng, an toàn, tồn tại và biện pháp xử lý
• Theo dõi, đánh giá mức độ đáp ứng của từng nhà thầu, tư vấn và kiến nghị xử lý đối với các trường hợp không bảo đảm cam kết
• Tham gia kiểm soát việc thực hiện hợp đồng trong giai đoạn triển khai và đề xuất xử lý các vi phạm, phát sinh, thay đổi hoặc tranh chấp thuộc phạm vi dự án
3.7. Phối hợp liên phòng trong quá trình triển khai dự án
• Phối hợp với Phòng Đầu tư phát triển dự án trong việc tiếp nhận thông tin đầu vào, cập nhật tình hình thực hiện và xử lý các nội dung có liên quan đến pháp lý, mục tiêu đầu tư hoặc các vấn đề vượt ra ngoài phạm vi triển khai
• Phối hợp với Phòng Quản lý thiết kế để xử lý các vấn đề kỹ thuật, thay đổi thiết kế, điều chỉnh vật liệu, giải pháp thi công và các nội dung ảnh hưởng đến chất lượng, chi phí, tiến độ hoặc tính đồng bộ của sản phẩm
• Phối hợp với Phòng Kinh doanh bất động sản để cập nhật tiến độ sản phẩm, kế hoạch bán hàng, kế hoạch bàn giao và các yêu cầu phục vụ công tác kinh doanh hoặc bàn giao khách hàng
• Phối hợp với các phòng ban liên quan để bảo đảm dự án được triển khai thông suốt và đúng kế hoạch chung của Công ty
3.8. Tổ chức nghiệm thu, bàn giao và đóng dự án
• Lập kế hoạch nghiệm thu, bàn giao từng phần và bàn giao tổng thể cho dự án hoặc từng hạng mục theo tiến độ được phê duyệt
• Tổ chức kiểm soát việc hoàn thiện công trình, khắc phục tồn tại, nghiệm thu kỹ thuật, nghiệm thu hoàn thành và bàn giao cho đơn vị tiếp nhận
• Kiểm soát hồ sơ hoàn công, hồ sơ chất lượng, tài liệu kỹ thuật, hồ sơ bàn giao, hướng dẫn vận hành và các tài liệu liên quan theo yêu cầu của Công ty
• Phối hợp với các đơn vị tiếp nhận, đơn vị vận hành hoặc bộ phận kinh doanh để tổ chức công tác bàn giao theo đúng kế hoạch
• Theo dõi, đôn đốc xử lý các vấn đề sau bàn giao trong thời gian bảo hành
• Tổng hợp, đánh giá kết quả thực hiện và rút kinh nghiệm sau khi hoàn thành dự án
3.9. Báo cáo điều hành và cảnh báo rủi ro
• Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về tiến độ, chất lượng, chi phí, an toàn, khối lượng, phát sinh và các vấn đề trọng yếu của dự án
• Chủ động nhận diện và cảnh báo sớm các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu triển khai
• Đề xuất các biện pháp xử lý đối với các vấn đề vượt thẩm quyền hoặc có ảnh hưởng lớn đến dự án
• Báo cáo Trưởng phòng/Phó TGĐ phụ trách Quản lý dự án và Ban Lãnh đạo theo quy định
3.10. Quản lý nhân sự thuộc Ban Quản lý dự án
• Tổ chức phân công, giám sát, hướng dẫn và đánh giá nhân sự thuộc Ban Quản lý dự án
• Xây dựng đội ngũ làm việc kỷ luật, trách nhiệm, bám sát hiện trường và hướng đến kết quả
• Đề xuất nhu cầu nhân sự, đào tạo, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc các biện pháp quản trị nhân sự khác đối với nhân sự thuộc Ban theo phân cấp
• Bảo đảm nhân sự trong Ban hiểu rõ mục tiêu dự án, vai trò công việc và tuân thủ quy trình, quy định của Công ty
4. Quyền hạn
• Được đại diện Ban Quản lý dự án làm việc với các nhà thầu, tư vấn, nhà cung cấp và các bên liên quan trong phạm vi được giao
• Được yêu cầu các đơn vị liên quan cung cấp hồ sơ, dữ liệu, nguồn lực và phối hợp phục vụ công tác triển khai dự án
• Được yêu cầu nhà thầu, tư vấn khắc phục, sửa chữa, điều chỉnh hoặc tạm dừng thi công đối với các hạng mục không đáp ứng yêu cầu về chất lượng, tiến độ, an toàn hoặc quy định của dự án
• Được tham gia ý kiến đối với các nội dung điều chỉnh thiết kế, vật liệu, tiến độ, biện pháp thi công, giải pháp xử lý hiện trường và các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai
• Được đề xuất các phương án tổ chức thực hiện, xử lý phát sinh, huy động nguồn lực hoặc các giải pháp điều hành để bảo đảm hoàn thành mục tiêu dự án
• Được quyền từ chối nghiệm thu hoặc kiến nghị không chấp nhận bàn giao đối với các hạng mục không đáp ứng điều kiện theo quy định