TRƯỞNG PHÒNG ĐIỀU HÀNH NHÀ CLB

I. MỤC TIÊU CHỨC DANH
Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của Nhà CLB, đảm bảo các dịch vụ được tổ chức chuyên nghiệp, đồng bộ, an toàn và hiệu quả; duy trì tiêu chuẩn phục vụ và nâng cao trải nghiệm khách hàng, đồng thời kiểm soát doanh thu, chi phí, tài sản và nguồn nhân lực trong phạm vi được giao.
II. CHỨC NĂNG
• Quản lý, tổ chức và giám sát toàn bộ hoạt động vận hành của Nhà CLB theo định hướng và mục tiêu của Công ty.
• Quản lý các bộ phận trực thuộc, đảm bảo phối hợp hiệu quả và thực hiện đúng quy trình, tiêu chuẩn dịch vụ.
• Kiểm soát chất lượng dịch vụ, trải nghiệm khách hàng, doanh thu, chi phí, tài sản và nguồn lực của Nhà CLB.
• Xây dựng và duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, hướng đến chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
III. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM
1. Quản lý và điều hành hoạt động Nhà CLB
• Lập kế hoạch và tổ chức hoạt động vận hành Nhà CLB theo ngày, tuần, tháng và theo kế hoạch kinh doanh của Công ty.
• Điều phối hoạt động giữa các bộ phận nhằm đảm bảo dịch vụ được cung cấp liên tục, thống nhất và đúng tiêu chuẩn.
• Kiểm tra, giám sát tình trạng vận hành của Nhà CLB; kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.
• Đảm bảo các khu vực dịch vụ, tiện ích và không gian chung luôn sạch sẽ, an toàn, ngăn nắp và sẵn sàng phục vụ khách hàng.
2. Quản lý các bộ phận trực thuộc
• Quản lý, điều hành và giám sát hoạt động của các bộ phận: Lễ tân - Thu ngân, Ẩm thực, Kỹ thuật, Locker và Housekeeping.
• Phân công nhiệm vụ, xây dựng lịch làm việc và kiểm soát định biên nhân sự phù hợp với tình hình hoạt động.
• Theo dõi hiệu quả làm việc của các bộ phận và kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.
• Tổ chức đào tạo, hướng dẫn và đánh giá nhân viên; xây dựng đội ngũ có năng lực và tinh thần phục vụ tốt.
3. Quản lý chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng
• Xây dựng, triển khai và kiểm soát việc tuân thủ SOP và tiêu chuẩn dịch vụ của Nhà CLB.
• Theo dõi chất lượng phục vụ tại các điểm tiếp xúc với khách hàng.
• Tiếp nhận, xử lý và theo dõi các phản hồi, khiếu nại của khách hàng; đảm bảo giải quyết kịp thời và phù hợp.
• Chủ động đề xuất các giải pháp cải thiện chất lượng dịch vụ và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
4. Quản lý doanh thu, chi phí và tài sản
• Theo dõi và kiểm soát doanh thu của Nhà CLB theo từng nhóm dịch vụ.
• Kiểm soát chi phí vận hành, vật tư, nguyên liệu và các nguồn lực trong phạm vi được giao.
• Phối hợp với Phòng Kế toán trong việc kiểm soát doanh thu, đối soát số liệu và thực hiện các báo cáo liên quan.
• Quản lý, sử dụng và bảo quản tài sản, trang thiết bị của Nhà CLB đúng mục đích và hiệu quả.
• Phối hợp lựa chọn, quản lý và đánh giá nhà cung cấp theo quy định của Công ty.
5. Phối hợp vận hành
• Phối hợp chặt chẽ với Phòng Điều hành Golf để đảm bảo quá trình phục vụ khách hàng từ sân Golf đến Nhà CLB được xuyên suốt.
• Phối hợp với Phòng Kinh doanh trong việc phục vụ khách hàng, hội viên, đoàn khách và các chương trình/sự kiện.
• Phối hợp với Phòng Kế toán, Hành chính - Nhân sự và các bộ phận liên quan trong các hoạt động vận hành.
• Chủ động trao đổi và xử lý các vấn đề liên phòng ban có ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và hoạt động của Nhà CLB.
6. An toàn, vệ sinh và tuân thủ
• Đảm bảo Nhà CLB thực hiện đúng các quy định về an toàn, vệ sinh, phòng cháy chữa cháy và các quy định liên quan.
• Phối hợp xử lý các tình huống khẩn cấp, sự cố và rủi ro phát sinh trong phạm vi Nhà CLB.
• Kiểm tra và yêu cầu các bộ phận khắc phục kịp thời các vấn đề ảnh hưởng đến an toàn và chất lượng dịch vụ.
7. Báo cáo và cải tiến
• Theo dõi các chỉ số vận hành, doanh thu, chi phí, nhân sự và chất lượng dịch vụ.
• Thực hiện báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc điều hành Golf.
• Phân tích các vấn đề trong hoạt động vận hành và đề xuất giải pháp cải tiến.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý trực tiếp, phù hợp với chức năng và phạm vi công việc.
IV. QUYỀN HẠN
• Điều hành và phân công công việc cho các bộ phận, nhân sự thuộc Phòng Điều hành Nhà CLB theo thẩm quyền.
• Yêu cầu các bộ phận trực thuộc thực hiện đúng quy trình, tiêu chuẩn dịch vụ và kế hoạch vận hành.
• Đề xuất tuyển dụng, bố trí, đào tạo, đánh giá và xử lý nhân sự thuộc phạm vi quản lý.
• Đề xuất các phương án cải tiến dịch vụ, vận hành, nhân sự, chi phí và đầu tư trang thiết bị.
• Được quyền xử lý các vấn đề vận hành trong phạm vi được phân quyền; các vấn đề vượt thẩm quyền phải báo cáo và xin ý kiến cấp trên.
V. TRỌNG TÂM CÔNG VIỆC
• Nhà CLB vận hành ổn định, chuyên nghiệp và hiệu quả.
• Chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng được duy trì nhất quán.
• Các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, đúng chức năng và tiêu chuẩn.
• Doanh thu, chi phí, tài sản và nguồn lực được kiểm soát hiệu quả.
• Đảm bảo đủ nhân sự, đúng năng lực và đáp ứng yêu cầu vận hành.
• Đảm bảo tuân thủ SOP, an toàn, vệ sinh và các quy định của Công ty.
VI. KẾT QUẢ/KPI CƠ BẢN
• Mức độ hài lòng của khách hàng.
• Doanh thu Nhà CLB và mức độ hoàn thành kế hoạch doanh thu.
• Tỷ lệ tuân thủ SOP và tiêu chuẩn dịch vụ.
• Tỷ lệ khiếu nại và thời gian xử lý khiếu nại.
• Chi phí vận hành trong phạm vi ngân sách được duyệt.
• Tỷ lệ đáp ứng nhân sự và hiệu quả bố trí nhân sự theo ca.
• Tình trạng tài sản, trang thiết bị và mức độ sẵn sàng phục vụ.
• Mức độ hoàn thành các kế hoạch và báo cáo vận hành.