Trưởng phòng Chăm sóc khách hàng

Quản lý hồ sơ và dữ liệu khách hàng: Kiểm soát, đối chiếu số lượng hồ sơ theo ngày, tuần, tháng.
Kiểm soát tình trạng nhập liệu và xử lý hồ sơ hằng ngày, bao gồm hồ sơ giấy và hồ sơ trên phần mềm; bảo đảm thông tin đồng nhất, chính xác.
Quản lý, kiểm soát và lưu trữ kho hồ sơ tại cơ sở.
Quản lý, điều phối lịch hẹn khách đặt và khách tới viện; gửi báo cáo lịch hẹn cho cơ sở.
Quản lý phần mềm CRM và hệ thống tổng đài: Kiểm soát tình trạng và chất lượng công việc của bộ phận Tư vấn và CSKH trên phần mềm Odoo hằng ngày; thống kê các trường hợp vi phạm và gửi báo cáo.
Kiểm tra ghi âm, tương tác, phản hồi trên hệ thống của nhân viên CSKH và Tư vấn hằng ngày; nhắc nhở, xử lý các trường hợp sai sót.
Kiểm soát lịch nhắc, rà soát tương tác trên phần mềm và đề xuất phương án xử lý các lịch tồn trên hệ thống.
Kiểm soát các chức năng của phần mềm Odoo liên quan đến việc tạo, chỉnh sửa, thêm bớt cấu hình sản phẩm/dịch vụ.
Kiểm soát công việc trên phần mềm Odoo tại cơ sở.
Quản lý phòng Chăm sóc khách hàng: Quản lý tài sản, thiết bị, công cụ làm việc của phòng CSKH.
Quản lý nhân sự và vận hành phòng CSKH: phân chia, giám sát và điều phối công việc.
Triển khai, hướng dẫn và thông báo các quy định mới của phòng CSKH.
Quản lý số hotline; giám sát, hướng dẫn nhân viên tiếp nhận và xử lý phản hồi, thắc mắc của khách hàng qua các kênh cuộc gọi, Zalo, Viber, WhatsApp.
Phỏng vấn, đào tạo nhân sự mới; đánh giá chất lượng nhân sự trong phòng định kỳ để đề xuất giải pháp nâng cao hiệu suất.
Cập nhật dữ liệu khách hàng; xây dựng và hướng dẫn kịch bản cho nhân viên thực hiện các chương trình chăm sóc lại khách hàng cũ.
Thống kê và báo cáo: Thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của quản lý: ngày, tuần, tháng và báo cáo phát sinh.
Tham gia các cuộc họp với vai trò thư ký; đề xuất quy trình để phối hợp tốt hơn với các phòng ban liên quan.
Theo dõi và báo cáo tình trạng, chất lượng tái khám của bộ phận Tư vấn và Bác sĩ.
Theo dõi, phối hợp xử lý cùng phòng Xử lý khiếu nại (XLKN) và bộ phận Tư vấn; thống kê, báo cáo phản hồi của khách hàng.
Kiểm soát và báo cáo các lỗi phạt của bộ phận Tư vấn theo ngày, tuần, tháng.
Công việc khác: Hỗ trợ các quy trình liên phòng ban, bao gồm quy trình tư vấn nghỉ việc.
Hỗ trợ các phòng ban liên quan khác: Đối soát, giải trình công nợ hằng tháng của bộ phận Tư vấn với Kế toán.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của Giám đốc Chi nhánh.