Trưởng Bộ Phận Hành Chính

1. Hoạch định kế hoạch hoạt động quản lý tài sản và vận hành đội xe của Tập đoàn
- Tham mưu và hỗ trợ cấp trên xây dựng chiến lược, mục tiêu hoạt động của bộ phận nhằm đảm bảo yêu cầu của Ban Tổng giám đốc.
- Lập kế hoạch phát triển và nâng cao tiêu chuẩn phục vụ của bộ phận đối với các khách hàng nội bộ.
- Xây dựng và thiết lập định mức lao động phù hợp cho từng vị trí cụ thể trong bộ phận.
2. Thực hiện các công tác về tài sản toàn Tổng Công ty:
- Triển khai các chủ trương công việc đến nhóm, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các công việc trong nhóm, đảm bảo các hoạt động của nhóm được hoàn thành kịp thời, nhanh chóng.
- Quản lý, giám sát các công việc liên quan đến tài sản tại các khu vực
- Quản lý việc điều chuyển các tài sản tiết kiệm, nhanh chóng
- Thực hiện quản lý, cấp phát, thu hồi tài sản tại khu vực được phân công kịp thời và chính xác theo đúng quy trình QLTS hiện hành.
- Cập nhật thông tin tài sản trên hệ thống khi có thay đổi về vị trí, người dùng..
- Thực hiện thanh lý, hủy bỏ theo đúng quy định.
- Tham gia kiểm kê theo lịch kiểm kê của Tập đoàn
- Tổng hợp, đối chiếu, báo cáo kết quả kiểm kê
3. Giám sát và triển khai hoạt động vận hành đội xe
- Triển khai thực hiện chính sách: Xe ô tô cho cấp Quản lý và phòng ban, chính xác và kịp thời theo đúng chính sách hiện hành của Tập đoàn.
- Đảm bảo các công tác thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng các chi phí thuộc phòng Hành chính phụ trách được thực hiện chính xác, nhanh chóng, hiệu quả theo đúng quy trình hiện hành của Tập đoàn.
- Giám sát việc sử dụng chi phí sửa chữa bảo dưỡng và các hạng mục phụ trách, phục vụ cho hoạt động vận hành hành chính.
- Giám sát và đảm bảo công tác gia hạn, tái ký các hợp đồng dịch vụ (nếu có) kịp thời.
- Quản lý việc sử dụng điều chuyển /thanh lý xe ô tô, hiệu quả, tiết kiệm và nhanh chóng.
- Quản lý và giám sát hoạt động của nhóm Đội xe.
- Điều phối, giám sát và phân công công việc đến các thành viên trong team đảm bảo thực hiện đúng tiến độ công việc.
- Giám sát quản lý việc sử dụng xe ô tô dùng chung và cấp phát thẻ taxi đúng theo chính sách hiện hành.
4. Quản lý đội ngũ nhân viên
- Thực hiện giao việc, đào tạo, hỗ trợ phát triển năng lực cho đội ngũ nhân viên
- Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
- Tuyển dụng và đề xuất phát triển nhân viên để nâng cao hiệu quả và đạt năng suất mục tiêu.
5. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống
- Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Phòng: Quy định, Quy trình, Biểu mẫu, Quy chế triển khai (Checklist) công việc,... đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Ban/Phòng được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu.
- Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Phòng nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân sự kế thừa.
- Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tổng Công ty. Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ Phòng. Đồng bộ hóa dữ liệu hướng đến số hóa và AI hóa toàn bộ hệ thống quản trị nghiệp vụ chuyên môn.
- Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại Đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về quản lý rủi ro.
- Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Ban/Phòng sử dụng, vận hành, quản lý.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên