Trưởng Phòng Cung Ứng

I. TRÁCH NHIỆM CHUNG
• Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về hoạt động Mua hàng và Cung ứng phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty;
• Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả thực hiện công việc của phòng Cung ứng theo yêu cầu của Giám đốc.
• Tìm kiếm nhà phân phối để cung cấp hàng hóa đúng, đủ theo nhu cầu của các phòng/bộ phận trong Công ty;
• Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành phòng Cung ứng nhằm đạt được mục tiêu, hiệu quả công việc theo yêu cầu Công ty đề ra;
• Giám sát việc thực hiện công việc của nhân viên trong phòng.
II. NHIỆM VỤ
1 Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về hoạt động Mua hàng và Cung ứng phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty
• Tham mưu cho Giám Đốc trong công tác hoạch định kế hoạch mua hàng, cung ứng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức điều hành kho của Công ty.
• Xem xét, đề xuất và thực hiện các yêu cầu mua hàng hóa hay dịch vụ đáp ứng cho hoạt động SXKD trên cơ sở Giám Đốc đã phê duyệt một cách nhanh chóng, chủ động và hiệu quả.
2 Công việc cung cấp hàng hóa
• Kiểm soát danh mục và số lượng hàng cần nhập kho.
• Kiểm tra chất lượng và tiến độ cung ứng của toàn bộ vật lực đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh toàn Công ty.
• Tìm hiểu về sản phẩm đề nghị: tính năng, kích thước, đặc điểm, mục đích sử dụng...
3 Quản lý các công việc với nhà cung cấp
• Quản lý các nhà cung ứng theo qui định của Công ty theo các chỉ tiêu: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán,...
• Tìm nhà cung cấp, yêu cầu báo giá, tập hợp báo giá, gửi để xuất lựa chọn nhà phân phối.
• Kiểm soát các Hợp đồng ký kết với các nhà cung cấp.
4 Phối hợp với bộ phận Kế toán trong các công việc liên quan
• Thông qua kế toán về danh sách, giá trị hàng lấy hóa đơn VAT và những điều kiện về thanh toán (nếu có).
• Lên danh mục tiền, hàng của phòng để làm tạm ứng, thanh toán tiền mua hàng với Kế toán.
• Kết hợp với kế toán đối chiếu và giải quyết công nợ về hàng hóa của Công ty.
5 Quản lý nhân viên phòng Cung ứng
• Quản lý nhân sự, điều động, phân công công việc, sắp xếp nhân sự của phòng Cung ứng.
• Đào tạo về kỹ năng chuyên môn, hướng dẫn nghiệp vụ, tác phong làm việc chuyên nghiệp cho nhân viên. Đề xuất cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo do công ty tổ chức hoặc đào tạo bên ngoài.
• Xem xét, ký duyệt đánh giá sau thời gian thử việc/đánh giá hàng tháng của cán bộ nhân viên phòng Cung ứng.
• Đề xuất tuyển dụng các vị trí nhân sự trong phòng.
• Xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, năng động, trách nhiệm và hiệu quả.
6 Công việc khi phát sinh Tiệc/ sự kiện
• Tập hợp thông báo tiệc để phối hợp với bộ phận tiệc lên phương án chốt lại lượng hàng và thời gian hàng về, đặc điểm của hàng.
• Tổng hợp hàng tồn kho, mua hàng tiệc, lên danh mục hàng đặt, hàng mua theo ngày giờ đã chốt.
• Duyệt thanh toán mua hàng và đặt hàng theo danh mục.
• Kiểm soát việc nhận hàng, giao hàng và nhập kho.
• Thanh toán NCC trực tiếp hoặc theo dõi công nợ.
• Thực hiện hoàn ứng với kế toán theo đúng quy định.
7 Thực hiện các công việc khác do Ban Giám đốc phân công.
8 Báo cáo kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến công việc cho Ban Giám đốc định kỳ, hoặc đột xuất theo yêu cầu.