Trưởng Phòng Mua Hàng

1. Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
- Tìm kiếm, xây dựng danh sách nhà cung cấp tiềm năng.
- Lưu trữ danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt, và cả nhà cung cấp chưa được duyệt (làm dữ liệu dự phòng)
- Liên tục theo dõi thị trường, nắm bắt bổ sung thông tin những nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chuẩn mua hàng của công ty.
2. Khảo sát giá mua hàng trên thị trường
- Định kỳ phối hợp bộ phận vận hành để khảo sát giá hàng hóa/ nguyên vật liệu.
- Cập nhật tình hình biến động giá, lập báo cáo gửi trưởng phòng.
- Liên lạc nhà cung cấp công ty đang mua hàng để cập nhật tình hình giá thực tế.
- So sánh giá nhà cung cấp bán cho công ty và giá trên thị trường theo khảo sát.
- Đánh giá nhà cung cấp theo định kỳ 3 tháng/ lần.
3. Triển khai mua hàng theo kế hoạch
- Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban trong công ty và thực hiện việc mua hàng theo quy trình mua hàng.
- Định kỳ hàng tháng ghi nhận phản hồi chất lượng sử dụng hàng hóa từ phòng ban sử dụng.
- Quản lý hồ sơ theo dõi đặt hàng, mua hàng từ các nhà cung cấp.
4. Triển khai mua hàng phát sinh
- Trực tiếp mua phát sinh các mặt hàng cần thiết trong trường hợp không tìm được nhà cung cấp tốt, hoặc nhà cung cấp ký hợp đồng không kịp giao hàng.
- Lập báo cáo trình trưởng phòng các trường hợp mua phát sinh.
- Đề xuất hướng giải quyết lâu dài sau khi đã hoàn tất tình huống mua phát sinh.
5. Kiểm soát hợp đồng, giá bán với nhà cung cấp
- Chịu trách nhiệm lập và kiểm soát các điều khoản hợp đồng mua bán với NCC.
- Kiểm soát việc nhập tên nhà cung cấp, thông tin biên lai hàng hóa vào hệ thống phần mềm nội bộ.
- Phối hợp với bộ phận vận hành theo dõi lượng hàng tồn kho, đề xuất bổ sung khi cần thiết.
- Chủ động cập nhật giá bán thành phẩm của đối thủ cạnh tranh để dự đoán mức giá mua hàng của NCC.
6. Quản lý hành chính, đào tạo
- Đánh giá năng lực làm việc của nhân viên (nhân viên mới sau thử việc, đánh giá theo sáu tháng/đánh giá hàng năm);
- Lên kế hoạch đào tạo, triển khai và đánh giá kết quả đào tạo nhằm nâng cao năng lực cho nhân viên của các bộ phận.
- Tổ chức đào tạo, kèm cặp hoặc đề xuất đàos tạo cho nhân viên theo đề nghị đào tạo.
- Tham gia cùng P.HCNS đảm bảo có nhân sự kế cận khi công việc yêu cầu;
- Phát hiện cá nhân/ tập thể vi phạm và đề xuất xử lý kỷ luật;
7. Kiểm soát tuân thủ, đánh giá nhân viên
- Đánh giá việc thực hiện nội quy, quy định của nhân sự căn cứ vào nội quy và quy định công ty. Lập biên bản xử lý vi phạm đối với các sai phạm của nhân viên và trưởng các bộ phận.
- Tham gia đánh giá chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên các bộ phận.
+ Căn cứ vào tiêu chí đánh giá nhân viên về chuyên môn, nghiệp vụ của công ty.
+ Căn cứ vào các quy trình làm việc của bộ phận
+ Căn cứ vào nhận xét của khách hàng và đồng nghiệp
+ Căn cứ vào bằng cấp, kinh nghiệm công tác của nhân sự
+ Căn cứ vào báo cáo của trưởng bộ phận trực tiếp quản lý nhân sự.
8. Quản trị hệ thống
- Xây dựng nội dung và thực hiện kiểm soát thực hiện các tiêu chuẩn, quy trình quy định.
9. Quản trị rủi ro
- Dự đoán các tình huống rủi ro trong vận hành tại bộ phận;
- Báo cáo Lãnh đạo các trường hợp ngoài khả năng xử lý hoặc thẩm quyền và các sự cố, sự việc quan trọng, khẩn cấp.
10. Họp và báo cáo
- Tham gia họp các cuộc họp với Ban TGĐ.
- Tổ chức họp với các bộ phận theo tuần/ tháng/quý về kết quả hoạt động, triển khai kế hoạch hoạt động tiếp theo.
- Thực hiện các báo cáo định kỳ theo sự chỉ đạo từ Ban TGĐ.