Trưởng phòng Hành chính nhân sự (Vũng Tàu)

Mô tả Công việc
Mô tả chung:
Tổ chức và quản lý các hoạt động của phòng Hành chính Nhân sự theo đúng chức năng và nhiệm vụ đảm bảo đúng quy định nội quy Công ty và Pháp luật của Nhà nước.
Quản lý, phân công công việc cho Nhân viên trong phòng, đồng thời kiểm tra và hỗ trợ để đảm bảo các nhân viên hoàn thành công việc được giao.
Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự đáp ứng yêu cầu của Công ty về số lượng và chất lượng nguồn nhân lực.
Quản lý và thực hiện hiệu quả các hoạt động liên quan đến nhân sự bao gồm: tham vấn xây dựng cơ cấu tổ chức Nhà máy và các phòng ban, xây dựng cấu trúc nhận lực định biên nhân sự, xây dựng chính sách phúc lợi, quan hệ nhân viên, tuân thủ luật lao động.
Xây dựng và triển khai giám sát thực hiện các chế độ chính sách nhân sự (lương, thưởng, phúc lợi...) Giải quyết các vấn đề liên quan đến quan hệ lao động, kỷ luật lao động, thi đua, khen thưởng.
Lập kế hoạch và triển khai các chính sách phát triển văn hóa Công ty, các chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty.
Chịu trách nhiệm quản trị toàn diện công tác hành chính, cơ sở hạ tầng, tài sản và hệ thống công nghệ thông tin của Nhà máy; đảm bảo cung cấp đầy đủ điều kiện vận hành, môi trường làm việc, hậu cần và hạ tầng công nghệ phục vụ hiệu quả hoạt động sản xuất - kinh doanh.
Đồng thời, vị trí này đóng vai trò tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc xây dựng chiến lược phát triển hạ tầng, chuyển đổi số, tối ưu chi phí vận hành và nâng cao trải nghiệm làm việc của người lao động.
Nhiệm vụ chính:
Đảm bảo tuyển dụng nhân sự đáp ứng yêu cầu sản xuất của nhà máy về số lượng, chất lượng nhân sự và thời gian yêu cầu của các phòng ban, sự phát triển của Nhà máy.
Kiểm tra công tác tính lương, đảm bảo chi trả lương, thưởng, phúc lợi theo chính sách quy định của Công ty.
Kiểm tra công tác ký HĐLĐ, khai báo tăng giảm BHXH và giải quyết các chế độ về BHXH cho Người lao động theo đúng quy định của Công ty.
Làm việc với cơ quan nhà nước về thành tra, kierm tra việc tuân thủ các quy định về pháp luật Lao động, Luật BHXH.
Xác định nhu cầu đào tạo, xây dựng chương trình và tổ chức các khóa đào tạo phát triển năng lực chuyên môn cho CB-CNV.
Xây dựng chức năng nhiệm vụ, sơ đồ tổ chức, mô tả công việc và định biên phòng Hành chính nhân sự.
Phối hợp triển khai các hoạt động xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty, các hoạt động gắn kết nhân viên.
Đề xuất ban lãnh đạo nhà máy khen thưởng hoặc xử lý các mâu thuẫn trong nội bộ khi cần thiết.
Quản trị hành chính - cơ sở hạ tầng
- Tổ chức và điều hành toàn bộ công tác hành chính, văn thư - lưu trữ, quản lý con dấu
- Quản lý tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ và cơ sở vật chất Nhà máy
- Lập kế hoạch và triển khai mua sắm, cấp phát, kiểm kê tài sản định kỳ
- Tổ chức bảo trì, bảo dưỡng cơ sở vật chất, hệ thống kỹ thuật (điện, nước, điều hòa, văn phòng...)
- Lập và triển khai các hạng mục sửa chữa, cải tạo, xây dựng cơ bản tại Nhà máy
- Quy hoạch, bố trí mặt bằng làm việc khoa học, tối ưu không gian và hiệu suất sử dụng
Quản lý dịch vụ hành chính - hậu cần
- Quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đón tiếp khách và tổ chức hậu cần
- Quản lý phương tiện (xe ô tô), điều phối phục vụ công tác và đón tiếp
- Tổ chức các sự kiện nội bộ, chương trình truyền thông, hoạt động gắn kết
- Quản lý khu nhà ở, ký túc xá cho nhân viên; đảm bảo điều kiện sinh hoạt và an ninh
- Phối hợp với cơ quan chức năng đảm bảo an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ
Quản lý công nghệ thông tin (IT)
- Quản lý, vận hành và đảm bảo ổn định hạ tầng CNTT (mạng, máy chủ, phần mềm, thiết bị)
- Đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu và tính liên tục của hệ thống
- Tổ chức hỗ trợ người dùng, xử lý sự cố IT kịp thời
- Đề xuất, triển khai các giải pháp công nghệ phục vụ quản trị và sản xuất
- Thúc đẩy chuyển đổi số, tự động hóa quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành
Quản lý nhà cung cấp và dịch vụ thuê ngoài
- Quản lý, đánh giá và phát triển hệ thống nhà cung cấp dịch vụ (bảo vệ, vệ sinh, IT...)
- Xây dựng tiêu chí lựa chọn, kiểm soát chất lượng dịch vụ và tối ưu chi phí
- Quản lý hợp đồng, công nợ và hiệu quả sử dụng dịch vụ
Quản trị ngân sách và tối ưu chi phí
- Lập kế hoạch, phân bổ và kiểm soát ngân sách hành chính - IT - xây dựng cơ bản
- Theo dõi, đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản, chi phí vận hành
- Đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực
Xây dựng hệ thống và cải tiến
- Xây dựng, chuẩn hóa và cải tiến các quy trình hành chính, IT và quản lý tài sản
- Thiết lập hệ thống quản lý tài sản, dữ liệu và báo cáo phục vụ quản trị
- Đề xuất và triển khai các chương trình cải tiến, nâng cấp hạ tầng và môi trường làm việc
- Xây dựng hệ thống quản lý an ninh, kiểm soát ra vào và giám sát vận hành thông minh
Vai trò quản lý và phối hợp
- Quản lý, phân công, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự thuộc bộ phận
- Phối hợp với các phòng ban đảm bảo điều kiện vận hành phục vụ sản xuất
- Phối hợp với HSE đảm bảo môi trường làm việc an toàn, tuân thủ
- Báo cáo định kỳ và tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác hành chính - IT.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do ban lãnh đạo nhà máy, Ban TGĐ giao.