Mô tả Công việc
Quản lý công tác Hành chính, Hậu cần
Tổ chức, điều hành toàn bộ hoạt động Hành Chính của công ty.
Đảm bảo điều kiện làm việc: Văn phòng, cơ sở vật chất, trang thiết bị; Điện - nước - internet - điện thoại - phương tiện làm việc.
Quản lý: Văn phòng phẩm; Tài sản, công cụ dụng cụ hành chính; Xe đưa rước, nhà ăn, khu sinh hoạt, khu làm việc
Công tác văn thư - lưu trữ - hành chính pháp lý
Kiểm soát Công văn đi - đến; Lưu trữ hồ sơ hành chính
Soạn thảo, rà soát: Thông báo; Quyết địn; Tờ trình hành chính
Phối hợp các bộ phận trong: Thủ tục pháp lý hành chính; Làm việc với cơ quan chức năng (không bao gồm pháp lý chuyên sâu)
Quản lý chi phí hành chính
Lập kế hoạch và kiểm soát: Ngân sách hành chính; Chi phí vận hành văn phòng
Theo dõi, kiểm soát thanh toán các chi phí hành chính định kỳ
Đề xuất tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng vận hành.
Quản lý nhà cung cấp & dịch vụ thuê ngoài
Tìm kiếm - đánh giá - đề xuất nhà cung cấp dịch vụ hành chính.
Theo dõi chất lượng dịch vụ: Bảo vệ; Vệ sinh; Trang trí, sự kiện.
Phối hợp Phòng Cung Ứng/Đấu thầu (nếu có) theo quy định.
Công tác tổ chức - sự kiện - hậu cần nội bộ
Chủ trì công tác hậu cần cho: Hội họp; sự kiện nội bộ; Lễ, Tết, hoạt động phong trào.
Phối hợp các đơn vị liên quan để đảm bảo: Đúng kế hoạch; Đúng ngân sách; Đúng hình ảnh - tiêu chuẩn công ty.
Quản lý đội ngũ Hành chính
Phân công công việc cho nhân sự hành chính.
Theo dõi, đánh giá hiệu quả công việc
nhân viên Hành chính.
Đề xuất: Điều chỉnh nhân sự hành chính; Khen thưởng - nhắc nhở (theo thẩm quyền hành chính).
Báo cáo - đề xuất
Báo cáo định kỳ/đột xuất về: Công tác hành chính; Tình trạng vận hành; Rủi ro - bất cập
Đề xuất giải pháp cải tiến công tác hành chính.
Điều phối công tác cúng - nghi lễ nội bộ:
Tổ chức và chịu trách nhiệm về công tác cúng - nghi lễ định kỳ và đột xuất theo kế hoạch của Công ty (cúng đầu năm, lễ tết, khai trương, động thổ, an vị, sự kiện tâm linh...).
Phối hợp với các Ban/Khối liên quan và đơn vị phụ trách nghi lễ (nếu có) để triển khai đúng tiến độ.
Quản lý, chuẩn bị lễ vật, hậu cần, không gian, an ninh trật tự trong quá trình tổ chức
Kiểm soát chi phí cúng - nghi lễ theo ngân sách, đảm bảo minh bạch, đúng quy định tài chính.
CÔNG VIỆC KHÁC:
Kiểm soát chi phí/định mức mua sắm của các Khối phòng ban.
Yêu Cầu Công Việc
1. Trình độ học vấn
Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành: Quản trị, Hành chính, Luật, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.
2. Kiến thức chuyên môn
Am hiểu nghiệp vụ quản trị hành chính văn phòng, quản lý tài sản, cơ sở vật chất và dịch vụ hậu cần.
Có kiến thức về
quản trị nhân sự cơ bản, pháp luật lao động, an toàn - an ninh và các quy định liên quan đến hoạt động hành chính doanh nghiệp.
Có kiến thức về quản lý chi phí, ngân sách và quản lý nhà cung cấp.
3. Kinh nghiệm
Có tối thiểu 07 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính/Quản trị văn phòng, trong đó ít nhất 05 năm ở vị trí quản lý tương đương.
Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại tập đoàn/doanh nghiệp quy mô lớn, chủ đầu tư bất động sản, xây dựng, khu du lịch hoặc đơn vị có hệ thống vận hành phức hợp.
Có kinh nghiệm tổ chức và quản lý các hoạt động hành chính tại nhiều địa điểm/dự án là lợi thế.
4. Kỹ năng cần thiết
Kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát công việc tốt.
Kỹ năng quản lý ngân sách và tối ưu chi phí hành chính.
Kỹ năng đàm phán, lựa chọn, quản lý và đánh giá nhà cung cấp.
Kỹ năng soạn thảo văn bản, quy trình, quy định và báo cáo quản trị.
Khả năng quản lý đội ngũ, phân công, giám sát và phát triển nhân viên.
Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống và phối hợp liên phòng ban tốt.
Có khả năng làm việc với cơ quan chức năng và các đối tác bên ngoài khi cần thiết.
5. Thái độ/Tác phong
Tác phong chuyên nghiệp, chuẩn mực, quyết đoán và gương mẫu.
Chủ động, linh hoạt và có tinh thần
phục vụ nội bộ.
Có khả năng làm việc dưới áp lực và xử lý đồng thời nhiều đầu việc.
6. Yêu cầu khác
Trung thực - Cẩn trọng - Trách nhiệm - Bảo mật.
Có tư duy hệ thống, chú trọng kiểm soát rủi ro và tuân thủ.
Sẵn sàng đi công tác hoặc làm việc tại các dự án/đơn vị trực thuộc theo yêu cầu công việc.
