TRƯỞNG PHÒNG KHO VẬN

1. Mục tiêu công việc

Trưởng phòng Kho vận là vị trí quản lý cấp cao, chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động kho thành phẩm và bộ phận giao hàng, đảm bảo hàng hóa được lưu trữ, xuất nhập và giao đến khách hàng chính xác, kịp thời, đúng chất lượng và tối ưu chi phí.

2. Nhiệm vụ và trách nhiệm chính

2.1. Triển khai hệ thống ERP cho kho vận và giao hàng

• Tổ chức kiểm thử (UAT), đào tạo người dùng, xây dựng tài liệu vận hành và đảm bảo đội ngũ kho - giao hàng sử dụng thành thạo hệ thống sau go-live.
• Thiết kế hệ thống KPI, dashboard/báo cáo tự động trên ERP để theo dõi thời gian thực: tồn kho, tốc độ xử lý đơn hàng, tỷ lệ giao hàng đúng hạn, sai lệch kho.
• Định hướng lộ trình mở rộng, số hóa toàn diện hoạt động kho vận (mã vạch/QR, thiết bị kiểm kho di động, tích hợp với đơn vị vận chuyển thứ ba - 3PL, hệ thống quản lý vận tải - TMS).

2.2. Quản lý kho thành phẩm

• Hoạch định và tổ chức bố trí kho khoa học, đảm bảo sức chứa, an toàn hàng hóa và tối ưu diện tích lưu trữ.
• Giám sát toàn bộ quy trình nhập kho, xuất kho, luân chuyển và kiểm kê hàng thành phẩm, đảm bảo số liệu tồn kho chính xác, khớp giữa hệ thống và thực tế.
• Kiểm soát chất lượng hàng lưu kho, hạn sử dụng, áp dụng nguyên tắc FIFO/FEFO, hạn chế tối đa hư hỏng, thất thoát, hàng tồn đọng.
• Đảm bảo tuân thủ quy định về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy và 5S tại khu vực kho.

2.3. Quản lý bộ phận giao hàng

• Lập kế hoạch, điều phối phương tiện và nhân sự giao hàng nhằm đảm bảo giao hàng đúng thời gian, đúng số lượng và chất lượng cam kết với khách hàng.
• Tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển, chi phí logistics và năng suất đội xe/đội giao hàng.
• Quản lý, đánh giá và làm việc với các đơn vị vận chuyển thuê ngoài (3PL) khi cần thiết.
• Xử lý các phát sinh trong quá trình giao nhận (khiếu nại, giao trễ, hàng hoàn) và đề xuất phương án cải tiến dịch vụ.

2.4. Quản lý nhân sự và vận hành phòng ban

• Xây dựng cơ cấu tổ chức, phân công công việc, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên kho và giao hàng.
• Xây dựng và giám sát các quy trình, quy định nội bộ (SOP) cho hoạt động kho vận và giao hàng.
• Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, đề xuất khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng phù hợp với nhu cầu vận hành.

2.5. Báo cáo, phân tích và cải tiến liên tục

• Xây dựng hệ thống báo cáo định kỳ (tồn kho, năng suất kho, chi phí vận chuyển, tỷ lệ giao hàng đúng hạn...) trình Ban Giám đốc.
• Phân tích dữ liệu vận hành để nhận diện điểm nghẽn, đề xuất giải pháp cải tiến quy trình, giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban Sản xuất, Kinh doanh, Kế toán, IT để đảm bảo dòng chảy thông tin và hàng hóa thông suốt.