Trưởng Nhóm Sales Admin (Xuất khẩu Nông sản)

Mô tả Công việc
Quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng ngoại
Xác định điều khoản thương mại, pháp lý, phương thức thanh toán và rủi ro của hợp đồng ngoại
Chịu trách nhiệm chính đối với các vấn đề liên quan đến hợp đồng ngoại thương từ giai đoạn soạn thảo đến khi hoàn tất thanh toán và thu hồi công nợ.
Soạn thảo, đàm phán, ký kết và triển khai thực hiện hợp đồng; quản lý chứng từ, giao hàng và thanh toán.
Điều khoản hàng hóa, Điều khoản giá cả, Điều khoản thanh toán, Điều khoản giao hàng (Incoterms), Điều khoản kiểm định chất lượng, Điều khoản bảo hiểm, Điều khoản phạt vi phạm hợp đồng, Điều khoản giải quyết tranh chấp
Theo dõi tiến độ thực hiện, đối chiếu chứng từ - thanh toán - giao hàng theo hợp đồng.
Xử lý phát sinh, điều chỉnh hợp đồng khi cần và cải tiến quy trình quản lý hợp đồng ngoại cho các giao dịch tiếp theo.
Quản lý việc lưu chứng từ, thanh toán và công nợ
Chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu theo yêu cầu hợp đồng và phương thức thanh toán.
Xác định danh mục chứng từ, lịch thanh toán và kế hoạch theo dõi công nợ theo từng hợp đồng
Lưu trữ chứng từ đầy đủ, thực hiện thanh toán và theo dõi công nợ theo đúng quy định và thời hạn.
Đối chiếu chứng từ, theo dõi chặt chẽ quá trình thanh toán: Tiến độ, quản lý đối chiếu và thu hồi công nợ định kỳ theo từng hợp đồng
Xử lý sai lệch, công nợ quá hạn và cải tiến quy trình quản lý chứng từ - thanh toán - công nợ.
Xử lý các vấn đề phát sinh và tranh chấp
Theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng như:
tranh chấp về chất lượng, thời gian giao hàng, thanh toán...
Phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết tranh chấp theo đúng phương án đã thỏa thuận trong hợp đồng, đảm bảo quyền lợi của Công ty.
Phối hợp với bộ phận điều hàng / giao nhận để sắp xếp kế hoạch giao hàng, đảm bảo các lô hàng được giao đúng tiến độ và đúng điều kiện hợp đồng.
Phối hợp với phòng Kế toán trong công tác theo dõi và điều tiền về
Theo dõi kết quả xử lý, đánh giá mức độ khắc phục và ảnh hưởng đến hợp đồng.
Hoàn thiện hồ sơ, rút kinh nghiệm và cải tiến quy trình nhằm hạn chế tranh chấp tái diễn.
Quản lý dịch vụ chăm sóc khách hàng
Xây dựng kế hoạch chăm sóc khách hàng, tiêu chuẩn dịch vụ và chỉ tiêu đánh giá.
Tổ chức triển khai hoạt động chăm sóc khách hàng; tiếp nhận và xử lý yêu cầu, phản hồi của khách hàng.
Theo dõi mức độ hài lòng, chất lượng dịch vụ và các phản hồi/khiếu nại của khách hàng.
Cải thiện quy trình chăm sóc, nâng cao chất lượng dịch vụ và duy trì quan hệ khách hàng lâu dài.
Phối hợp điều hành giao hàng
Lập kế hoạch giao hàng theo hợp đồng, lịch sản xuất và phương thức vận chuyển.
Phối hợp với kho, vận tải, logistics và các bên liên quan để tổ chức giao hàng đúng tiến độ.
Theo dõi tiến độ giao hàng, kiểm tra số lượng - chất lượng hàng giao so với kế hoạch.
Xử lý các phát sinh, điều chỉnh kế hoạch giao hàng và cải tiến quy trình điều hành cho các lô tiếp theo.
Quản lý và điều phối hoạt động nhóm Admin
Phân bổ công việc cho từng nhân viên trong nhóm.
Giám sát, theo dõi tiến độ thực hiện công việc.
Hướng dẫn, hỗ trợ và đào tạo nhân viên khi cần thiết.
Đánh giá hiệu quả công việc của từng cá nhân theo định kỳ.
Thời gian làm việc 8h - 17h
Từ thứ Hai đến hết thứ Sáu: làm việc tại Văn phòng
Thứ Bảy: làm việc offline hoặc online theo phân công của Quản lý trực tiếp