Trưởng Phòng Cung Ứng Vật Tư

Mô tả công việc:
1. Lập kế hoạch và dự báo vật tư theo tiến độ thi công, nhu cầu dự án
- Phối hợp với Phòng Quản lý dự án, Ban chỉ huy công trường, để xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư chi tiết cho từng giai đoạn, hạng mục công trình.
- Dự báo nhu cầu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn để đảm bảo đủ nguồn lực phục vụ tiến độ thi công.
- Xác định mức tồn kho an toàn, điểm đặt hàng lại, kế hoạch nhập hàng theo tiến độ công trình.
- Nghiên cứu các hồ sơ, tài liệu liên quan và báo cáo sai sót nếu có lên cấp quản lý..
2. Công tác mua sắm và đàm phán
- Tổ chức tìm kiếm, lựa chọn, gửi yêu cầu báo giá (RFQ/RFP) đến các nhà cung cấp.
- Phân tích báo giá, thương thảo giá cả, điều kiện thanh toán, điều khoản giao hàng, bảo hành.
- Soạn thảo và ký kết hợp đồng mua bán, đặt hàng theo quy định của công ty.
- Đảm bảo mua sắm đúng chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng, tiến độ và chi phí tối ưu.
- Theo dõi, quản lý công nợ và đề nghị thanh toán theo quy định của hợp đồng với các Nhà cung cấp.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo cung ứng kịp thời vật tư cho các dự án
3. Phát triển và quản lý nhà cung cấp
- Tuân thủ các quy trình, chính sách, nội quy, thủ tục, chỉ đạo, chỉ thị... của công ty và công trường;
- Xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (supplier database).
- Thực hiện đánh giá định kỳ năng lực nhà cung cấp (năng lực sản xuất, chất lượng, uy tín, giá thành).
- Đề xuất bổ sung, thay thế, hoặc ngừng hợp tác với các nhà cung cấp không đạt yêu cầu.
- Phát triển quan hệ hợp tác chiến lược với các nhà cung cấp chủ lực.
4. Quản lý kho và logistics
- Tổ chức quản lý nhập - xuất - tồn kho; đảm bảo vật tư được lưu trữ, bảo quản đúng quy định.
- Theo dõi, cập nhật dữ liệu tồn kho trên phần mềm quản lý/ERP kịp thời, chính xác.
- Tổ chức kiểm kê định kỳ, đối chiếu số liệu, xử lý chênh lệch tồn kho.
- Điều phối, bố trí vận tải, đảm bảo việc vận chuyển vật tư đến công trường an toàn, đúng tiến độ, tối ưu chi phí.
5. Kiểm soát chất lượng vật liệu
- Phối hợp với bộ phận QC/KS để kiểm tra chất lượng, chứng chỉ vật liệu, kết quả thí nghiệm theo tiêu chuẩn hiện hành.
- Giám sát quá trình giao nhận tại công trường, kịp thời xử lý khi vật tư cung ứng không đạt yêu cầu.
- Làm việc với nhà cung cấp để xử lý các trường hợp hàng kém chất lượng, sai quy cách.
- Lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách mua sắm vật tư cho từng công trình/dự án.
- Theo dõi chi phí thực tế so với ngân sách, báo cáo định kỳ cho Ban lãnh đạo.
- Đề xuất các biện pháp tối ưu hóa chi phí (mua theo khối lượng, hợp đồng khung, đa dạng hóa nguồn cung).
6. Các công việc khác:
- Lãnh đạo, phát triển đội ngũ
- Báo cáo, phối hợp nội bộ
- Quản lý hệ thống, quy trình và tuân thủ