Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự

I. Thông tin chung
Tên vị trí: Quản lý Phòng HCNS
Cấp bậc: Quản lý
Phòng ban/bộ phận: HCNS
Quản lý trực tiếp: Tổng giám đốc
Thời gian làm việc: Hành chính
II. Nhiệm vụ:
1. Tham mưu cho Ban lãnh đạo kiện toàn tổ chức bộ máy, quy chế quản lý của Công ty:
- Đề xuất phương án cải tiến, kiện toàn cơ cấu tổ chức của Công ty và các phòng ban, đơn vị trong Công ty.
- Xây dựng nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, Quy chế khen thưởng kỷ luật, Quy chế tiền lương, thang bảng lương và các Quy trình, Quy định làm việc theo chỉ đạo của Ban giám đốc.
- Quản lý việc tính lương, BHXH và các chế độ phúc lợi xã hội cho người lao đông
- Xây dựng các quy định về chế độ phúc lợi xã hội, công tác phí và định mức tiêu dùng;
- Xây dựng các Quy định làm việc của từng BP trong phòng ban mình và của các Phòng ban khác (nếu có);
- Phối hợp xây dựng hệ thống MTCV, chức năng nhiệm vụ của các Phòng ban;
- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và giám sát thực hiện các nội quy, quy định, chính sách đã ban hành tới toàn thể các Phòng ban/bộ phận
2. Tổ chức lập và triển khai kế hoạch nhân lực, quản lý lao động :
- Phối hợp với các phòng ban/bộ phận phân tích kế hoạch sản xuất, đánh giá hiện trạng lao động tại công ty để lập kế hoạch nhân lực hàng năm.
- Tổ chức lập, kiểm tra, giám sát thực hiện hoạt động tuyển dụng, đào tạo.
- Tham mưu cho Ban giám đốc trong công tác tổ chức, sắp xếp, bố trí, điều chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, chấm dứt hợp đồng lao động...với người lao động.
- Giám sát việc quản lý hồ sơ nhân sự, thực hiện các thủ tục ký kết, thay đổi, chấm dứt hợp đồng lao động.
3. Tổ chức và giám sát thực hiện quy chế tiền lương, thưởng, đãi ngộ đánh giá thực hiện công việc, hoạt động thi đua khen thưởng
- Tổ chức thu thập, tổng hợp thông tin về lương, ngày công lao động để làm lương. Hướng dẫn giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của CBNV liên quan đến ngày công, tiền lương.
- Đôn đốc, kiểm tra, giám sát thực hiện các chế độ BHXH, BHYT, BHTN và giải quyết chế độ liên quan cho người lao động
- Tổ chức, hướng dẫn, đôn đốc Trưởng các phòng ban/đơn vị về đánh giá nhân viên theo đúng quy định của Công ty.
- Tổ chức phát động, giải quyết các thắc mắc và tổng hợp kết quả đánh giá thực hiện công việc của các bộ phận
- Xây dựng các chính sách tạo môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp phù hợp
4. Tổ chức, giám sát thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, lễ tân, cung cấp trang thiết vị, văn phòng phẩm, điều động xe văn phòng ...:
- Kiểm tra giám sát soạn thảo, lưu trữ, bảo quản, sử dụng các tài liệu, hồ sơ, quản lý và giám sát sử dụng con dấu.
- Tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác tại công ty.
- Tham mưu, hỗ trợ Ban giám đốc và các phòng ban liên quan trong làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương, giải quyết các khiếu nại, xung đột, bất đồng trong công ty
- Tổ chức tổng hợp nhu cầu, đề xuất mua sắm, kiểm tra, giám sát hoạt động cấp phát, sử dụng, bảo trì và sửa chữa các trang thiết bị văn phòng phẩm
- Tiếp nhận và điều động văn phòng phục vụ các hoạt động của công ty
5. Tổ chức lập và giám sát thực hiện các nội quy, quy chế về vệ sinh-an toàn lao động:
- Tổ chức nghiên cứu, soạn thảo và đề xuất ban hành, hướng dẫn các nội quy, quy định về VS - ATLĐ - PCCN.
- Tổ chức kiểm tra, giám sát và đôn đốc các bộ phận/phòng ban thực hiện các quy định đã ban hành.
- Đề xuất và lập kế hoạch mua sắm, cấp phát các công cụ dụng cụ vệ sinh, thiết bị bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ, phòng chống chữa cháy.
- Tổ chức các hoạt động phòng ngừa và phát hiện, báo cáo và tổ chức thực hiện các biện pháp cứu chữa kịp thời khi có các sự cố xảy ra trong toàn công ty.
6. Kiểm tra, giám sát các đơn vị/phòng ban áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng ISO, 5S, tổ chức các hoạt động công đoàn:
- Tổ chức hướng dẫn, đào tạo các phòng ban, đơn vị trong nhà máy về hệ thống quản lý chất lượng ISO, 5S.
- Phân công kiểm tra, giám sát và chủ trì xử lý các trường hợp vi phạm các nội quy, quy định trong hệ thống quản lý chất lượng ISO, 5S đã ban hành.
- Nghiên cứu và đề xuất cải tiến, sửa đổi các nội dung của hệ thống quản lý chất lượng ISO, 5S phù hợp với điều kiện sản xuất cụ thể.
- Tổ chức phối hợp với các đơn vị, phòng ban thực hiện đánh giá chất lượng nội bộ, đánh giá giám sát của tổ chức chứng nhận;
- Là người tổ chức hoạt động Công đoàn của Công ty.
III. Quyền hạn:
1. Quyền trong công việc:
- Có quyền kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở công việc của nhân viên trong phòng
- Có quyền đưa ra các ý kiến, đề xuất của cá nhân mình trong việc cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả làm việc ;
- Có quyền đề xuất về các điều kiện làm việc để nâng cao hiệu quả công việc (trang thiết bị làm việc, ...);
- Có quyền đề xuất về chế độ phúc lợi, cơ hội thăng tiến cho mình.
IV. Quan hệ trong công việc:
1. Tác nghiệp nội bộ:
- Hòa đồng, sẵn sàng hỗ trợ, phối hợp để giải quyết các công việc theo chức năng của phòng
- Theo dõi thực hiện quản lý lao động, giải quyết chế độ cho NLĐ
2. Quan hệ với bên ngoài:
- Các cơ quan BHXH, Sở lao động, Công an, Môi trường, Thanh tra;
- Công đoàn và các cơ quan ban ngành khác