Trưởng Phòng Logistics

1. Mục đích của chức danh/ Mục tiêu chính của công việc
- Quản lý chung Quy trình xử lý Đơn mua hàng & Quy trình vận hành Logistics, đảm bảo mọi phát sinh đúng thời hạn, đủ thông tin, kịp thời cung cấp hàng cho P.Kinh Doanh
- Quản lý chung Quy trình khiếu nại hàng hóa không đạt yêu cầu và theo sát quá trình xử lý với Nhà cung cấp của các Nv nghiệp vụ, để bảo đảm quyền lợi của Công ty.
- Tham gia Audit Kho của từng nhà cung cấp hiện tại & đề xuất phương án khắc phục phù hợp.
- Theo dõi các Quy trình nghiệp vụ khác của Phòng - theo Quy định Công ty - sao cho đảm bảo đạt KPI của cả Phòng.
- Đảm bảo tốt công tác đối nội - đối ngoại trên cơ sở xây dựng và phát triển ...
2. Trách nhiệm & Quyền hạn
- Quản lý chung Quy trình xử lý Đơn mua hàng & Quy trình vận hành Logistics, đảm bảo mọi phát sinh đúng thời hạn, đủ thông tin, kịp thời cung cấp hàng cho P.Kinh Doanh, bao gồm:
• Kiểm tra ngẫu nhiên tính pháp lý của chứng từ pháp lý của sản phẩm đang trên đường về & hướng dẫn/ yêu cầu/ hỗ trợ NV Pháp lý sản phẩm xử lý nếu có sai sót.
• Kiểm tra ngẫu nhiên tính hợp lệ của bộ chứng từ khai báo Hải quan & hướng dẫn/ yêu cầu/ hỗ trợ NV Thủ tục Hải quan xử lý nếu có sai sót.
• Theo sát quy trình vận chuyển hàng từ kho sân bay/ cảng biển về Kho Công ty, bảo đảm công tác Kiểm hàng thực tế - dán nhãn phụ lên sản phẩm - lưu kho hàng hóa - đảm bảo nhiệt độ bảo quản kho hàng - nhập kho (thực tế & sổ sách) vào hệ thống Cty ... đúng quy định & đủ thông tin, nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả.
• Kiểm tra các chi phí thông quan hàng hóa cho từng lô hàng cụ thể (số ngày lưu kho, trị giá lô hàng (USD), các chi phí phát sinh khác: lấy Lệnh giao hàng/ thanh toán Phí lưu kho/ thuê xe tải, xe máy ... để vận chuyển hàng về kho/ Phí bốc xếp nhập/ Phí khác, ... )
• Kiểm tra ngẫu nhiên/ hoặc toàn bộ thông tin trên Phiếu nhập kho-hàng nhập khẩu-cho từng lô hàng (hóa chất/ phụ tùng/ thiết bị), sau đó ký tên Trưởng phòng & chuyển bộ HS nhập kho này đến các Bộ phận liên quan & BGĐ để ký tên và hoàn tất Quy trình sắp xếp-lưu trữ HS nhập kho.
- Tham gia Audit với Nhà cung cấp: SIEMENS hàng năm theo lịch cụ thể của từng hãng. Từ đó, phối hợp với team Quản lý chất lượng sản phẩm để đưa ra các phương án khắc phục, sao cho phù hợp với yêu cầu của từng hãng.
- Theo dõi/ Hỗ trợ/ Đôn đốc các cập nhật liên quan đến Hồ sơ pháp lý Giấy Phép Nhập Khẩu/ Công Bố/ Đăng Ký Lưu Hành sản phẩm của hãng SIEMENS.
- Theo dõi & kiểm soát các Báo cáo nội bộ của P.Logistics, như: Báo cáo đối chiếu công nợ với Nhà cung cấp nước ngoài & trong nước; Quy trình mượn - trả hàng giữa các đối tác; Báo cáo thông tin hàng trên đường về theo yêu cầu phát sinh của P.Kinh Doanh, hay P.Sales admin , hay Ban Giám Đốc yêu cầu giải trình; Báo cáo hàng cận date, hết date hàng tuần ... sao cho đảm bảo đạt KPI của cả Phòng.
- Hỗ trợ P.Sales admin giải trình Hồ sơ thầu - cho các thông tin liên quan đến Hồ sơ pháp lý sản phẩm của hãng SIEMENS
- Làm Báo cáo tuần & email trực tiếp cho Ban Giám Đốc quản lý trực tiếp, chi tiết đến từng số lượng & trị giá PO phát sinh trong tuần, bao gồm cả hàng nhập khẩu & hàng mua ủy thác trong nước; Dự kiến số lượng & trị giá hàng về tuần kế tiếp; Dự kiến số tiền thuế NK+VAT phải nộp cho tuần kế tiếp; Thông tin những lô hàng đặc biệt về vận chuyển hàng hóa, hoặc về thủ tục nhập hàng ...
- Giải quyết các trục trặc phát sinh liên quan nghiệp vụ/ hoặc các hiểu lầm, hiểu chưa đúng về nghiệp vụ chi tiết, mà có thể gây ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa nhân sự của P.Logistics và các phòng khác; Duy trì mối quan hệ hợp tác vui vẻ, hòa thuận, hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên trong P.Logistics, đồng thời đảm bảo tốt công tác đối nội - đối ngoại trên cơ sở xây dựng và phát triển ...